Bizi Takip Edin

Lifestyle

Ofiste kağıt israfını önlemek için neler yapmak gerekir?

Yayınlandı

tarihinde

Ofiste kağıt israfını önleme yolları Ofix Blog'da...

Malumunuz, kurdaki son dalgalanmalardan en fazla etkilenen ürünlerin başında kağıt ürünleri geliyor. Ofislerin en çok ihtiyaç duyduğu ürünlerden biri olan fotokopi kağıtları, aynı zamanda da ofislerde en fazla israf edilen ürünlerden biri. Ofis bütçesinde tasarruf yapmak ve ofis giderlerini azaltmak için işe ilk önce kağıt israfını önlemekten başlamak doğru bir adım olacaktır. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, ofiste kağıt israfını önleme yolları hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız.

Belgelerinizi dijitalleştirmelisiniz.

İçinde yaşadığımız teknoloji çağı, belge yönetimi konusunda pek çok alternatif sunuyor. Dijital dönüşüm sayesinde teknolojiye ayak uyduran işletmeler, gereksiz zaman ve emek kaybının önüne geçmekte ve işletme giderlerinde ciddi oranda tasarruf sağlamakta. Ofisinizde dijital dönüşüm sağlar ve dijital belge kullanımına gereken özeni gösterirseniz, hem kağıt tasarrufu konusunda, hem de istediğiniz belgelere hızlıca ulaşmak konusunda büyük başarılar kaydedebilirsiniz. Ofisinizde oluşturacağınız dijital arşivler ve bulut depolama servisleri, nerede olursanız olun bu belgelere online olarak ulaşmanızı sağlayacaktır. Bu nedenlerle, ofiste kağıt israfını önleme yolları listemizin ilk sırasına belgelerin dijitalleştirilmesini koyuyoruz.

Zorunlu olmadıkça çıktı almamalısınız.

Ofiste kağıt israfının en önemli nedenleri arasında gereksiz çıktılar ilk sıralarda yer alıyor. Çoğu zaman iş takibini kolaylaştırdığı düşüncesiyle alınan gereksiz çıktılar, ofis harcamaları içinde büyük masraflara yol açmakta. Ofiste yalnızca kağıt israfına değil, aynı zamanda kartuş ve toner israfına da yol açan gereksiz çıktılar, geri dönüşüme kazandırılmadığı zaman ülke ekonomisi açısından da büyük bir kayıp. Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde gereksiz çıktı almamak konusunda tüm çalışanların bilinçlendirilmesi çok önemli. Hatta işi sıkı tutup, şirket anayasanıza hangi durumlarda çıktı alınabileceğine dair maddeler ekleyebilir, konuyu takip etmesi için ilgili kişilere yetki verebilirsiniz. Ve tabii, dijital ortamlarda belge kullanımı ve yönetimi konusunda personel eğitimlerini de sıkı tutmalısınız. Bu gibi eğitimler, basit bir davranış tarzı değişikliğiyle büyük farklılıklar yaratabilmekte.

Fotokopi makinesi ve yazıcılara erişimi sınırlandırmalısınız.

Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde en etkili olanlarından biri de fotokopi makinesi ve yazıcıları kullanma yetkisinin yalnızca belli kişilerde olmasıdır. Eğer kalabalık bir ofisiniz varsa ve üstelik her odada ya da masada bir yazıcı varsa, kağıt israfının yanı sıra kartuş ve toner israfıyla da baş etmek hakikaten çok güç olacaktır. Bu gibi ortamlarda yalnızca iş için değil, aynı zamanda özel amaçlarla da çıktı almak maalesef sık rastlanan bir durum. Gün içinde gereksiz çıktılarla ilgili yapılan uyarılar çoğu zaman yetersiz kaldığı gibi, bazen tartışmalara da sebebiyet verebiliyor. Bu gibi durumların önüne geçmek için, ofiste bir baskı odası yaratmak ve fotokopi makinesi ile yazıcı kullanma yetkisini belli kişilere vermek etkin bir çözüm olacaktır.

Çıktı almadan önce belgenizi iyice kontrol etmelisiniz.

Ofislerde kağıt israfının en önemli nedenlerinden biri de çıktı alınması gereken belgelerin yeterince kontrol edilmeksizin yazıcıya gönderilmesi. Bu konuda özellikle de kağıt tüketimi fazla olan muhasebe, pazarlama, hukuk ve insan kaynakları departmanlarının çok daha dikkatli olması gerekmekte. Üstelik, belge üzerinde basit bir şerit düzeltici ile sağlanabilecek düzeltme için çıktının yeniden alınması gibi durumlar kağıt israfını arttırmakta. Oysa piyasada, kuruma süresi gerektirmeyen, mükemmel kapatıcılık özelliğine sahip ve tüm kağıt türlerinde kullanılabilecek birbirinden güzel şerit düzelticiler bulmak mümkün. Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde ilgili departmanları, çıktı almadan önce belgelerin tüm kontrollerini yapmaları ve basit hataları şerit düzelticilerle düzeltmeleri konusunda bilinçlendirebilirsiniz.

Çıktı alırken kağıdın iki tarafını da kullanmalısınız.

Ofisinizde iyi bir fotokopi makinesi veya yazıcı kullanıyorsanız, çift taraflı yazdırma özelliği mutlaka vardır. Tek taraflı çıktılar, ofiste hem kağıt israfını arttırır, hem de arşivlerde daha fazla yer tutar ve gereksiz bir ağırlık yaratır. Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde çıktı almanız gereken durumlarda, kağıdın mutlaka her iki tarafını da kullanmalısınız. Kağıt gramajı olarak en az 80 gram ve üzeri fotokopi kağıtları, çift taraflı kullanımlar için uygun özelliktedir. Daha düşük gramajda kağıt kullanmak, kağıdın arkasında istenmeyen görüntülerin oluşmasına ve toplamda daha fazla masraf çıkmasına yol açar. Çıktı alırken kağıdın her iki yüzünü de kullanırsanız, kağıt masrafınız yarı yarıya düşecektir. Çıktı aldığınız cihazın çift taraflı baskı özelliği yoksa, biraz zahmete katlanıp diğer yüze baskı yapmak için ellerinizi kullanabilirsiniz.

Tek taraflı çıktılarınızın diğer yüzünü tekrar kullanmalısınız.

Ofiste aldığımız çıktılar normal şartlar altında işle ilgili olup herhangi bir gizlilik taşımaz. İstisnai durumlar dışında, tek taraflı çıktı almışsanız işi biten belgelerin diğer yüzünü kullanmalı veya baskı odasında tekrar kullanıma kazandırmalısınız. Gelişmiş özelliklere sahip fotokopi makinelerinde normal kağıt koyma yerlerinin yanında, bypass denilen özel kısımlar bulunmakta. İşi biten tek taraflı çıktıları fotokopi makinenizin bypass ünitesine yerleştirirseniz tekrar kullanımını sağlayabilirsiniz. Bu tür bir farkındalık, ofiste kağıt masrafınızı azaltmanıza ciddi bir katkı sağlayacaktır.

Toplantı notlarınızı ve sunumlarınızı dijital olarak paylaşmalısınız.

Ofiste kağıt israfının en önemli nedenlerinden biri de toplantı notları ve sunumların dijital olarak paylaşılmamasıdır. İş hayatının ayrılmaz bir parçası olan toplantılara notebookunuzla girerseniz, not almak istediğinizde teknolojinin imkanlarından yararlanabilirsiniz. Toplantı sonuçları için de kağıt kullanmaya gerek yok aslında. Katılımcılardan biri, toplantı sonuçlarını ve alınan kararları diğer katılımcılara e-posta yoluyla gönderebilir. Aynı şekilde, hazırladığınız sunumların çıktısını alıp katılımcılara dağıtmak yerine, sunum dosyanızı PDF formatına dönüştürüp katılımcılara e-postayla yollayabilirsiniz. Bu gibi basit önlemler, ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde hem çok basit, hem de oldukça etkili yöntemlerdir.

Ortak alanlara geri dönüşüm kutuları yerleştirmelisiniz.

Ofiste kağıt israfı yalnızca kağıt kullanımı sırasında değil, aynı zamanda işi biten belgelerin atılması sürecinde de yaşanmakta. Her iki yüzü de kullanılmış ve arşivlik değeri bulunmayan belgeleri çöpe atmak yerine geri dönüşüm kutuları sayesinde ayrıştırarak ülke ekonomisine kazandırabilirsiniz. Bu sayede pek çok ağacın hayatını kurtarabilir, daha temiz bir çevre için yapılan çalışmalara destek olabilirsiniz. Ofisinizi yeşil ofis haline getirecek bu gibi basit önlemler, ekolojik ayak izinin azaltılmasına büyük katkı sağlayacaktır. 

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…

Okumaya Devam Et
1 Yorum

1 Yorum

  1. Sıfır Atık Kutuları

    24 Kasım 2020 saat 16:04

    Sıfır atık projesi kapsamında sıfır atık geri dönüşüm kutuları hakkında web sitemizi ziyaret edebilirsiniz.

Yorum Bırak

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir


Beyaz Yakalım

İş İlanlarına Başvuruyorum Ama Geri Dönüş Alamıyorum: Sebebi Ne Olabilir?

Yayınlandı

tarihinde

Yazar:

İş arama sürecinde birçok adayın yaşadığı ortak bir durum vardır: Onlarca hatta yüzlerce iş ilanına başvuru yapılır ancak geri dönüş alınamaz.

Bu durum zamanla motivasyon kaybına ve “Acaba bir yerde yanlış mı yapıyorum?” sorusunun ortaya çıkmasına neden olur.

Aslında geri dönüş alamamanın birçok farklı sebebi olabilir. Gelin en yaygın nedenlere birlikte bakalım.

1. CV’niz Pozisyona Uygun Olmayabilir

Birçok aday aynı CV ile farklı pozisyonlara başvuru yapıyor.

Ancak her pozisyonun beklentileri farklıdır. İşverenler, aradıkları niteliklerle örtüşen deneyim ve becerileri CV üzerinde görmek ister.

Başvuru yapmadan önce CV’nizi ilgili pozisyona göre güncellemeniz büyük avantaj sağlayabilir.

2. Profil Bilgileriniz Eksik Olabilir

İşverenler yalnızca CV’ye değil, adayın genel profiline de dikkat eder.

Eksik iletişim bilgileri, yetersiz açıklamalar veya güncel olmayan deneyimler adayın değerlendirilmesini zorlaştırabilir.

Profilinizin güncel ve eksiksiz olması önemlidir.

3. Başvurduğunuz Pozisyonlar Deneyiminizle Uyuşmayabilir

Bazen adaylar, deneyim seviyelerinin çok üzerinde veya tamamen farklı alanlardaki pozisyonlara başvuru yapabiliyor.

Bu durum geri dönüş alma ihtimalini azaltabilir.

Başvuru yaparken iş ilanındaki kriterleri dikkatlice incelemek ve kendi yetkinliklerinizle karşılaştırmak faydalı olacaktır.

4. Çok Fazla Rekabet Olabilir

Bazı ilanlara yüzlerce hatta binlerce başvuru yapılabiliyor.

Bu durumda nitelikli adaylar bile geri dönüş almakta zorlanabilir.

Bu nedenle yalnızca popüler ilanlara değil, size uygun farklı fırsatlara da odaklanmanız önemlidir.

5. Ön Yazı Kullanmıyor Olabilirsiniz

Her zaman zorunlu olmasa da iyi hazırlanmış bir ön yazı sizi diğer adaylardan ayırabilir.

Özellikle neden o şirkette çalışmak istediğinizi ve pozisyona neden uygun olduğunuzu kısa ve net şekilde anlatmanız olumlu etki yaratabilir.

6. Başvurularınızı Takip Etmiyor Olabilirsiniz

İş arama süreci yalnızca başvuru yapmakla bitmez.

Başvurduğunuz pozisyonları takip etmek, profilinizi güncel tutmak ve yeni fırsatları düzenli olarak değerlendirmek gerekir.

Aktif adaylar genellikle daha fazla geri dönüş alma şansına sahiptir.

Umudunuzu Kaybetmeyin

Geri dönüş alamamak her zaman yetersiz olduğunuz anlamına gelmez.

Bazen doğru pozisyon henüz karşınıza çıkmamış olabilir, bazen de yoğun başvuru trafiği nedeniyle süreç beklediğinizden uzun sürebilir.

Önemli olan profilinizi sürekli geliştirmek, başvurularınızı bilinçli yapmak ve kariyer hedeflerinize uygun fırsatları değerlendirmeye devam etmektir.

Unutmayın; başarılı bir kariyer yolculuğu çoğu zaman doğru fırsatla doğru zamanda karşılaşmakla başlar.

Ofix Kariyer olarak adayların yetkinliklerine daha uygun fırsatlarla buluşmasını ve işverenlerin doğru adaylara daha hızlı ulaşmasını destekleyen çözümler geliştirmeyi hedefliyoruz.

Okumaya Devam Et

Lifestyle

Milli Maç Nerede İzlenir? İstanbul’da Ücretsiz Dev Ekran Kurulan Yerler Tam Liste

Yayınlandı

tarihinde

Türkiye’nin heyecanla beklediği milli maç için geri sayım başladı. A Milli Futbol Takımımızın 14 Haziran Pazar günü saat 07.00’de oynayacağı karşılaşma öncesinde İstanbul’un birçok ilçesinde ücretsiz dev ekran etkinlikleri düzenleniyor.

Eğer maçı evde değil, kalabalık bir taraftar atmosferinde izlemek istiyorsanız sizin için İstanbul’daki ücretsiz maç izleme noktalarını derledik.

İstanbul’da Milli Maç Nerede İzlenir?

Arnavutköy

  • Arnavutköy Şehir Parkı
  • Hadımköy İstasyon Meydanı

Ataşehir

  • DasDas Avlu (Rezervasyonlu)

Bağcılar

  • Bağcılar Meydanı

Bahçelievler

  • Bahçelievler Hükümet Konağı Önü

Başakşehir

  • Başakşehir Millet Bahçesi
  • Bahçeşehir Gölet

Bayrampaşa

  • Muratpaşa Kapalı Pazar Alanı

Beşiktaş

  • Zorlu PSM Vestel Amfi (Rezervasyonlu)
  • Akmerkez Dekk Üçgen Teras (Rezervasyonlu)

Beykoz

  • Beykoz Meydanı

Beyoğlu

  • Tersane İstanbul

Büyükçekmece

  • Sahil Demokrasi Parkı Önü
  • Mimaroba Büyük Atatürk Parkı

Çatalca

  • Çatalca Millet Bahçesi

Çekmeköy

  • Şehit Üsteğmen Arif Kalafat Doğa Parkı

Esenler

  • Şule Yüksel Şenler Hanımlar Konağı

Esenyurt

  • Esenyurt Cumhuriyet Meydanı

Eyüpsultan

  • Eyüpsultan Meydanı

Fatih

  • Yedikule Hisarı (Rezervasyonlu)
  • Sepetçiler Kasrı (Rezervasyonlu)

Gaziosmanpaşa

  • Gaziosmanpaşa Cumhuriyet Meydanı

Güngören

  • Güngören Belediye Stadyumu

Kadıköy

  • Kalamış Atatürk Parkı
  • Terminal Kadıköy

Kağıthane

  • Hasbahçe Mesire Alanı

Maltepe

  • Maltepe Park Meydan
  • Hilltown AVM Küçükyalı

Pendik

  • Pendik Sahil Meydanı

Sancaktepe

  • Sancaktepe Meydan Park

Sultanbeyli

  • Sultanbeyli Kent Meydanı

Sultangazi

  • Sultangazi Belediyesi Etkinlik Alanı

Şişli

  • Şişli Camii Önü

Tuzla

  • Tuzla Sahil İTÜ Yanı

Ümraniye

  • 15 Temmuz Şehitler Meydanı

Üsküdar

  • Çamlıca Cami 1071 Konferans Salonu
  • Kandilli Camii Park Alanı
  • Akasya AVM

Zeytinburnu

  • Zeytinburnu 15 Temmuz Meydanı

Maç İzlemeye Gitmeden Önce Bunlara Dikkat

Listede yer alan bazı özel mekanlar rezervasyon sistemiyle ziyaretçi kabul ediyor. Özellikle Zorlu PSM, DasDas, Dekk, Yedikule Hisarı ve Sepetçiler Kasrı gibi alanlarda kapasite sınırlaması bulunabiliyor. Maç günü mağduriyet yaşamamak için ilgili mekanların duyurularını kontrol etmenizi öneririz.

Henüz Açıklama Yapmayan İlçeler

Bazı belediyeler henüz resmi izleme alanlarını duyurmuş değil. Şu an için Adalar, Avcılar, Bakırköy, Beylikdüzü, Kartal, Küçükçekmece, Sarıyer, Silivri ve Şile ilçelerinde resmi açıklama bulunmuyor.

Yeni duyurular geldikçe listemizi güncellemeye devam edeceğiz.

Maç Keyfi İçin Küçük Bir Hatırlatma

Dev ekran etkinliklerine giderken su, güneş gözlüğü ve şapka gibi ihtiyaçlarınızı yanınıza almayı unutmayın. Özellikle sabah saatlerinde oynanacak karşılaşmalarda erken saatlerde etkinlik alanında olmak hem yer bulmanızı hem de atmosferi daha iyi yaşamanızı sağlayacaktır.

Şimdiden iyi seyirler ve bol gollü bir milli maç diliyoruz.

Okumaya Devam Et

Beyaz Yakalım

Ofisteki Gizli Çalışan: Yapay Zeka

Yayınlandı

tarihinde

Eskiden ofiste gizlenen şeyler belliydi.

İş saatinde sosyal medyada geçirilen birkaç dakika, mutfakta uzayan kahve molaları ya da Excel dosyasının arkasına saklanmış bir alışveriş sekmesi…

Şimdi ise yeni bir “gizli yardımcı” var: Yapay zeka.

Üstelik araştırmalar gösteriyor ki çalışanların yaklaşık 5 kişiden 1’i işlerinde yapay zeka kullandığını yöneticilerinden veya ekip arkadaşlarından gizliyor.

Peki ama neden?

Sonuçta yapay zeka kullanmak bugün birçok şirkette internet kullanmak kadar sıradan hale gelmiş durumda. Yine de bazı çalışanlar hazırladıkları raporları, yazdıkları mailleri veya oluşturdukları sunumları yapay zekanın desteğiyle hazırladıklarını söylemek istemiyor.

Sebebi aslında düşündüğümüzden daha basit.

Bir kısmı “İşim kolay görünecek” diye çekiniyor.

Bazıları “Yerime yapay zekayı koyarlar mı?” endişesi taşıyor.

Kimileri ise “Hazıra konmuş gibi görünmek istemiyorum” diye düşünüyor.

Kısacası sorun yapay zekanın kendisinden çok, onun nasıl algılandığında yatıyor.

Oysa işin ilginç tarafı şu:

Şirketler çalışanlarının daha verimli olmasını istiyor.

Çalışanlar daha verimli olmak için yapay zekadan yardım alıyor.

Ama sonra bunu kimseye söylemiyor.

Biraz garip bir denklem gibi duruyor.

Bugün birçok çalışan toplantı notlarını özetletiyor, uzun e-postaları sadeleştiriyor, rapor taslakları hazırlatıyor veya araştırmalarını hızlandırıyor. Yani yapay zeka çoğu zaman işi yapan kişi değil, işi hızlandıran bir yardımcı rolünde.

Tıpkı hesap makinesinin muhasebecinin yerini almaması gibi.

Asıl soru artık “Çalışanlar yapay zeka kullanıyor mu?” değil.

Çünkü kullanıyorlar.

Asıl soru şu:

Şirketler çalışanlarının bunu rahatça söyleyebileceği bir ortam oluşturabiliyor mu?

Belki de geleceğin ofislerinde performans değerlendirmeleri sırasında çalışanlar şu cümleyi kuracak:

“Bu projeyi üç günde bitirdim.”

Ve kimse “Nasıl?” diye sormayacak.

Çünkü cevabı zaten biliyor olacak.

Yapay zeka artık ofisin içinde.

Sadece bazı masalarda hâlâ gizli oturuyor.

Okumaya Devam Et

Trendler