E-postalar modern iş hayatının ayrılmaz bir parçası. O kadar ki, işte geçirdiğimiz sürenin önemli bir kısmı ya e-posta yazmakla, ya da e-posta okumakla geçiyor. Nitekim e-postalar, iş takibi konusunda diğer iletişim şekillerine oranla daha büyük avantajlar sunuyor. Ne var ki, iş hayatıyla ilgili yapılan araştırmalara göre, kurumsal şirketlerin büyük bir bölümünde çalışanlara e-posta gönderimi konusunda bilgi verilmiyor. Oysa, e-posta yazışmalarında yapılan hatalar, iş ilişkilerinin yanı sıra şirket imajının da bozulmasına yol açmakta. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, e-posta gönderirken nelere dikkat etmek gerektiği konusunu ele alacağız ve e-posta gönderimi hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız.

İş yazışmalarınızı şirket e-posta adresinizden yapmalısınız.

İş hayatında imaj çok önemli. Kişisel imajımızın yanı sıra, şirket imajımızı da korumamız gerekir. İş yazışmalarımızı şahsi e-posta adreslerimizden yaptığımızda, karşı taraf bu durumu bir özensizlik ve ciddiyetsizlik olarak algılayacak ve şirket imajımız zedelenecektir. İş ilişkilerimizde profesyonelliği korumak için, iş yazışmalarımızı mutlaka şirket e-posta adresimizden yapmalıyız. Ayrıca, şirket e-posta hesabımızı şahsi yazışmalarımız için kesinlikle kullanmamalıyız.

Eğer herhangi bir şirkete bağlı olmadan serbest çalışmaktaysanız, iş ilişkilerinizi sürdürmek için kullanacağınız e-posta hesabınızı düzgün ve kolay anlaşılacak şekilde belirlemelisiniz. Kullanıcı isminizin önünde herhangi bir unvan ya da başka birtakım sıfatlar kullanmaktan da kaçınmalısınız. Unvanınızı, e-postanızın alt kısmına otomatik olarak eklenen imza kısmında kullanabilirsiniz. İş ilişkileriniz için yapacağınız e-posta gönderimi için kullanacağınız hesap isminde adınız ve soyadınız mutlaka olmalı. Bu size kolay ulaşılmasını sağlar ve akılda kalıcılığınızı yükseltir. Ayrıca, çok uzun kullanıcı isimleri oluşturmamaya da dikkat etmelisiniz.

Uzun ve karmaşık cümlelerden kaçınmalısınız.

Ofiste geçen bir günümüz içinde onlarca e-posta okumamız gerekiyor. Bazen bu sayıda ciddi artışlar da olabiliyor. Tüm bu e-postaları aynı dikkat, sabır ve anlayış gücüyle okuyabilmemiz mümkün değil. E-postanızı ne kadar kısa tutarsanız, karşı tarafın anlayıp gereğini yerine getirme süresini o kadar kısaltmış olursunuz. Unutmayın ki e-postalar, bir edebi metin değildir. Cümlelerinizi süslemeye çalıştıkça, yersiz ve kafa karıştıran bir sürü ifade kullanır, hem kendinize hem de karşı tarafa zaman kaybettirirsiniz.

E-postanızın konu kısmında da yine, açık ve net anlaşılır ifadeler kullanmalısınız. Nitekim, konu cümlesi için seçeceğiniz ifadeler, bahsettiğiniz işlerin önem sıralamasını doğrudan etkileyecektir. Üstelik, e-postanız için verilecek cevaplar veya yapılacak iletimler nedeniyle konu cümlesinin önünde bol miktarda “Re” veya “Fw” ifadeleri oluştuğunda, konunun anlaşılması ve iş takibi yapılması epeyce zorlaşacaktır. Bu nedenle, konu cümlesini 3-4 sözcükle sınırlı tutmanız isabet olur.

Büyük harfler kullanmamalısınız.

E-posta gönderimi konusunda en sık yapılan hatalardan biri de büyük harf kullanmaktır efendim. Gönderdiğimiz e-postada önemli kısımları vurgulamak için bu tür bir yöntem uygun değildir. Karşı taraf üzerinde bağırma etkisi uyandıran büyük harfler yerine, önemli kısımları farklı renkle yazıp işaretleme yoluna gidebilirsiniz. Vurgu konusunda, en önemli konuları daima ilk başta belirtmeye dikkat etmelisiniz. E-postanızın son kısmında yapacağınız vurgular çok da etkili olmayacaktır. E-postanızda ayrıca, dilbilgisi yanlışları ve imla hataları yapmamaya özen göstermelisiniz. Özellikle de akıllı cihazlar ile yapılan e-posta yazışmalarında kullanılan otomatik tamamlama özelliği, bazen vahim hatalara yol açabilmekte.

İlgisiz kişilere e-posta gönderimi yapmamalısınız.

E-posta gönderimi konusunda en sık yapılan hatalardan bir diğeri de alıcıyı doğru seçememek ve ilgisiz kişilere e-posta gönderimi yapmaktır. Kullandığımız e-posta hesabı, adres defteri içinde kayıtlı isimleri alıcı kısmına yazacağımız ilk birkaç harfle önümüze çıkartmaya başlıyor. Şirketlerde aynı isimlerde farklı çalışanlar olabildiği için, alıcı isminin otomatik tamamlama özelliğine dikkat etmelisiniz. Aksi durumda, gönderdiğiniz e-posta doğru kişiye ulaşmadığı için işlerinizde aksamalar ortaya çıkabilir. Bu sorunun önüne geçmek için, alıcı adresi eklemeyi e-posta gönderimi için en son aşamada yapabilirsiniz.

Diğer taraftan, bir işi takip eden birden fazla kişi yoksa ve e-postanızda bahsettiğiniz konular başkaları için herhangi bir önem veya yükümlülük doğurmuyorsa, grup e-postalarından kaçınmalısınız. Nitekim grup e-postaları, aynı grup içindeki herkesi bağlayan, herkes için anlamlı ve önemli konularda bilgi aktarımını kolaylaştıran bir iletişim şekli. E-postanızda bahsedeceğiniz konuyu takip eden tek bir kişi varsa ve bu konu gruptaki diğer üyeler için hiçbir şey ifade etmiyorsa, bilgi kısmına grup e-postasını eklememelisiniz. Bu sayede, ilgisiz kişilere e-posta gönderimi yapmaktan kaçınarak gereksiz emek ve zaman kaybına yol açmamış olacaksınız.

Cevap vermeden önce tekrar tekrar düşünmelisiniz.

Kurumsal şirketlerde e-posta gönderimi konusuyla ilgili yapılan araştırmalara göre hızlı dönüş yapmak ya da böyle bir eğilim içinde olmak, iş yükünü arttıran nedenlerin başında yer alıyor. Gönderilen e-postalar, çoğu zaman birden fazla konu hakkında bilgi ve talep içermekte. Tüm bilgiler iyi anlaşılmadan ve tüm talepler karşılanmadan yapılan dönüşler, gereksiz yazışmalara yol açıp emek ve zaman kaybıyla sonuçlanıyor. Gelen e-postalara cevap yazmadan önce, tüm bilgileri doğru şekilde anlayıp tüm talepleri karşıladığınızdan emin olmalısınız. E-postada verilen bilgiler yeterli değilse ya da talepler yeterince açık değilse, karşı tarafa en açık şekilde bildirim yaparak eksiği gidermesini isteyebilirsiniz.

Bu bağlamda en sık görülen hatalardan biri de “Reply All” veya “Tümünü Yanıtla” tuşunun yersiz ve gereksiz bir şekilde kullanılmasıdır. Aynı e-posta içinde birden fazla kişiden bir talepte bulunulmuşsa, dönüşünüzü sadece ilgili kişiye yapmalısınız. Yapacağınız dönüş diğer alıcıları ilgilendirmiyorsa, bu tuşlara gereksiz yere basmamalısınız. Olası bir hatanın önüne geçmek için, dönüş yapmaya başlar başlamaz alıcı kısmındaki isimleri silebilir, cevabınızı yazdıktan sonra sadece ilgili kişiyi ekleyebilirsiniz.

Yapacağınız dönüşe bir dosya ekleyecekseniz, e-postanızı göndermeden önce bu dosyanın açılıp açılmadığını mutlaka kontrol etmelisiniz. Ekleyeceğiniz dosyanın boyutu eğer fazlaysa, dosyanızı mutlaka sıkıştırarak eklemelisiniz. Yükleme sırasında yapılan hatalardan dolayı açılmayan dosyalar nedeniyle yapılan yazışmalar da gereksiz bir emek ve zaman kaybı yaratmakta. Ayrıca, iş ilişkilerinizi sağlıklı bir şekilde sürdürebilmek için, hassas konularda hızlı dönüş yapmamaya, tansiyonu hiçbir zaman yükseltmemeye, herhangi bir ima veya alaycı ifade kullanmamaya da dikkat etmelisiniz.

E-posta hesabınızın özelliklerini iyi bilmelisiniz.

E-posta hesabınızda farklı ihtiyaçlara uygun çözümler sunan pek çok özellik var. Bunlardan ne şekilde yararlanabileceğinizi henüz öğrenmediyseniz, bilgi-işlem yetkilinizden bu özellikler hakkında bilgi alabilirsiniz. Bu özellikler içinde filtre, bayrak, takvim, etkinlik planlama gibi özelliklerden etkin bir şekilde yararlanırsanız, iş planlamanızı kolayca yönetebilirsiniz. Ayrıca, yazı tipleri ve renkler konusuna da dikkat etmelisiniz. E-postanızda kullanacağınız formatlar, farklı hesaplarda ve browser’larda aynı şekilde görülmeyebilir. Bu konuda da şirket yetkilinizden bilgi alabilirsiniz.

Sizi yansıtan bir imza kullanmalısınız.

E-postanızın alt kısmına otomatik olarak eklenen imza bölümü, tercihen bir saygı ifadesiyle başlamalı, adınız ve soyadınız ile unvanınızı içermeli. Ayrıca, iletişim bilgilerinize de yer verebilir ve şirket logonuzu kullanabilirsiniz. E-postanızda imza kullanmadığınız zaman, verilen cevaplar ve yapılan iletimlerde kimin ne söylediği anlaşılmaz hale gelir ve bu da iş yükünü arttırır.

Tabletiniz Bu İndirimi Çok Tutacak!

E-posta gönderirken nelere dikkat etmek gerektiği konusunu incelediğimiz bu yazımızı bitirmeden önce, online ofis marketiniz Ofix.com‘da devam etmekte olan Snapper Ürünlerinde Fırsat! kampanyamıza dikkatinizi çekelim efendim. Kampanyamız kapsamında Snapper tablet tutucu standlarda % 10’luk indirim fırsatından yararlanabilirsiniz. Sitemizde devam etmekte olan tüm kampanyaları buradan inceleyebilirsiniz.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…