Koronavirüs salgını nedeniyle uzaktan çalışma sistemine geçişle birlikte video konferans sistemleri iş hayatımızın önemli bir parçası haline geldi. Korona öncesinde bir araya gelerek gerçekleştirdiğimiz görüşme ve toplantıların birçoğunu artık video konferans yoluyla gerçekleştirmekteyiz. Toplantıların yanı sıra ekip çalışmaları için de video konferans sistemi kullanımı artmakta. Peki, video konferans yaparken nelere dikkat etmek gerekir? Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, video konferans yapmanın püf noktaları hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız. 

Giriş bilgilerinizi korumalısınız.

Video konferans yapmanın püf noktaları listemizin ilk sırasında, giriş bilgilerini koruma var. Uzaktan çalışma sistemi nedeniyle evde çalışmanın getirdiği rahatlık, veri paylaşımı konusunda bazı güvenlik önlemlerinin ihmal edilmesine yol açabiliyor. Kullandığınız video konferans sistemi ne olursa olsun, giriş bilgilerinizi mutlaka koruma altına almalısınız. Bilgisayarınız güvenlik duvarına ve antivirüs yazılımına sahip olsa bile olası bir phishing saldırısı sonucu giriş bilgilerinizin başkaları tarafından ele geçirilmesi mümkündür. Uzaktan çalışma için bilgisayarınızda kurulu güvenlik çözümleri, bu tür saldırılara karşı yetersiz kalabilir. Giriş bilgilerinizin başkaları tarafından ele geçirilmesi, video konferans görüşmelerine başkalarının sızmasına ve paylaştığınız bilgilerin üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesine yol açar.

Böyle bir durumla karşılaşmamak için, video konferans sistemine giriş yaparken kullandığınız kullanıcı adı ve şifrenizi bilgisayarınıza kaydetmemelisiniz. Hatta mümkünse, belirli aralıklarla şifrenizi güncellemenizde yarar var. Video konferans için bilgisayarınızda veya mobil araçlarınızda kullandığınız şifreler, istenmeyen birçok durumu önlemede oldukça faydalıdır. Bu araçları yalnızca siz kullansanız bile her ihtimale karşı şifrelerinizi kayıt etmemelisiniz. Ayrıca kolay tahmin edilebilen şifreler (doğrum tarihi, evlilik yıl dönümü vb.) kullanmamaya dikkat etmelisiniz.

Video konferans için sohbet uygulamalarını kullanmamalısınız.

Püf noktaları listemizin ikinci sırasında, video konferans için sohbet uygulamalarını kullanmamak var. İnternette oldukça popüler birtakım sohbet etme uygulamaları tavsiye edilse de bunların pek çoğu güvenlik açısından büyük riskler taşımakta. Video konferans üzerinden yapılan bilgi veya veri paylaşımları, bedava sohbet uygulamaları söz konusu olduğunda üçüncü kişiler tarafından kolaylıkla ele geçirilebilmekte. En iyi anonim chat uygulamaları veya grup sohbet uygulamaları bile güvenlik bakımından yetersiz kalabilmekte. Sohbet uygulamaları, özellikle mobil sohbet uygulamaları üzerinden görüntülü görüşme gerçekleştirirseniz, kameranıza yetkisiz erişimi engellemekte yetersiz kalabilirsiniz. Yurtdışı sohbet uygulamaları söz konusu olduğunda güvenlik riskleri daha da artmakta.

İş için yapacağınız video konferanslarda mutlaka güvenilir video konferans sistemlerini tercih etmelisiniz. Konferans sistemleri arasında video konferans sistemleri, dışarıdan sızmalara daha açık sistemlerdir. Bilgisayarınızın veya mobil cihazlarınızın güvenlik sistemleri, ses ve görüntü paylaşımı için kullanılan teknolojiler söz konusu olduğunda sızmaları önlemede yetersiz kalabilir. Özellikle kameralı sohbet uygulamaları için mobil cihazlardan verilen izinler, video konferans sırasında ve sonrasında gerçekleşen veri akışının güvenliğini tehdit edebilmekte. En iyi kameralı sohbet uygulaması bile görüntülü konferans söz konusu olduğunda sızmaları önlemede yetersiz kalabilmekte. Dolayısıyla, video konferans için sohbet uygulamalarını kullanmak yerine video konferans sistemlerine yönelirseniz, veri güvenliği konusunda daha olumlu sonuçlar elde edebilirsiniz.

Video konferans sisteminizin yazılımının güncel olmasını sağlamalısınız.

Video konferans yapmanın püf noktaları listemizin üçüncü sırasında, video konferans sisteminin yazılımının güncel olmasını sağlama var. Yazılım güncellemeleri, bilgisayar başında çalışanlar için çok önemli ve bir o kadar da ihmal edilen konuların başında geliyor. Bilgisayarınızın güncelleme ayarları açıksa, güncellemeleri kendisi otomatik olarak tarar ve gelen bir güncellemeyi kendisi otomatik olarak yükler. Fakat bu durum, bilgisayarınızın bir miktar yavaşlamasına yol açar. Ve tabii, güncellemenin bitmesinin ardından bilgisayarınızın yedinden başlatılması gerekir. Bu da az miktarda da olsa, çalışanlar için zaman kaybı anlamına gelebilmekte. Bu yüzden bilgisayarın güncelleme ayarlarını kapatmak ve güncellemeleri sürekli ertelemek, çalışanlar arasında sık rastlanan bir durumdur. Fakat ne var ki, video konferans sisteminizin yazılımı güncel değilse, bu durum hem video konferans sırasında veri akışının yavaşlamasına, hem de güvenlik riski oluşmasına yol açar.

Bilgisayarınızda Windows işletim sistemini kullanıyorsanız, gelen güncellemeleri takip etmeniz çok önemli. Windows eğer video konferans sisteminizle ilgili bir güncelleme uyarısı veriyorsa, bu uyarıyı ihmal etmeden güncellemeyi gerçekleştirmelisiniz. Video konferans sisteminizin son sürümünü bilgisayarınıza yüklemezseniz, video konferans sırasında gerçekleştireceğiniz görüntülü konuşma istediğiniz kalitede olmayacaktır. Windows‘un yanı sıra, kullandığınız video konferans programı da güncelleme yapmanızı isteyebilir. Bu gibi güncellemeler nedeniyle çalışmalarınızın kesintiye uğramasını önlemek için, bilgisayarınızdaki otomatik güncelleme ayarlarını mesai saatlerinizin dışına ayarlayabilirsiniz. Bu ayarı gerçekleştirmek için, kontrol panelindeki Sistem ve Güvenlik sekmesinden Otomatik Güncelleme ayarlarına girebilirsiniz. Bu kısmı mesai saatlerinizin dışına ayarladığınızda, güncellemeler nedeniyle bilgisayarınızda oluşabilecek hız azalmasından etkilenmezsiniz.

Video konferansa iyi hazırlanmalısınız.

Video konferans yapmanın püf noktaları listemizin dördüncü sırasında, video konferansa iyi hazırlanma var. Konferans yapmadan önce kendinizi ve konferans sırasında kullanacağınız ekipmanı iyi hazırlamalısınız. Konferansın amacını, konusunu, konferanstan beklentilerinizi ve elde etmek istediğiniz sonuçları mutlaka iyi bir şekilde düşünmelisiniz. Video konferansa katılan kişi sayısı arttıkça, yapılan görüşmelerin hedeften sapma miktarı artar. Ve bu durum size zaman kaybettirir. Video konferansa kendinizi iyi bir şekilde hazırlarsanız, bu gibi durumları kolayca fark edebilirsiniz. Ve konferansın amacına uygun şekilde gerçekleşmesi için gerekli çözümleri bulabilirsiniz.

Video konferans için kullanacağınız ekipman, konferansın niteliğini doğrudan etkilemekte. Video konferans için gerekli niteliklere sahip olmayan bir kulaklık, mikrofon veya kamera kullanırsanız, sizin için olduğu kadar diğer katılımcılar için de hoş olmayan durumlara yol açabilirsiniz. Bu gibi durumları önlemek için, gerekli kontrolleri mutlaka önceden sağlamalısınız. Video konferans için oturum açtığınızda, güncellemeleri ihmal etmemişseniz herhangi bir güncellemeyle karşılaşmazsınız. Eğer güncelleme gelmişse, bu sizin görüntü ve ses akışınızı olumsuz etkileyecektir. Vaktiniz varsa bu güncellemeyi ivedilikle tamamlamalısınız. Oturuma diğerleri katılmadan önce kulaklığınız, mikrofonunuz ve kameranızın iyi şekilde çalıştığından emin olmalısınız. Video konferans için mobil cihaz kullanıyorsanız, şarjınızı mutlaka kontrol etmeli, gerekiyorsa başlamadan önce cihazınızı şarj etmelisiniz. Mobil cihazınızı şarj ederken video konferans veya başka bir amaçla kullanmaktan kaçınmalısınız.

Bağlantı hızınızı kontrol etmelisiniz.

Uzaktan çalışma sistemine geçişle birlikte evde kullanılan internet bağlantısı iş hayatı için kullanılmaya başlandı. Evde eğer yüksek hızlı internet kullanıyorsanız, veri akışı sırasında hız konusunda önemli bir sorun yaşamazsınız. Fakat bağlantı hızınız düşükse, video konferans sırasında ses ve görüntü akışında hız sorunu yaşamanız kaçınılmaz. Dahası, evde birden fazla cihaz aynı internet bağlantısını kullanıyorsa, bu durumda bant genişliğiniz azalacaktır. Ve bu durumda video konferans sırasında ses ve görüntü akışı çok daha yavaşlayacaktır. Evde düşük hızlı internet kullanır veya bant genişliğinizi düşürecek şekilde bağlantınızı birden fazla cihazla paylaşırsanız, video konferans sırasında sesler bozulur, görüntü bulanıklaşır. Bazı durumlarda ses ve görüntü anlaşılamaz hale bile gelebilir.

Video konferans yapmanın püf noktaları içinde bağlantı hızınızı video konferansa başlamadan önce mutlaka kontrol etmelisiniz. Bağlantı hızınızı düşürmemek için, video konferans sırasında internet bağlantınızı başka cihazlarla paylaşmamalı, bant genişliğinizi yüksek tutmaya çalışmalısınız. Aynı şekilde, video konferans sırasında bilgisayarınızda veya mobil cihazınızda başka program veya uygulamaları kullanmaktan kaçınmalısınız. Kullandığınız programlar ve uygulamalar da yine, bağlantı hızınızın düşmesine yol açar ve video konferans sırasında veri paylaşımının kalitesini düşürür. Bağlantı hızınızı yükseltmek için, Wi-Fi ağı yerine yerine ethernet bağlantısını tercih edebilirsiniz.

Arka plana dikkat etmelisiniz.

Uzaktan çalışma sistemi içinde evde çalışırken video konferans için her zaman uygun olmayabiliyoruz. Video konferans yapmanın püf noktaları içinde video konferans için kendinizi ve ekipmanınızı hazırladığınız gibi, arka plan seçimine de dikkat etmeniz gerekir. Arka planda karışık, düzensiz objelerin görünmesi, video konferansa katılan kişiler üzerinde sizinle ilgili olumsuz algıların oluşmasına yol açabilir. Grup toplantıları sırasında bu durum, görüşmelerin kolayca amacından uzaklaşmasına neden olabilir. Arka planda temiz ve düzenli bir görüntü verirseniz, video konferansa katılanlar sizinle ilgili daha olumlu bir görüş sahibi olabilir. Video konferansa katılacağınız ortamda arka plandaki objeleri gizlemek ve kamerayı sadece kendinize odaklamak için video konferans sisteminizde varsa arka plan bulanıklaştırma özelliğinden yararlanabilirsiniz.

Editörün Tavsiyesi: Mirax MT100-PM001 PMR Telsiz Kulaklığı

Video konferans yapmanın püf noktaları hakkında faydalı bilgiler paylaştığımız bu yazımızı bitirmeden önce, Mirax MT100-PM001 PMR telsiz kulaklığı ürünümüzü kısaca tanıtmak istiyoruz. Video konferans yaparken kulaklık kullanmayı tercih ediyorsanız, bu ürünler iyi bir seçim olabilir. Yüksek ses kalitesine sahip bu ürünlerin kulağa tam oturan ergonomik yapısı, kulağı rahatsız etmeden uzun süre kullanımı olanaklı kılmakta. Ayarlanabilir kulak askısı ve entegre bas-konuş mikrofon ile elbise klipsine sahip bu ürünlerin bağlantı tipi 2.5 mm fiş.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…