Sunum yapmak, eğitim ve iş hayatımızın ayrılmaz parçalarından biridir. İyi hazırlanan ve başarıyla gerçekleştirilen sunumlar, bilgilerin yayılması ve davranış tarzı değişikliğinin sağlanmasında büyük bir rol üstlenir. İyi bir sunum yapabilmek için kişinin okuma, yazma, konuşma ve dinleme becerilerini geliştirmesi çok önemli. Sunum becerisi ayrıca, iyi bir yönetici olmanın temel koşullarından biridir. Kariyer yönetimi konusunda başarılı olmak istiyorsanız, sunum yaparken ne gibi zorluklar yaşadığınızı tespit etmeli, sunum becerilerinizi mutlaka geliştirmelisiniz. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, sunum yaparken nelere dikkat etmek gerektiği konusunu ele alacağız.

Sunumunuzun hazırlık aşamasına çok önem vermelisiniz.

Sunum yapmak, topluluk önüne çıkıp konuşmaktan ibaret değildir. Sunumunuzu ne kadar iyi hazırlarsanız, o kadar iyi sonuçlar elde edebilirsiniz. Sunum hazırlamada en önemli konu ise slayt oluşturmadır. Slaytlar için Powerpoint veya Keynote programlarından yararlanabilirsiniz. Slaytlarınızı en güzel şekilde oluşturmanızı sağlayacak pek çok özellik, bu programlarda zaten mevcut. Sunumunuzun hedef kitlesi çocuklarsa veya görsel açıdan sade ve basit slaytlar kullanmayı tercih ediyorsanız, Prezi programından da yararlanabilirsiniz.

Slaytlarınızı oluşturmadan önce, sunumunuzun iyi bir planını yapmış olmalı, slayt akışı için belirli bir taslak hazırlamalı, konu başlıklarını mutlaka önceden belirlemelisiniz. Slaytlarınızda renk seçimi, yazı stili ve büyüklüğü, grafik ve efekt kullanımı, arka plan ve görselleştirmelere büyük özen göstermelisiniz. Sunumunuzda vermek istediğiniz mesajların içeriğine ve önem derecesine uygun renkler seçerseniz, etkileyicilik düzeyini arttırabilirsiniz. Renk seçiminde ayrıca, birbirine yakın renkler kullanmak yerine zıt renkler kullanmalı, farklı kontrastlardan yararlanmalısınız.

Slaytlarınızda ayrıca, yazı stili seçimine de büyük özen göstermeli, okumayı güçleştiren karmaşık fontlar kullanmamalısınız. Seçtiğiniz fontu tüm slaytlarda kullanmalı, slaytlarınızda farklı fontlar kullanarak dikkat dağıtmamalısınız. İtalik, kalın ve altı çizili yazı seçeneklerini de fazla kullanmamalı, yalnızca çok önemli kısımlar için bu özelliklerden yararlanmalısınız. Font büyüklüğü ise ne fazla küçük, ne de fazla büyük olmalı. Slaytlarınızda yazıları görsellerin üzerine yazmaktan kaçınmalı, anlatacağınız her şeyi yazıya geçirmemelisiniz.

Grafikler ve efektler konusunda da yine, fazla abartıya kaçmamalı, yalnızca özel durumlarda bunlardan yararlanmalısınız. Anlaşılmayı zorlaştıran arka planlar kullanmaktan kaçınmalı, görselleştirmelerde aşırılığa kaçmamalısınız. Abartılı arka planlar ve görseller kullanırsanız, dinleyicilerin dikkatlerini konu üzerinde toplamaları zorlaşır. Görsellerin sayısına da dikkat etmeli, olması gerekenin altında veya üzerinde görsel kullanmamalısınız. Olması gerekenden daha az görsel kullanırsanız, slaytlarınızın etkileyicilik gücü azalır. Fazla görsel kullanmak ise dikkatin dağılmasına yol açar.

Heyecanınızı kontrol altında tutmalısınız.

Topluluk önünde bir şeyler yapmaya alışkınsanız, sunum sırasında daha az heyecanlanır, heyecanınızı kontrol altına almakta zorlanmazsınız. Hatta, kendinizi sunum yapıyor gibi hissetmekten çok, arkadaşlarınızla sohbet ediyormuşsunuz gibi hissedebilirsiniz. Fakat alışkın değilseniz, kendinizi mutlaka sunumunuza psikolojik açıdan hazırlamalısınız. Sunum sırasında aşırı heyecanlanmak, performansınızı olumsuz yönde etkileyecek ve sunumunuzun başarısına zarar verecektir.

Heyecanınızı kontrol altında tutmak için, bu sunumun sizin için ne anlam ifade ettiğini ve size hangi fırsatları sunabileceğini sürekli aklınızda bulundurmalısınız. Bu sayede, kendinizi şartlara daha kolay adapte ederek heyecanınızı kontrol altında tutabilirsiniz. Bu yeterli olmuyorsa ve heyecan düzeyiniz hep yükseklerde seyrediyorsa, birkaç yudum su içebilir ve dinleyicilere soru sorabilirsiniz. İnteraktif bir yaklaşım sergilerseniz hem heyecanınızı daha kolay kontrol altına alabilir, hem de sunumunuzu daha keyifli hale getirebilirsiniz.

Beden dilinizi etkin bir şekilde kullanmalısınız.

İş hayatında beden dilinden etkin bir şekilde yararlanırsanız, başarı düzeyinizi kolayca yükseltebilirsiniz. Sözlü iletişimde beden dilinin gücü, sözcüklerden çok daha yüksek bir düzeyde. Başka deyişle, ne kadar güzel ve etkileyici slaytlar hazırlamış olursanız olun, sunum sırasında beden dilinizi etkin bir şekilde kullanmazsanız başarı düzeyiniz sınırlı kalacaktır. Fakat diğer taraftan, sunumunuzun etki gücünü arttırmak adına beden dili kullanımında abartıya kaçarsanız, dinleyicilerin hem dikkati dağılacak, hem de bu tür abartılı davranışları kendilerine yönelik bir saldırı gibi algılayacaklardır. Bu gibi hassas konularda abartı ve aşırılıklardan kaçınmalı, ölçülülüğünüzü hiçbir zaman kaybetmemelisiniz.

Sunum sırasında beden dilinizi etkin bir şekilde kullanmak için, olabildiğince dik durmaya çalışmalı, vücut ağırlığınızı iki tarafa dengeli bir şekilde dağıtmalısınız. Ayaklarınızı birbirine paralel şekilde tutmalı, ayak açıklığınızı omuz genişliğinizle sınırlamalısınız. Ellerinizi kullanım şeklinize büyük özen göstermeli, ellerinizi cebinize sokmaktan olabildiğince kaçınmalısınız. Ellerinizi kullanmak konusunda herhangi bir sıkıntı çekiyorsanız, elinize bir kalem veya gözlük alabilir ya da sunum kumandasından yararlanabilirsiniz. Ayrıca, kıyafet seçiminize de dikkat etmeli ve beden dilinizi kullanmanızı zorlaştıran kıyafetler giymemelisiniz.

Dinleyicilerin gözlerine bakmayı ihmal etmemelisiniz.

İletişim sırasında karşıdaki kişiyle göz teması kurmak, iletişimin olumlu yönde seyretmesine büyük katkı sağlıyor. Sunum yaparken yere veya yukarıya bakmaktan kaçınmalı, dinleyicilerle göz temasını korumalısınız. Göz teması sırasında, dinleyicilere kesinlikle dik bakışlar yöneltmemeli, hafif tebessümle bakmalısınız. Sunumunuzu eğer yazılı bir metinden okuyarak yapacaksanız, arada sırada kafanızı kaldırıp dinleyicilere bakmalı, sıkılanlar (hatta uyumaya başlayanlar) varsa sunum metninizin bir kısmını kısaca özetleyerek sunumunuza sohbet havası katıp dikkatlerini çekmelisiniz.

Fazla hareket etmemelisiniz.

Sunum yapmak için farklı mekanlar kullanılabilmekte. Şirket içi toplantılarda daha çok toplantı odası veya salonları kullansak da bazen daha kalabalık ortamlarda sunum yapmamız gerekebiliyor. Hangi ortamda olursa olsun, sunumumuzun başarısı için mekanı etkin bir şekilde kullanmalı, mekanda sabit durmak yerine biraz hareket etmeli, fakat abartıya kaçmamalıyız. Küçük mekanlarda hareket miktarınızı sınırlı tutmalı, büyük mekanlarda ise sürekli hareket etmekten kaçınmalısınız. Hareket sırasında mekanı eşit şekilde kullanmalı, tek bir alana odaklanmamalısınız.

Sürenizi aşmamalısınız.

Sunum yaparken karşılaşılan en önemli sorunlardan biri de süreyi aşmak oluyor. Bu sorun esasen, sunumun hazırlık aşamasında gereken özen ve titizliğin gösterilmediğini düşündürür. Slaytlarınızı sunum sürenize uygun şekilde hazırlarsanız, süre aşımı sorununu yaşamazsınız. Sunumunuzu belirlenen süre içinde bitirebilecekken uzatma eğilimi içine giriyorsanız, bunun da doğru bir tutum olmadığını belirtelim. Unutmayın ki, sunumlarda ne çok şey bildiğinizi değil, bilginizi ne şekilde kullandığınızı göstermeniz gerekir. Belirlenen süre içinde sunumu bitirebilmek, konuya hakimiyetiniz ve bilgiyi kullanma gücünüz hakkında olumlu bir imaj uyandıracaktır.

Soruları iyice dinlemeli, doyurucu cevaplar vermelisiniz.

Sunumunuzu tamamladıktan sonra, dinleyicilerden mutlaka soru gelecektir. Bu noktada en sık karşılaşılan hata, dinleyicinin sorusunu tamamlamadan cevap hazırlamaya çalışmak oluyor. Soru iyi anlaşılmadığı için verilen cevaplar, dinleyiciyi çoğu zaman tatmin etmiyor. Soru sorulurken, vereceğiniz cevabı düşünmek yerine soruya odaklanmalısınız. Uzun ve karmaşık bir soruyla karşılaşırsanız ya da ne cevap vereceğinizi bulmakta güçlük çektiğiniz anlarda, dinleyiciye kısa bir geri bildirimde bulunabilirsiniz. Cevap verirken, soruyu asla geçiştirmeye çalışmamalı, ikna edici açıklamalar yapmalısınız. Soru size ne kadar saçma ve anlamsız gelirse gelsin, soruyu mutlaka dinlemeli ve cevap verirken karşınızdaki kişiye yönelik itibar zedeleyici tutumlar içine girmemelisiniz.

Editörün Tavsiyesi: Mühlen R400 Sunum Kumandası

Sunum yaparken nelere dikkat etmek gerektiği konusunu incelediğimiz bu yazımızı bitirmeden önce, online ofis marketiniz Ofix’in verilerine göre ofislerin en sık sipariş verdiği sunum kumandası olan Mühlen R400 sunum kumandası ürünümüzü kısaca tanıtmak istiyoruz. Mühlen markasının en çok satan sunum kumandası olan bu ürünler, 15 metreye kadar kullanılabiliyor. Pil göstergesi sayesinde, sunumunuzun yarıda kalmasını engelleyebilir, yumuşak dokulu gövdesi sayesinde bu ürünleri kolayca kullanabilirsiniz. 2 adet kalem pille çalışan bu ürünler, USB alıcısı sayesinde PC, Mac ve TV’ye takılıp kolayca kullanılabilmekte. 

Ofix’te satışı devam eden diğer sunum ürünlerini, sunum cihazları ve aksesuarları kategorisinden inceleyebilirsiniz.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…