Bizi Takip Edin

Lifestyle

Verimli Toplantının 6 Püf Noktası

Yayınlandı

tarihinde

Verimli toplantının 6 püf noktası Ofix Blog'da...

Merhaba Ofixboy okurları! Bugünkü blogumuzun konusunu dün benimle aynı toplantıya katılan ofis arkadaşlarım rahatlıkla tahmin edeceklerdir. Anlatamam arkadaşlar; 2 saat süren ve verimsizlikten kırılan bir toplantıydı! Bizim patron yönetse, böyle olmazdı tabii (Selam patron!), ancak toplantıyı ismini vermemin sakıncalı olduğu başka bir şirketin başka bir çalışanı yönetince, ne yazık ki işler çığırından çıktı. Ben de efektif toplantı nedir, nasıl alınır, nasıl yönetilir, bunları derlemeye karar verdim. Çalışanlarınızın arkanızdan böyle konuşmasını istemiyorsanız, verimli toplantının 6 püf noktası işte huzurlarınızda…

Verimli Toplantının 6 Püf Noktası

1- Bu toplantı hakikaten de gerekli mi? Kendinize sormanız gereken ilk soru bu. Toplantı almaktaki amacınızı toplu bir e-posta atarak veya daha küçük bir grubu mutfakta sıkıştırarak gerçekleştirebiliyorsanız, onca insanı toplantı odasındaki sentetik serinliğe toplamanın hiç anlamı yok. Unutmayın, bu toplantılar size daha çok gerekecek; ikide bir toplantı alan insan durumuna düşmeyin. 

2- Toplantının konusuna hakim misiniz? Kendinize sormanız gereken ikinci soru bu. Toplantıda konuşulacak konulara hakim değilseniz toplantı uzar, cümleler toparlanamaz ve nihayetinde, toplantıyı iyi yönetemeyen bir insana dönüşürsünüz. Konuşulacak her şeyin ayrıntılarına hakim olmanız ve sormanız gereken sorulardan emin olmanız, toplantıyı çok daha sağlıklı almanızı sağlayacaktır.

3- Lafı uzatmayın, uzattırmayın. Sırf saat 14.00-16.00 arası toplantı odasını aldınız diye, o toplantıyı 2 saat yapmanıza gerek yok. Gereksiz taramadan kaçınıp konulara ve sorulara odaklanmanız, insanların arasında dönmesi muhtemel konu dışı muhabbetlere bir sınıf öğretmeni edasıyla müdahale etmeniz, toplantıyı daha kısa ve daha sonuca yönelik hale getirecektir.

4- 50 dakika kuralını mutlaka uygulamalısınız arkadaşlar. HBR yazarı David Silverman’ın bu harika önerisini ben de yazıma taşıyorum. Metnin orijinalini buradan okuyabilirsiniz. Toplantıdan toplantıya koştuğunuz günlerde toplantı aralarında bir çay kahve molası istediğinizi hatırlıyorsunuz, değil mi? Ya da öyle bir molanız olmadığı için toplantının başlangıcındaki 3-5 dakikada telefonunuzdan Twitter kontrolü yaptığınızı?

David Silverman diyor ki, 60 dakikada çözebileceğiniz sorun adedinin aynısını 50 dakikada da çözebilirsiniz. Bunun için biraz daha iyi odaklanmak ve konudan kopmamak yeterli. Bu yüzden, toplantı saatlerinizin bitişini tam saatten 10 dakika önceye göre ayarlarsanız (örneğin, 15.00-15.50) insanlara kendilerini toparlayabilecekleri, e-postalarını okumuş gibi yapıp çöp kutusuna yollayabilecekleri bir 10 dakika sunmuş olursunuz.

Bu maddedeki önerilerime, alıyor olduğunuz toplantıya bir 10 dakika kadar ara vermek de dahildir. Hatta, Apple’daki toplantılarda yarım saatte bir ara verildiğini okumuştum bir yerlerde. O da denenebilir. Sonuçta Apple bu, bir bildiği vardır muhakkak!

5- Bir toplantıyı başarıyla yönetmenizin en önemli şartı, davranışlarınızın insanları toplantıya odaklanmış halde tutabilmeye yönelik olmasıdır. Bu hususta 3 noktaya dikkat etmeniz gerekir; domine etmeyin, pozitif olun ve sorularınızı direkt sorun. Domine etmemek için, konuşmanızı bitirdikten sonra tekrar konuşmadan önce en az 3 kişinin konuşmasına izin verin. İnsanların kendilerini söz hakkına sahip hissetmeleri odaklanmalarını arttıracaktır. Pozitif olmak için, örneğin sözlerini bitirdikten sonra onlara teşekkür edebilirsiniz. Sorularınızı direkt sormak için, lafı dolandırmaktan kaçınmalısınız.

Toplantı sırasında yapacağınız herhangi bir şaka veya kuracağınız sarkazm dolu zekice cümleler, karşınızdakinin zeka seviyesi ve ruh haline göre size istediğiniz türden yanıtlar şeklinde dönmeyebilir. ‘‘Bu konuda bizimle paylaşmak istediğin bir şey var mı Mr. Morgan Freeman?’’ gayet yeterli ve sağlıklı bir soru cümlesidir. Sarkastik olmamayı deneyin, bunu başarabilirsiniz. 

6- Toplantıdaki maksimum insan sayısını 10’la sınırlandırmalısınız arkadaşlar. Çünkü Google’daki toplantılara 10 kişiden fazla çalışan kesinlikle alınmıyor. Google da benim hayatımda gördüğüm en başarılı şirket olduğu için, hiç sorgulamadan bu maddeyi buraya yazıyorum.

İşte bu kadar arkadaşlar. Verimli toplantının 6 püf noktası olarak bu maddeleri uygularsanız, siz de toplantılarından illallah edilen insanlardan biri olmaktan çıkar, son derece önemli kararların alındığı, konuların eksiksiz görüşüldüğü toplantıların liderine dönüşürsünüz. Kolay gelsin!

Ofixboy…

Okumaya Devam Et
1 Yorum

1 Yorum

  1. Başkak

    26 Mayıs 2022 saat 15:09

    Evden çalışma modeliyle birlikte toplantı yönetimi de daha dikkat edilmesi gereken bir durum aldı. Teşekkürler.

Yorum Bırak

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir


Lifestyle

Türkiye İlk Kez Sabah Maçlarına Çıkıyor: Ülkece Uyku Düzeni Dağılıyor

Yayınlandı

tarihinde

Türkiye olarak yıllardır gece maçına alışmış insanlarız.
20.45 mi? Mis gibi saat.
Çay koy, kanepeye yayıl, maçı aç.

Ama sabah 06.00’da milli maç izlemek…
İşte orada pek alışık değiliz gibi.

Bu Dünya Kupası’yla birlikte ilk kez “güne Türkiye maçıyla başlama” dönemine giriyoruz.
Yani artık alarm sesi bile stres yaratacak.

Sabah Alarmıyla Milli Duygu Aynı Anda Yaşanır mı?

Muhtemelen yaşanacak.

Çünkü milyonlarca insan ilk kez kendi isteğiyle 05.30 alarmı kuracak.
Normalde işe zor uyanan insanlar, Türkiye maçı için karanlıkta ayakta olacak.

Ve o sabah herkesin evinde aşağı yukarı aynı sahne dönecek:

  • Tek göz açık televizyonu açma çabası
  • Mutfakta sessiz sessiz kahve yapma
  • “Daha hava bile aydınlanmadı ya” söylemleri
  • İlk düdükle birlikte bir anda kendine gelme

Ofisler Birkaç Gün Hafif Dağılabilir

Şimdiden söyleyelim…
Bu maç saatleri ofis düzenini biraz bozacak gibi duruyor.

Çünkü biri maçı izlemek için 3 saat uyuyacak.
Biri “Uyumam ben” diyecek, öğleden sonra ekrana boş boş bakacak.
Birileri toplantıda istemsizce maç yorumu yapacak.

Hatta bazı ofislerde şu konuşmaların geçme ihtimali çok yüksek:

— “Kaçta yattın?”
— “Yatmadım.”
— “Maçı izledin mi?”
— “İkinci yarıyı hatırlamıyorum bile.”

FIFA Biraz Bizi Zorlamış Gibi

Maç saatleri şöyle:

  • 07.00
  • 06.00
  • 05.00

Yani biri özellikle “Türk halkının sabır seviyesi ölçülsün” istemiş gibi.

Ama işin garip tarafı şu:
Ne kadar erken olursa olsun, konu milli maç olunca insanlar yine ekran başına geçiyor.

Normalde sabah yürüyüşüne çıkmayan adam, Türkiye maçı için gün doğmadan kahveyle koltuğa kurulacak.

Bu Turnuvanın Gizli Kahramanı Kahve Olabilir

Bu süreçte en yoğun mesaiyi futbolcular kadar kahveler de yapacak gibi duruyor.

Çünkü sabah 5’te maç izlemek normal seyircilik değil.
Bir noktadan sonra hayatta kalma mücadelesine dönüyor.

Şimdiden bazı klasikler oluştu bile:

  • “Ben maçı ofisten açarım”cılar
  • Termosu akşamdan hazırlayanlar
  • Maç günü toplantıyı ertelemeye çalışanlar
  • Ve “Ben zaten erken kalkıyorum” diye hava atanlar

Ama Güzel Tarafı da Bu Galiba

Ne kadar uykusuz olursak olalım…
O saatlerde yine milyonlar aynı anda aynı maçı izleyecek.

Bir yanda kahve, bir yanda milli heyecan.
Göz yarı kapalı ama yorumlar tam gaz.

Çünkü Türkiye’de milli maç sadece futbol değil.
Biraz stres, biraz umut, biraz da “Bu maçı alırız” inadıdır.

Ve galiba ilk kez,
Dünya Kupası’nı “günaydın” diyerek yaşayacağız.

Okumaya Devam Et

Lifestyle

Eskiden “Çıkıp Alalım” Diyorduk, Şimdi Kargo 1 Gün Gecikince Sinirleniyoruz..

Yayınlandı

tarihinde

Türkiye’de e-ticaret artık sadece “internetten alışveriş” meselesi değil.
İnsanların günlük alışkanlıklarını değiştiren bambaşka bir düzene dönüştü.

Bir dönem internetten sipariş vermek insanlara riskli gelirdi.
Şimdi ise kargo bir gün geç kalsa herkesin canı sıkılıyor.

Çünkü alıştık.
Hem de çok hızlı alıştık.

Son 5 yılda Türkiye’de e-ticaret hacminin yaklaşık 12 kat artıp 10,6 trilyon liraya ulaşması da bunu açıkça gösteriyor.

Üstelik sadece para büyümüyor.
İşlem sayısı da inanılmaz seviyelere çıktı.

Bugün Türkiye’de e-ticaret işlem sayısı 25,85 milyara ulaşmış durumda.
Yani insanlar artık büyük küçük fark etmeksizin birçok ihtiyacını internetten çözmeye başladı.

Bir kulaklık…
Bir kahve makinesi…
Bir paket fotokopi kağıdı…
Hatta ofisin çayı kahvesi bile artık birkaç dakikada sipariş veriliyor.

Dolar bazında bakıldığında da tablo aynı.
Türkiye’nin e-ticaret hacmi 43 milyar dolardan 115,4 milyar dolara yükseldi.

Aslında bu değişimi anlamak için istatistiklere bile çok gerek yok.

Çevremize bakmamız yeterli.

Eskiden biri bir şey alacağı zaman mağaza mağaza gezerdi.
Şimdi önce telefondan fiyat bakılıyor.
Yorum okunuyor.
“Yarın gelir mi?” diye teslimat süresi kontrol ediliyor.

Hatta bazen mağazada görülen ürün bile internetten sipariş ediliyor.

Çünkü artık insanlar sadece ürün almıyor.
Kolaylık satın alıyor.

Özellikle şirketler tarafında bu durum çok daha net hissediliyor.

Kimse tek bir eksik için gün içinde farklı yerlere yetişmeye çalışmak istemiyor.
Kırtasiye ayrı yerden, temizlik ürünü başka yerden, kahve başka yerden derken iş uzayıp gidiyor.

Bu yüzden Ofix gibi platformlar son dönemde şirketlerin işini ciddi anlamda kolaylaştırmaya başladı.

İnsanlar artık ofis ihtiyaçlarını tek tek düşünmek yerine, tek noktadan hızlıca çözmek istiyor.
Ürün bulunsun, fiyat uğraştırmasın, sipariş zamanında gelsin yeterli oluyor çoğu zaman.

Geldiğimiz noktada e-ticaret artık ekstra bir seçenek değil.
Günlük hayatın normal akışına dönüşmüş durumda.

Ve görünen o ki insanlar bu hızdan kolay kolay vazgeçmeyecek.

Okumaya Devam Et

Beyaz Yakalım

Neden Her İki Beyaz Yakalıdan Biri “Ben Bunu Daha Ne Kadar Yapacağım” Diyor?

Yayınlandı

tarihinde

İş sandığın şey aslında biraz daha fazlası.
Beyaz yakalılar için iş, sadece maaş değil. Kimse sabah kalkıp “bugün de Excel açayım, hayatımın anlamı bu” diye uyanmıyor.

İş; kendini kanıtlama, bir yere ait olma, “ben bir şey yapıyorum” hissi.
Bir nevi kimlik.

Ama işte tam burada işler karışıyor.
Çünkü beklenti büyüdükçe, hayal kırıklığı da büyüyor.


Herkes süper kahraman… ama kimse o kadar güçlü değil

Modern iş hayatı sana şunu söylüyor:
Hem hızlı ol, hem iyi ol, hem ulaşılabilir ol, hem de asla yorulma.

Yani bir nevi:
“Makine gibi çalış ama insan gibi hissetmeye devam et.”

Bir noktadan sonra bu denklem bozuluyor.
Ve insanlar şunu düşünmeye başlıyor:
“Ben mi abartıyorum, yoksa bu gerçekten fazla mı?”

Spoiler: Fazla.


Mesai bitiyor… ama aslında bitmiyor

Ofisten çıkıyorsun ama iş kafadan çıkmıyor.
Mail gelirse bakılıyor.
Mesaj gelirse cevaplanıyor.
“Bir bakayım” diye açılan laptop 2 saat kapanmıyor.

Sonra bir de hayat var:
Ev, düzen, sorumluluklar…

Yani günün sonunda sadece çalışmıyorsun,
sürekli bir şeyleri yetiştiriyorsun.


Aynı iş, farklı hayatlar

Aynı pozisyonda iki kişi düşün.
Biri daha az çalışıyor ama daha çok kazanıyor gibi hissediyorsun.

Ya da şöyle:
Çok emek veriyorsun ama kimse fark etmiyor.

İşte o an bir şey kırılıyor.

Çünkü mesele sadece para değil.
Mesele “karşılığını alıyor muyum?” hissi.


Bugün birçok beyaz yakalının kafasında dönen o soru tam da buradan çıkıyor:
“Ben bunu daha ne kadar yapacağım?”

Çünkü mesele işin kendisinden çok,
o işin hayatın içindeki yerinin giderek büyümesi.

Ve belki de asıl ihtiyaç,
daha fazla çalışmak değil…
daha dengeli yaşamak.

Okumaya Devam Et

Trendler