Eğitim ve iş hayatında sıkça kullanılan kontrol listeleri, yapılan işlerin veya devam eden süreçlerin etkin bir şekilde kontrolünü sağlıyor. İyi hazırlanmış bir kontrol listesi ile hata ihtimali en aza indirgenebilir, iş süreçlerinin takibi kolaylaştırılabilir. Kontrol listesi oluşturma konusunda farkındalıklar arttıkça yapılan işlerde kalite artışı sağlanabilir. Kontrol listesi ölçme ve değerlendirme yöntemleriyle kalite artışını olanaklı kılarken çalışanların analiz yeteneğini ve sorun çözme becerilerini de geliştirmekte. Günümüzde pek çok işletme, çalışanlarına kontrol listeleri dağıtarak yapılan işlerin kalitesini korumaya çalışmakta. Peki, kontrol listesi nasıl hazırlanır? Kontrol listesi hazırlarken nelere dikkat etmek gerekir? İyi hazırlanmış bir kontrol listesinin temel özellikleri nelerdir? Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, kontrol listesi hazırlamanın püf noktaları hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız. 

Kontrol listesi nedir?

Kontrol listesini kısaca, bir işin yapılması sırasında nelerin hangi sırayla yapılması gerektiğini izlemek için hazırlanan liste şeklinde tanımlayabiliriz. Eğitim hayatında kullanılan kontrol listeleri, öğrenciden beklenen performansın ölçülmesini ve değerlendirilmesini sağlar. Özellikle ödev kontrol listeleriyle bu ölçüm ve değerlendirmeler başarılı bir şekilde sağlanır. Bunun içindir ki, eğitim camiasında “Ödev kontrol listesi nasıl hazırlanır?” sorusu öteden beri merak edilen bir konudur. İş hayatında kullanılan kontrol listeleri ise iş süreçlerinin etkin şekilde takibini ve olası hataları en aza indirgemeyi olanaklı kılar. İyi hazırlanmış bir kontrol listesiyle iş süreçlerinde ortaya çıkan hata ve eksiklikler kolayca tespit edilebilir. Kötü hazırlanmış bir kontrol listesi ise hata ve eksikliklerin tekrarına yol açar. Ve zamanla yapılan işin kalitesini düşürür. Bu nedenle günümüzde pek çok işletme, çalışanlarına kontrol listesi ve raporu formu dağıtarak kalite standartlarını korumaya çalışmakta. 

Kontrol listesi hazırlamanın püf noktaları nelerdir?

Alternatif ölçme araçlarından biridir ve dereceleme ölçekleri ile dereceli puanlama anahtarlarından oluşur. Yapılan işin veya takip edilen süreçlerin niteliğine bağlı olarak kontrol listelerinde farklı dereceleme ölçekleri ile dereceli puanlama anahtarları kullanılabilir. İyi bir kontrol listesinin temel özelliği, kullanılan dereceleme ölçekleri ile dereceli puanlama anahtarının kontrolü sağlanacak işlere veya süreçlere uygunluğudur. Bunun yanı sıra kontrol listelerinde önem veya öncelik sıralaması, ölçülebilirlik, gözlemlenebilirlik ve objektiflik şartlarının gözetilmesi gerekir. Bu şartlara uygun şekilde hazırlanan kontrol listeleriyle iş süreçlerinde olası hatalar en aza indirgenir ve kalite artışı sağlanır. Kontrol listesi hazırlamanın püf noktalarını ele aldığımız yazımızın bu kısmında bu konulara kısaca temas edeceğiz. İş güvenliği kontrol listeleri gibi daha spesifik listeler için uzman desteği alabilirsiniz. 

Önem veya Öncelik Sıralaması

Kontrol listesi hazırlarken yapılması veya kontrol edilmesi gereken işler ya da süreçler hakkında önem veya öncelik bakımından bir sıralama yapmalısınız. Listenizin başına en önemli veya en acil konuları yazmalı, daha az önemli işlere ya da süreçlere daha alt sıralarda yer vermelisiniz. Bu sizi, kontrolünü sağlayacağınız konuya ilişkin olarak gereksiz emek ve zaman kaybından kurtarır. Bu sayede zamanınızı daha verimli şekilde kullanabilirsiniz. Kontrol listenizle değerlendireceğiniz işler veya iş süreçlerinde en önemli veya acil konularda hatayla karşılaşırsanız, diğer konuların kontrolünü sağlamadan önce bu hataların giderilmesi için gerekli adımları atmalısınız. Bu bakımdan, iyi hazırlanmış kontrol listeleri zaman yönetimi konusunda büyük avantaj sağlar. Gözlem formu ve kontrol listesi arasındaki fark da esasen bu noktayla ilgilidir. Nitekim gözlem formu, yapılması gereken işlerin yapılıp yapılmadığını tespitle yetinir. Kontrol listesi ise eksiklerin ivedilikle giderilmesine katkı sağlar. 

Ölçülebilirlik

Kontrol listesinde yer vereceğiniz konuların ölçülebilir olması gerekir. Buradaki ölçülebilirlik şartı esasen, işin yapılıp yapılmadığını (evet-hayır) veya yapılması için gerekli unsurların sağlanıp sağlanamadığını (var-yok) anlamaya yöneliktir. Ölçülebilirlik bu yönüyle, kontrol listesine işlevsellik kazandırır ve iş takip süreçlerini hızlandırır. Kontrol listesini ölçme ve değerlendirme konusunda etkin kılan temel unsur, kullanılan dereceleme ölçekleri ile dereceli puanlama anahtarlarıdır. Örneğin, ofisinizde denetim yapılacaksa denetimden başarıyla çıkmak için hazırlayacağınız kontrol listesinde, denetlenecek konuların denetime uygun olup olmadığını uygun-uygun değil şeklinde tespit edebilmelisiniz. Uygun-uygun değil şeklinde seçtiğiniz bu dereceleme ölçeği size, denetlenecek konuların denetime uygun olup olmadığını anlamada büyük avantaj sağlar. 

Kontrol listesi hazırlarken dereceleme ölçekleri olarak örneğin iyi-kötü, güzel-çirkin vb. ölçümü zor veya olanaksız değerleri kullanırsanız, iş takip süreçleriniz oldukça zorlaşır. Bu gibi dereceleme ölçekleri kalite artışını sağlamaktan uzak olduğu gibi, eksiklerin doğru şekilde tespit edilmesini de zorlaştırır. Gözlem formu ve kontrol listesi arasındaki farklardan biri de bu noktayla ilgilidir. Formalarda kullanılan dereceleme ölçekleri çoğu zaman yetersiz kalırken, kontrol listelerinde kullanılan dereceleme ölçekleri kalite kontrolüne büyük katkı sağlar. Gözlem formu ile işler veya süreçler hakkında farklı türden bilgiler elde etmek mümkünken, kontrol listesiyle esas olarak eksikler veya yanlışların tespiti amaçlanır. Hazırladığınız kontrol listesi örneği eksikler veya yanlışların tespitini sağlıyorsa amacına uygun ve iyi bir liste demektir. 

Gözlemlenebilirlik

Kontrol listenize dahil edeceğiniz işler gözlemlenebilir olmalı. Başka deyişle, yapılıp yapılmadığı açık ve net bir şekilde tespit edilebilmeli. Gözlemlenebilir olmayan işlere kontrol listenizde yer verirseniz, işin olması gerektiği gibi yapılıp yapılmadığını kontrol edemezsiniz. Kontrol listesinin gözlemlenebilirlik şartının yerine gelmesi için, listenizde beş duyu organınızdan en az biriyle algılayabileceğiniz konulara yer vermelisiniz. Subjektif birtakım sezgiler ya da hislerle hareket etmeniz durumunda kontrol listesinin etkinliği azalacaktır. Bu konuda özellikle önyargılara karşı dikkatli olmalısınız. Çünkü pek çok önyargı, gözlemlenebilir olmayan konuları gözlemlenebilir hale getirme iddiası taşır. Gözlemlenebilir konulardan oluşan kontrol listeleri, iş için harcanan performansın yerinde olup olmadığını anlamanızı sağlar. Gözlemlenebilir olmayan konular ise performansın yerindeliğini anlamaya katkı sağlamaz. 

İş süreçlerinde eğer birtakım riskler varsa, bu risklerin ortadan kaldırılıp kaldırılmadığını ancak gözlemleyebileceğiniz konular üzerinden değerlendirebilirsiniz. Bu nedenle kontrol listenizde risklere dair yalnızca gözlemlenebilir konulara yer vermelisiniz. İş süreçlerinde risklere ilişkin doğru değerlendirmeler yapmak için nedenler ile sonuçlar arasında ölçülebilir ilişkiler kurmanız gerekir. Bunu başarmanız halinde önyargılarınızdan büyük ölçüde kurtulmuşsunuz demektir. Eğer iyi bir derecelendirme ölçeği kullanırsanız, risk analizi konusunda daha başarılı sonuçlar elde edersiniz. Risk analizlerine katkı sağlamayan derecelendirme ölçekleri ise önyargıların büyümesine, hatta yapılan işlere zarar vermesine yol açabilir. 

Objektiflik

Kontrol listesi hazırlarken objektif olmak, yapılan işlerin objektif bir şekilde değerlendirilmesini sağlar. Listenizde yer vereceğiniz konuları seçerken kendi görüş, düşünce, kanaat veya önyargılarınıza göre değil, işin doğasına ve şirketinizin beklentilerine uygun şekilde hareket etmelisiniz. Kontrol listenizi objektif bir şekilde hazırlarsanız, istenen sonuçların alınmasını sağlar ve başarılı olursunuz. Kendi düşünce ve kanaatlerinizi şirketinizin beklentilerinden üstün tutmanız durumunda hazırlayacağını kontrol listesiyle kalite standartlarının yükselmesine katkı sağlayamazsınız. Bu konuda dilerseniz, daha önce hazırlanmış kontrol listelerini gözden geçirmeyi deneyebilirsiniz. Bu sayede, önemli olduğunu zannettiğiniz birtakım konuların belki aslında hiçbir öneminin olmadığını veya şirketinizin beklentilerini yansıtmadığını fark edebilirsiniz. 

Yaptığınız işte en sık karşılaştığınız hataları ve olası riskleri önceden belirlerseniz, bunların giderilmesini sağlamak için çok daha objektif bir liste hazırlayabilirsiniz. Bu belirlemeleri yapmak için aynı zamanda meslektaşlarınıza da danışabilirsiniz. Benzer işleri yapan kişilerin benzer hatalarla karşılaşması ve bu hatalar karşısında benzer çözüm yolları geliştirmeleri mümkündür. Meslektaşlarınızın deneyimlerine kulak verirseniz, hazırlayacağınız kontrol listesini daha objektif hale getirebilirsiniz. Bu sayede listenizin etkinlik gücü de artacaktır. Kontrol listesi kullandığınız halde yaptığınız işlerden istediğiniz sonuçları alamıyorsanız, listenizde yer verdiğiniz konuları mutlaka gözden geçirmelisiniz. Başarılı sonuçlar almaya katkı sağlamayan kontrol listeleri objektif bir gözle incelenirse başarılı hale getirilebilir. 

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…