4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işverenler, çalıştırdıkları her işçi için bir özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür. Personel özlük dosyası olarak bilinen bu dosyada işverenler, işçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra kanunun gerekli kıldığı belge ve kayıtları saklar, bunları istendiği zaman yetkililere iletirler. Personel özlük dosyasında saklanan iş başvuru formu, iş sözleşmesi, nüfus cüzdanı örneği, ikametgah belgesi, vesikalık fotoğraf gibi belge ve evraklar, herhangi bir uyuşmazlık halinde sorunların hukuka uygun şekilde çözülmesini sağlar. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, personel özlük dosyası konusunu ele alacağız. Personel özlük dosyasının ne olduğunu ve nasıl hazırlandığını merak ediyorsanız, bu yazımızda çok şey bulabilirsiniz. 

Personel özlük dosyası nedir?

Kısaca, işyerlerinde tüm çalışanlar için ayrı ayrı tutulması gereken, çalışanlara ait özlük işlemlerine ilişkin belge ve evraklardan oluşan kayıt dosyasıdır. İşe yeni başlayan her personel için bir özlük dosyası oluşturulur. Personel özlük dosyası oluşturma işlemi, işveren için yasal bir yükümlülük olduğu gibi, özlük işlemlerinin takibinde de kolaylaştırıcı etkiye sahiptir. Personelin işe devam ettiği süre boyunca gerçekleştirilen özlük işlemlerinin ardından personel özlük dosyasında gerekli güncellemeler sağlanır. İşten ayrılan personelin özlük dosyası arşive kaldırılır ve özlük işlemlerine ilişkin kayıtların saklanması devam eder. Özlük işlemlerinin takibini kolaylaştıran personel özlük dosyaları, işçi ile işveren arasında yaşanabilecek anlaşmazlıkları gidermede de çok önemli bir rol üstlenir. Özlük dosyasında saklanan kayıtlar, yetkili makamlara yasal yollardan iletilerek anlaşmazlıkların çözümünde belirleyici olur. 

Personel özlük dosyası için gerekli evrakların temin edilmesini sağlamak, işyerlerinde insan kaynakları veya muhasebe departmanın en önemli görevlerinden biridir. Personel özlük dosyasındaki belge ve evrakların sayısının çok olması, eksiklerin tespitini zor hale getirebilir. Bu nedenle personel özlük dosyası çeşitleri, diğer dosya türlerinden farklı birtakım fiziksel özelliklere sahiptir. Bu özellikleri sayesinde bilgi ve evraklar arasında eksikler kolayca anlaşıldığı gibi, ulaşılmak istenen kayıtlara erişim de kolayca sağlanmaktadır. Çalışanların işleriyle ilgili tüm önemli hareketlerinin belgelenmesini sağlayan personel özlük dosyaları, sahip oldukları fiziksel özellikler sayesinde zaman ve emek kaybını azaltır. Aynı zamanda da hata ihtimalini azaltır. Özlük dosyası çeşitlerinde yer alan özel listeler, kontrol ve takip çizelgeleri ile özel alanlar sayesinde özlük işlemleriyle ilgili kayıtlar daha kolay ve güvenli şekilde tutulur. 

Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır?

Her şeyden önce, her personel için ayrı bir personel özlük dosyası temin etmelisiniz. Dosyanın kapağına personelin adı, soyadı, TC kimlik numarası ve SGK sicil numarası yazılır. Personel özlük dosyası çeşitleri içinde bazı ürünlerde, kapak kısmında işe giriş ve işten çıkış tarihinin yazılabileceği alanlar mevcuttur. Personel sirkülasyonu yüksek olan şirketlerde bu tür personel özlük dosyaları daha kullanışlı olabilir. Bazı personel özlük dosyası çeşitlerinde kapak kısmında personelin fotoğrafının yapıştırılması için özel bir alan mevcuttur. Fotoğraflı personel özlük dosyası çeşitleri, işyerlerinde aynı adı ve soyadını taşıyan personellerle ilgili olası bir karışıklığı önlemede daha pratik bir çözüm olabilir. Farklı lokasyonlarda hizmet veren işyerleri içinse kapak kısmında işyeri sicil numarasının yazıldığı personel özlük dosyası çeşitleri daha iyi bir seçim olabilir. 

Personel özlük dosyası içinde hangi belge ve evraklar bulunur?

Özlük dosyası içinde çalışanın iş başvuru formu, özgeçmişi, nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgah belgesi, diploma ve sertifikalarının fotokopisi, adli sicil kaydı, sağlık raporu, iş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, vesikalık fotoğraf ve kan grubunu gösteren belgenin olması zorunludur. Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesinin bulunması gerekir. Personel eğer evliyse, evlilik cüzdanı fotokopisi, eşinin ve varsa çocuklarının nüfus cüzdanı fotokopilerinin de bulunması gerekir. Personel eğer engelliyse, engelli raporunun fotokopisinin personel özlük dosyasında saklanması gerekir. 18 yaş altındaki çalışanlar için ebeveyn onayının personel özlük dosyasında olması gerekir. Yabancılar içinse çalışma izin kartı veya çalışma izni fotokopisi de yine personel özlük dosyası içinde saklanır. 

Personel özlük dosyalarında bu belgelerin yanı sıra, özel durumlarla ilgili belge ve evraklar da saklanır. Örneğin, çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi, engellilik ödeneği için yazılı onay, iş kazası raporları, yıllık ücretli izin ve ücretsiz izin belgeleri de personel özlük dosyaları içinde saklanır. Personellerle ilgili tutanaklar, uyarılar, disiplin cezaları, bordro ve ödeme makbuzları ile performans değerlendirme raporları da yine personel özlük dosyasında saklanır. Ücret artışı, terfi durumu, transfer bildirimi, vardiya çizelgesi, periyodik sağlık raporları, fazla mesai onay belgesi de yine personel özlük dosyasında bulundurulur. Bu yönüyle personel özlük dosyaları, çalışanların işle ilgili tüm kayıtlarını koruma altına alan dosyalardır. Bu dosyaların iyi hazırlanmış ve saklanmış olması, işçi ile işveren arasındaki ilişkilerin daha sağlıklı şekillenmesini sağlar. 

Ofix.com’da personel özlük dosyası satışları ne durumda?

Online ofis marketiniz Ofix’te ticari defter ve evraklar kategorisi içinde halihazırda 3 farklı markanın 9 çeşit personel özlük dosyasını satışa sunuyoruz. Kullanıcılarımızın sitemiz üzerinden verdiği personel özlük dosyası siparişlerini incelediğimizde, 2019’a göre 2020’de satışlarımızın %7.2 oranında arttığını görüyoruz. 2020’de satışı adet ve ciro bazında en çok artan ürünümüz Tunakart personel özlük dosyası askılı telli 31.2 x 24 cm – 4 yaprak oldu. 2019’da sipariş başına ortalama 20.3 adet personel özlük dosyası satışı gerçekleşti. Bu rakam 2020’de 22.6’ya yükseldi. 2019’da cari başına ortalama 27.1 adet personel özlük dosyası satışı gerçekleşirken, 2020’de bu rakam 30.3’e yükseldi. Personel özlük dosyaları en çok Kağıthane, Avcılar, Üsküdar, Nilüfer (Bursa) ve Küçükçekmece’den sipariş verildi. 

Ofis dostu personel özlük dosyaları Ofix’te!

Personel özlük dosyaları hakkında faydalı bilgiler paylaştığımız bu yazımızı bitirmeden önce, Ofix.com‘un verilerine göre ofislerin en çok sipariş verdiği personel özlük dosyası çeşitlerinden ilk üçünü kısaca tanıtacağız. Sitemizde kurumsal müşterilerimiz için sunduğumuz özel fırsatlardan yararlanmak için burayı tıklayabilirsiniz.

Tunakart Personel Özlük Dosyası Askılı Telli 31.2 x 24 cm – 4 Yaprak

Listemizin ilk sırasında, Tunakart personel özlük dosyası askılı telli 31.2 x 24 cm – 4 yaprak var. Kraft malzemeden üretilen bu ürünler 300 g/m² gramajında olup 4 seperatöre sahip. Demir çubuğu sayesinde belge ve evrakların dosya içinde kaymasını önleyen bu ürünlerde ayrıca küçük kavalye ve fotoğraf cebi mevcut. Ürünlerin askılı olması, arşivleme konusunda kolay ve pratik çözümler sunmasını sağlıyor.  

Ofix Personel Özlük Dosyası Kapsüllü 24 x 32 cm – 8 Yaprak

Listemizin ikinci sırasında, Ofix personel özlük dosyası kapsüllü 24 x 32 cm – 8 yaprak var. Kendi markamızla satışını gerçekleştirdiğimiz bu ürünler A4 boyutunda ve 8 yapraklı. Karton kapaklı bu ürünler aynı zamanda klasöre takılabilir özellikte. Dosyanın ön kapağında, içinde bulunması gereken resmi evraklar yazılı. Eğer kapsüllü personel özlük dosyası arıyorsanız, bu ürünler iyi bir seçim olabilir.  

Dilman Personel Özlük Dosyası Telli Kapsüllü 24 x 32 cm – 4 Yaprak

Listemizin üçüncü sırasında, Dilman personel özlük dosyası telli kapsüllü 24 x 32 cm – 4 yaprak var. A4 boyutunda ve karton kapaklı bu ürünler 4 yapraklı olup klasöre takılabilir özellikte. Dosyada ayrıca, içinde bulunması gereken resmi evrakların listesi mevcut. Marka tercihiniz Dilman‘dan yanaysa ve 4 yapraklı personel özlük dosyası arıyorsanız, bu ürünleri değerlendirebilirsiniz.  

Ofix’te satışı devam eden diğer personel özlük dosyası çeşitlerini ticari defter ve evraklar kategorisinde inceleyebilirsiniz.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…