İş hayatımız her geçen gün biraz daha dijitalleşiyor. Kullandığımız ofis araçlarının yanı sıra iletişim şekillerimiz ve iş ilişkilerimiz de değişiyor. Ülkemizde yıllık brüt satış hasılatı 10 milyon liranın üzerinde olan tüm vergi mükelleflerinin 1 Ocak 2017 tarihinden itibaren e-fatura sistemine geçmesi zorunlu hale getirildi. Siteme kayıt yaptıran kullanıcıların sayısı her geçen gün artıyor. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, e-fatura konusunu ele alacağız ve sistemin nasıl işlediği hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız.

Dijital Dönüşüm ve E-Fatura

Teknoloji çağının sunduğu fırsatlar, iş hayatımızı büyük ölçüde kolaylaştırıyor. Kullandığımız araçlar, kurduğumuz iletişim şekilleri ve iş ilişkilerimiz, dijital teknoloji sayesinde hem nitelik, hem de nicelik bakımından önemli değişimlere sahne oluyor. Ofiste dijital dönüşüm konusunda ilgi ve duyarlılıklar her geçen gün artıyor. Teknoloji çağında işletmelerin başarısı, tüm departmanlarıyla bu dönüşüme ayak uydurmalarıyla yakından ilişkili.

2000’li yıllarda internetin yaygınlaşmasıyla birlikte pek çok işimizi internet üzerinden yapmaya başladık. Akıllı cihazların gelişmesine paralel bir şekilde, ülkemizde e-ticaret sektörü hızlı bir gelişim ivmesi yakaladı. Hız ve zaman yönetimi konusunda büyük fırsatlar sunan internet, işletmelerin vergi yükümlülüklerini yerine getirmesini de büyük ölçüde kolaylaştırdı. İnternet üzerinden verilen beyanname ve bildirimler sayesinde muhasebe departmanlarının iş yükü önemli ölçüde azaldı. Ödemelerin de internet üzerinden kolayca yapılması sayesinde vergi mükellefleri artık vergi dairesine neredeyse hiç gitmeden yükümlülüklerini yerine getirebilmekte.

Kısaca ifade etmek gerekirse e-fatura, zorunlu elektronik fatura kapsamına giren vergi mükellefleri tarafından elektronik ortamda düzenlenen faturalardır. Bu faturalar elektronik ortamda düzenlendiği gibi, bunların müşteriye iletilmesi ve muhafaza edilmesi de elektronik ortamda gerçekleşiyor. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında kağıt faturalarla aynı bilgileri ihtiva eden e-faturalar, hukuki bakımdan da aynı niteliklere sahip. Fakat fatura basma ve gönderme maliyetlerini ortadan kaldıran bu faturalar, istenilen bilgilere e-arşiv üzerinden hızlı ve kolay bir şekilde ulaşım imkanı sunuyor ve kurumsal ilişkileri daha güvenli şekilde sürdürmeyi sağlıyor.

E-fatura gönderme yükümlülüğü kimleri kapsıyor?

Elektronik fatura uygulamasına göre sisteme kayıtlı mükelleflerin birbirlerine elektronik ortamda fatura düzenlemesi ve bunları elektronik ortamda göndermesi yasal bir zorunluluk. Bu uygulama, yakın bir döneme kadar yalnızca anonim ve limited şirketlerin yararlandığı bir uygulamaydı. Fakat zamanla kapsamı genişletildi ve Vergi Usul Kanunu‘na göre fatura düzenlemek zorunda olan tüm mükelleflerin yararlanabileceği bir sistem halini aldı. Bu sistemden artık yalnızca şirketler değil, fatura yükümlülüğü bulunan tüm ticaret erbabı da yararlanabiliyor. 

Ülkemizde ilk olarak 2012 yılında kullanılmaya başlanan e-fatura sisteminde madeni yağ lisansına sahip vergi mükellefleri ile kolalı gazoz, alkollü içki, tütün ve tütün mamulleri imal veya ithal edenler arasında 25 milyon lira ve üzeri brüt satış hasılatına sahip mükellefler için e-fatura kullanma zorunluluğu getirilmişti. 2015 yılının Haziran ayında kapsamı genişletilen bu sistemde, hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 10 milyon lira ve üzerinde olan vergi mükelleflerinin 1 Ocak 2017 tarihinden itibaren e-fatura kullanması zorunlu hale getirildi. Bu konuda yükümlülüğü bulunmayan ve sisteme kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ise kağıt fatura kullanmaya devam edebilirler. Fakat e-faturaların yakın bir gelecekte tüm firmalar için zorunlu hale getirilmesi gündemde.

E-fatura uygulamasına nasıl geçilir?

Bu uygulamaya geçmek için portal, entegrasyon veya özel entegrasyon yöntemlerinden birini kullanabilirsiniz. Bunlar içinde portal yöntemi, en kolay ve maliyetsiz yöntemdir. Nitekim bu yöntem, GİB’in e-fatura sistemini tanıtmak ve yaygınlaştırmak için fatura adedi yüksek olmayan işletmelere sunduğu pratik bir çözüm. www.efatura.gov.tr adresini kullanarak sisteme kayıt olabilir, portal üzerinden e-faturanızı düzenleyebilirsiniz.

Entegrasyon yöntemi, yeterli bilgi işlem altyapısına sahip vergi mükelleflerinin kendi sistemlerini GİB’in sistemine entegre etmesiyle kullanılıyor. Özel entegrasyon yöntemi ise gerekli niteliklere sahip özel bir entegratör yardımıyla e-faturalar alıp göndermeye olanak sağlıyor. Maliye tarafından onay verilmiş özel entegratör yazılımı ve donanımıyla muhasebe sisteminizden gerekli bilgiler bu yöntemle kolayca alınıp faturalar hazırlanıyor.

Bu arada, şu önemli hatırlatmaları da yapalım. Bu yöntemleri birlikte kullanmanız mümkün değil, aynı anda yalnızca bir yöntemi kullanabilirsiniz. Sisteme geçtikten sonra, e-faturaya tabi firmalara e-fatura; tabi olmayan firmalara ise kağıt fatura kesmeniz gerekiyor. Bu sistemle keseceğiniz tüm e-faturalar, mali mühürle iletiliyor ve bu mühürleri 3 yılda bir yenilemeniz gerekiyor.

E-faturanın avantajları nelerdir?

Ticaretin her alanında olduğu gibi e-ticaret alanında da müşteri sayısı ve alışveriş hacmi her geçen gün artıyor. Bu durum karşısında e-faturalar, pek çok kolaylığı beraberinde getiriyor. Her şeyden önce, şirkete ciddi bir tasarruf imkanı sunuyor. Çevre dostu bir uygulama olması nedeniyle fatura basmak için gerekli kağıt ve mürekkep ile posta işlerinde kullanılan zarf ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkıyor. Faturaların hazırlanma süresi kısaldığı için zamandan da tasarruf sağlanıyor, tahsilatlar veya mutabakatlar hızlanıyor. Bu sistemde faturaların kaybolma riski yok. Eski faturalara ulaşmak ise basit birkaç işlemle kolayca gerçekleşiyor.

E-defter nedir?

E-faturaların işlenmesi ve korunması e-defterler üzerinden sağlanıyor. E-defterlere kaydedilen e-faturalar, gerektiğinde yine e-defterler üzerinden ibraz ediliyor. E-fatura sistemine zorunlu olarak geçen vergi mükelleflerinin e-defter uygulamasına da geçmesi yasal bir zorunluluk. E-defter uygulamasında yalnızca yevmiye defteri ve defteri kebir yer almakta. Envanter defteri, karar defteri, müzakere defteri, pay defteri gibi defterler ise e-defter kapsamına girmiyor. E-fatura sistemine geçip e-defter kullanmaya başladıysanız, yevmiye defteri ve defteri kebirde tuttuğunuz muhasebe kayıtlarınızı kağıt ortamında saklamanıza gerek yok.

E-arşiv nedir?

Vergi mevzuatımıza göre internet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan ve brüt satış hasılatı 5 milyon lira ve üzerinde olan vergi mükellefleri, 1 Ocak 2017 tarihinden itibaren e-arşiv uygulamasını kullanmak zorunda. E-arşiv uygulaması, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde faturanın elektronik ortamda oluşturulması, muhafaza edilmesi, ibrazı ve raporlanmasını kapsayan bir uygulama. Bu uygulamadan yararlanmak isteyen vergi mükelleflerinin öncelikle e-fatura sistemine kayıt olması gerekiyor.

E-arşiv faturası nedir?

E-fatura sistemi ülkemizde henüz yeni bir sistem olduğu için, bazı kafa karışıklıklarına da yol açabiliyor. Sistemle ilgili en sık karıştırılan konulardan biri e-fatura ile e-arşiv faturası arasındaki farklardır. Kısaca ifade etmek gerekirse e-fatura, yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı vergi mükelleflerine kesilebilir; e-arşiv faturası ise e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere gönderilen faturadır. Başka deyişle e-arşiv faturası, aslında yeni bir belge türü olmayıp kağıt faturalarla aynı kapsamda değerlendirilmektedir. E-arşiv faturasının e-faturadan bir diğer farkı da GİB üzerinden alıcısına ulaştırılmamasıdır. Bu faturalar ayrıca, istenirse kağıt olarak da müşteriye teslim edilebilir.

E-fatura konusunu ele aldığımız ve sistemin nasıl işlediği hakkında faydalı bilgiler paylaştığımız bu yazımızı bitirmeden önce, konuyla ilgili daha geniş bilgi ve yasal mevzuata www.efatura.gov.tr adresinden kolayca ulaşabileceğinizi hatırlatalım.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…