Ofislerde en çok kullanılan arşivleme araçlarından biri arşiv kutularıdır. İçinde bulunduğumuz dijital çağla birlikte basılı belge ve evraklar giderek azalsa da halihazırda bunlar özellikle iş hayatımızın en önemli bileşenlerinden biri olmayı sürdürüyor. Eğer basılı belge ve evrak kullanmanız gereken bir işte çalışıyor ve müşteri trafiği yoğun bir iş yapıyorsanız, iyi hazırlanmış bir arşiviniz yoksa işinizi uzun süre başarılı bir şekilde gerçekleştiremezsiniz. Arşivleme ihtiyaçları söz konusu olduğunda arşiv kutuları, pek çok bakımdan pratik çözümler sunmakta. Arşivlenmek istenen dokümanları sınıflandırma ve dış etkenlere karşı korumada başarılı sonuçlar sağlayan arşiv kutuları sayesinde arşivinizi etkin şekilde düzenleyebilir, bu konuda karşılaştığınız pek çok sorundan kurtulabilirsiniz. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, arşiv kutuları hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız. Arşiv kutusu nedir ve nasıl hazırlanır diye merak ediyorsanız, bu yazımızda çok şey bulabilirsiniz. 

Arşiv kutusu nedir?

Kısaca, arşivleme amacıyla kullanılan bir tür saklama kutusu olarak tanımlayabiliriz. Arşivleme kutusu veya arşiv kolisi olarak da bilinen bu kutuların en önemli özelliği, farklı pek çok belge, evrak veya dosyayı derli toplu şekilde bir arada tutmak ve bunları fiziksel etkilere karşı korumaktır. İşyerlerinde ve kurumsal şirketlerde, okullarda, devlet dairelerinde, hatta bazen evlerde arşiv oluşturmak için sıkça kullanılan bu ürünler, dokümanları hem düzenli şekilde saklar, hem de ihtiyaç halinde bunlara kolayca erişimi olanaklı kılar. Arşiv kutuları sayesinde oluşturulan bilgi, belge, dosya kategorileri, arşivlenen dokümanlara erişim için gereksiz emek ve zaman kaybı yaşamayı önler. Birden fazla klasörü içine yerleştirmek için gerekli ölçülerde üretilen arşiv kutularının kapaklı olması ve her iki tarafında tutma yerlerinin bulunması, arşivleme sırasında ve belgelerin saklanması konusunda pratik çözümler sunar. 

Sıradan kutu veya kolilerden farklı olarak arşiv kutuları, arşivleme ihtiyaçlarına yönelik bazı önemli avantajlara sahiptir. Bu avantajların başında, arşiv kutusu ölçüleri gelir. Bu ölçülerde daha çok, klipsli plastik klasörlerin ölçüleri esas alınır. Klasörler kutuların içine tam olarak yerleştiği için, kutu içinde herhangi bir deformasyona uğramadan uzun süre saklanabilir. Arşivleme için sıradan kutu veya kolilerin kullanılması durumunda kutu içinde kalan boşluklar, klasörlerin deforme olmasına yol açabilir. Arşiv kutularının bir diğer avantajı ise kapaklı olmasıdır. Bu sayede hem kullanım, hem saklama, hem de erişim konusunda pratik çözümler sunar. Ürünlerin tutma yerlerinin olması da yine kullanım sırasında diğer kutu veya kolilere oranla daha avantajlı olmalarını sağlar. Ürünlerin içindeki dokümanların türünü yazmak için üzerinde etiket alanının bulunması da önemli bir avantajdır. Bu sayede herhangi bir karşılıklık yaşamadan dokümanları arşivlemeyi olanaklı kılar. 

Arşiv kutusu ne işe yarar?

Arşiv kutusunun en önemli işlevi arşivlemeyi kolaylaştırmaktır. Sahip oldukları özellikler sayesinde arşiv kutuları, arşivlenmek istenen dokümanları sınıflandırma ve dış etkenlere karşı koruma konusunda başarılı sonuçlar sağlar. Ürünlerin fonksiyonel tasarımları, arşivlerde herhangi bir yer sıkıntısı yaşamadan arşivleme işlerinin gerçekleşmesini sağlar. İhtiyaçlara en uygun arşiv kutusu çeşitleri ile sınırlı alanlarda bile oldukça işlevsel arşivler kurulabilir. Kullanılmayan dosyaları, klasörleri, belge ve evrakları arşive kaldırırken arşiv kutusu kullanmak, aynı zamanda gereksiz emek ve zaman kaybını da önler. Arşiv kutuları ile oluşturulan sınıflandırma sistemleri, dosya ve klasörlerle oluşturulan sistemlere oranla daha pratiktir. Arşiv kutuları ayrıca, dekorasyon açısından da farklı bir estetiğe sahiptir. Dekorasyon amacıyla özel olarak tasarlanan dekoratif arşiv kutuları ile ofislerde veya evlerde çalışma alanlarına farklı bir güzellik kazandırılabilir. 

Arşiv kutusu niçin önemlidir?

İçinde bulunduğumuz dijital çağla birlikte basılı belge ve evraklar giderek azalsa da halihazırda bunlar özellikle iş hayatımızın en önemli bileşenlerinden biri olmayı sürdürüyor. Hemen her gün çeşitli bilgiler ediniyor, bunlar içinde ihtiyaç duyduğumuz veya ileride ihtiyaç duyabileceğimiz bilgileri kayıt altına almak istiyoruz. Bilginin kendisi kadar sınıflandırılma şekilleri de önem taşır. Aksi durumda en faydalı bilgiler bile bu özelliğini kaybedebilir. Eğer basılı belge ve evrak kullanmanız gereken bir işte çalışıyor ve müşteri trafiği yoğun bir iş yapıyorsanız, iyi hazırlanmış bir arşiviniz yoksa işinizi uzun süre başarılı bir şekilde gerçekleştiremezsiniz. Gün içinde maruz kaldığınız bilgi bombardımanı içinde kaybolmamak için, sizin açınızdan gerekli ve faydalı bilgileri ayıklamalı, bu bilgilere hızlı ve kolay bir şekilde ulaşmanızı sağlayacak pratik çözümler bulmalısınız. Hazırlayacağınız arşiv ne kadar işlevsel olursa, yaptığınız işlerde verimliliğiniz o kadar artar. 

Arşiv sözcüğü ile düzen sözcüğü neredeyse eş anlamlıdır, düzensiz bir arşivin arşiv olma vasfı tartışmalı hale gelir. Arşivlerde düzeni sağlamak için kullanılan arşivleme araçları, arşivleme konusunda karşılaşılan sorunları kolayca çözmeyi sağlar. Arşivleme konusuna yeterli özen gösterilmediğinde ise belge ve evrak kayıpları işletmenin mali ve diğer alanlarda bazı kayıplar yaşamasına yol açabilir. Bu konuda yakın dönemde pek çok sorun yaşandığı hepimizin malumu. Koronavirüs salgını nedeniyle evlere taşınan ofislerde arşivleme ile ilgili yaşanan sorunlar, evlerden verilen arşivleme ürünleri siparişlerinin artmasına yol açtı. Bu noktada arşiv kutuları, yalnızca dokümanları saklamak için değil, aynı zamanda ayıklamak ve sınıflandırmak için de pratik çözümler sunduğu için evlerden daha fazla sipariş verildi. İster ofiste olsun, isterse evde, çalışanların arşivleme ihtiyaçlarına pratik çözümler sunduğu için arşiv kutusu çeşitleri halihazırda en önemli arşivleme araçlarından biri olma özelliğini koruyor. 

Arşiv kutusu kullanmanın faydaları nelerdir?

Arşivleme kutusu kullanmanın en önemli faydası, gereksiz emek ve zaman kaybını önlemesidir. Dokümanların sınıflandırılmasını ve saklanmasını kolaylaştıran bu ürünler, arşivleme işleri sırasında planlı şekilde hareket edilmesini sağlar. Dokümanları türlerine, konularına ve önem derecelerine göre sınıflandırmak için pratik çözümler sunan arşiv kutuları, farklı renk seçimiyle dokümanlara çok daha kolay erişim imkanı sunabilir. Ürünlerin kapaklı oluşu ve sağlam yapısı, arşivlerde ve özellikle arşiv dolaplarında yer darlığı nedeniyle oluşan sorunlardan kurtulmayı sağlar. Ürünleri dik şekilde kullanarak alan verimliliğini üst düzeye çıkarabilirsiniz. Ürünlerin üzerindeki etiket alanı ise yaptığınız sınıflandırmaları ve ayırt ediciliği korumanızı sağlar. Bu ürünler arşivlerin yanı sıra masa üzerinde de kullanılabilir. Bu sayede çalışma masasında düzensiz bir görüntü oluşmasını önler. 

Arşiv kutusu çeşitleri nelerdir?

Piyasada farklı materyallerden üretilen ve farklı ebatlara sahip pek çok arşiv kutusu çeşidine rastlamak mümkün. Bunlar içinde en fazla tercih edilenlerin karton kutular, plastik kutular ve PVC kutular olduğunu söyleyebiliriz. Arşiv kutusu çeşitleri içinde bu üç kategori, ürünlerde kullanılan materyallerin niteliğini ifade eder. Bunlar içinde karton kutular, maliyet bakımından daha avantajlıdır. Ofislerde en fazla kullanılan arşiv kutusu çeşitleri de karton kutulardır. Piyasada kapaklı karton kutu şeklinde de ifade edilen bu ürünler, içindeki dosya ve klasörleri toz, ışık ve benzeri fiziksel etkilerden etkin şekilde korur. Bu kategoride ayrıca, geri dönüştürülmüş oluklu kartondan üretilen arşiv kutuları da yer almaktadır. Çevre duyarlılığı yüksek kullanıcıların arşiv kutusu ihtiyaçlarına çözüm üreten bu ürünler fiyat bakımından da avantajlıdır. 

Arşiv kutusu çeşitlerini ebatlarına göre küçük boy, orta boy ve büyük boy şeklinde sınıflandırmak mümkündür. Bunlar içinde küçük boy arşiv kutusu çeşitleri 2-3 klasörü saklayacak ebada sahiptir. Orta boy arşiv kutusu çeşitlerinde 4-5 adet klasörü saklamak mümkündür. Büyük boy arşiv kutusu çeşitlerinde ise 5 ve üzeri klasörü saklamak mümkündür. Klasör dışında kalan belgelerin arşivlenmesi için tekli karton dosyalar kullanılabileceği gibi, dosya tipi arşiv kutuları veya üçgen arşiv kutuları da kullanılabilir. Bu ürünlerin ebatları marka ve modele göre az çok değişse de genellikle hepsinin A4 ile uyumlu olduğunu söyleyebiliriz. Diğer taraftan, ürünlerin tasarım detaylarına göre kapaklı, ipli, cırt cırtlı ve kilitli arşiv kutusu çeşitlerinden de bahsedilebilir. Masa üzerinde kullanım için tasarlanan arşiv kutusu çeşitlerinde ise yarı açık kapak tasarımı tercih edilir. Bu sayede içindeki belgeleri kolayca görmek mümkün olur. 

Arşiv kutusu fiyatları ne kadardır?

Arşiv kutusu fiyatları, ürünlerde kullanılan materyallerin niteliği ve piyasa şartlarına göre değişebilir. Ürünlerde kullanılan materyalin karton, plastik veya PVC olması, fiyat farkını doğrudan etkileyen bir durumdur. Genel olarak baktığımızda, karton arşiv kutusu çeşitlerinin fiyat bakımından diğerlerine oranla daha uygun olduğunu söyleyebiliriz. Ancak ürünlerin ebadı, tasarım özellikleri, marka ve modeli gibi konuları eklediğimizde, arşiv kutusu fiyatları konusunda önemli farklılıklarla karşılaşabiliriz. Ofislerin en önemli arşivleme ihtiyaçlarından biri olan arşiv kutularının fiyatları, toplu alımlarda daha ekonomik hale gelebilir. Kampanyalı fiyattan alım sağlanması durumunda birim maliyette avantaj elde edilebilir. Arşiv kutusu için alışveriş yapmadan önce müşterilerin fiyat araştırması yapması ve piyasa ortalamasını dikkate alması gerekir. Bu gibi durumlarda internetten alışveriş siteleri büyük kolaylık sağlar. Çünkü bu siteler, fiyat kontrolü ile uygun fiyat avantajı bağlamında perakende satışa oranla daha avantajlı bir konumdadır. 

Arşiv kutusu alırken nelere dikkat etmek gerekir?

Piyasada farklı renk, ebat ve tasarımlara sahip pek çok arşiv kutusu çeşidi bulabilirsiniz. Bunlar içinde sizin için en uygunu, ihtiyaçlarınıza en iyi şekilde karşılık veren ürünlerdir. Dolayısıyla, arşiv kutusu alırken her şeyden önce ihtiyaçlarınızı netleştirmeniz gerekir. Arşivleme alanınızın büyüklüğü, arşiv dolabınızın genişliği ve raf düzenine uygun ürünleri tercih ederseniz, bu konuda herhangi bir sorunla karşılaşmazsınız. Arşiv kutuları aynı zamanda dekoratif bir obje olarak da kullanılabilir. Eğer çalışma alanınızı dekore etmek için arşiv kutularından yararlanmak istiyorsanız, bu durumda dekoratif arşiv kutuları sizin için doğru bir seçim olabilir. Arşiv kutularının kapaklı olması, etiket alanının bulunması, fazla büyük olmaması ve fiyatının da piyasa ortalamasında olması en önemli tercih nedenleri arasında sayılabilir. 

Arşiv kutusu nasıl hazırlanır?

Arşiv kutusu hazırlarken her şeyden önce, yapılan işin basit bir kolileme olmadığını, arşivleme çalışması olduğunu dikkate almalısınız. Özellikle taşınma işleri sırasında kolilemeler bazen gelişigüzel yapılabiliyor. Bu durum kolileme sırasında kolaylık sağlıyor gibi görünse de taşınılan adreste eşyaların yerleştirilmesi sırasında gereksiz emek ve zaman kaybına yol açıyor. Eğer arşiv kutusu hazırlarken belge, evrak, dosya ve klasörlerinizi gelişigüzel yerleştirirseniz, ihtiyaç duyduğunuz anda gerekli dokümanlara ulaşmada ciddi sorunlar yaşayabilirsiniz. Ki bu durum, aynı zamanda arşiv kutusu kullanmayı anlamsız hale getirir. Bu gibi sorunlar yaşamamak için arşiv kutusu hazırlarken belge ve evraklarınızı öncelikle sınıflandırmalısınız. Sınıflandırmada farklı yöntemleri kullanabilirsiniz. Örneğin alfabetik, kronolojik veya bölgesel dosyalama, numaralandırma ya da konularına göre sınıflandırma, bu konuda kullanabileceğiniz en temel yöntemlerdir. 

Sınıflandırma işlemini tamamladıktan sonra, olası bir karışıklığı önlemek için arşiv kutunuzun etiket kısmına, sınıfladığınız kategorilerin isimlerini yazabilirsiniz. Alfabetik sınıflandırmayı kullanmışsanız harfler, kronolojik sınıflandırmayı kullanmışsanız tarihler, bölgesel dosyalamayı kullanmışsanız yer isimleri, numaralandırmayı kullanmışsanız sayılar, konularına göre sınıflandırmayı kullanmışsanız konu isimleri etiket kısmına yazılabilir. Oluşturduğunuz etikette hangi konuya yer vermişseniz, arşiv kutusu içinde sadece bu konuyla ilgili dokümanları bulundurmalısınız. Etiket oluşturmak sizin için olduğu kadar, aynı dokümanları kullanması gereken başka kullanıcılar için de önemlidir. Etiket oluşturmayı ihmal eder ve bu konuda hafızanıza güvenirseniz, sizin için olmasa bile başkaları bu dokümanlara ulaşmak istediğinde ciddi sorunlarla karşılaşabilir. 

Arşiv kutusu nasıl yerleştirilir?

Dosyalama şekilleri söz konusu olduğunda yatay ve dikey olmak üzere iki temel yöntemden bahsedilebilir. Bunlardan yatay dosyalama, belgeleri yatay şekilde üst üste koyarak dosyalamadır. Dikey dosyalama ise dosyaların dik konumda yerleştirilmesiyle sağlanır. Arşivleme için kullanılan araçların türü ve dosyaların niteliğine göre zaman zaman her iki dosyalama şekli de kullanılabilir. Ancak arşiv kutuları dikey dosyalama şekilleriyle kullanıldığında daha başarılı sonuçlar verir. Dik yerleştirilen arşiv kutusu çeşitleri, içinde bulunan dokümanların hem ezilmesini önler, hem de kolay çıkarılmasını sağlar. Bu konuda arşiv dolabınızın rafları da önem taşır. Eğer arşiv kutusunu dik olarak yerleştirmeye uygun arşiv dolapları kullanırsanız, hazırladığınız arşiv kutularını daha uzun süreler sorunsuz şekilde kullanabilirsiniz. 

Ofis dostu arşiv kutuları Ofix’te!

Arşiv kutuları hakkında faydalı bilgiler paylaştığımız bu yazımızı bitirmeden önce, online ofis marketiniz Ofix’in verilerine göre ofislerin en çok sipariş verdiği arşiv kutuları içinde ilk üçte yer alan ürünleri kısaca tanıtmak istiyoruz. Sitemizde kurumsal müşterilerimiz için sunduğumuz özel fırsatlardan yararlanmak için OfixPlus üyesi olabilirsiniz.

Kraf Arşiv Kutusu 13 x 21.5 x 30 cm – Mavi

Listemizin ilk sırasında, Kraf arşiv kutusu 13 x 21.5 x 30 cm – mavi var. A4 boyutundaki bu ürünlerin kapasitesi 1000 sayfa düzeyinde. Kırtasiye ürünleri ile ofis araç ve gereçleri alanında uzun yıllardır ilgiyle takip edilen Kraf markası, sunduğu pratik çözümler nedeniyle oldukça beğenilen bir marka. Gerek eğitim, gerekse iş hayatında sıklıkla tercih edilen Kraf ürünleri, kaliteli yapıları ve uygun fiyat avantajları nedeniyle başta öğrenciler ve ofis çalışanları olmak üzere pek çok kesimden kullanıcı tarafından büyük ilgi görmekte.  

Esselte 623914 Speedbox Arşiv Kutusu 33.4 x 30.1 x 39.2 cm – Beyaz

Listemizin ikinci sırasında, Esselte 623914 Speedbox arşiv kutusu 33.4 x 30.1 x 39.2 cm – beyaz var. Kapasitesi 5 adet 75 mm klasör olan bu ürünler, karton arşiv kutusu türünün klasik örneklerinden biri konumunda. Öyle ki, bu ürünleri pek çok ofis veya işyerinin arşivinde görebilirsiniz. Ürünlerin entegre kapak sistemine sahip olması ve tümüyle geri dönüştürülmüş oluklu kartondan üretilmesi, en önemli tercih nedenleri arasında. Sunumlar ve toplantılar için gerekli malzemeleri veya yüksek adette dokümanı taşımak için en ideal ürünlerden biri olan bu ürünler, güçlendirilmiş taban ve yan kısımlarıyla da oldukça beğenilmekte.  

MAS 8202 Arşiv Kutusu 32 x 24.5 x 7 cm 10 Adet – Kahverengi

Listemizin üçüncü sırasında, MAS 8202 arşiv kutusu 32 x 24.5 x 7 cm 10 adet – kahverengi var. Kırtasiye sektöründe 50 yıllık bir deneyime sahip olan MAS markası, ülkemizin yanı sıra 40’tan fazla ülkede ürünleriyle kullanıcıların işlerini kolaylaştırıyor. Ürün çeşitleri içinde arşiv kutularının yanı sıra ataşlar ve kıskaçlar, bant kesiciler, makas, zımba ve zımba telleri, ofis gereçleri, perfore metal ürünler gibi çok sayıda ürün çeşidi mevcut. Eğer küçük bir arşiv kutusuna ihtiyacınız varsa, bu ürünler iyi bir seçim olabilir. Kapasitesi 600 sayfa A4 olan bu ürünlerin paket içi miktarı 10 adet.  

Ofix’te satışı devam eden diğer arşiv kutusu çeşitlerini arşiv kutuları kategorisinde inceleyebilirsiniz.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…