İş hayatımızın büyük bir bölümü dosyaların arasında geçiyor. Yaptığımız çalışmalarla ilgili belgeleri dosyalıyor ve arşive kaldırıyoruz. İhtiyaç halinde dosyalara ulaşıp gerekli belgeleri kolayca bulmak istiyoruz. Dosyalama ve belge yerleştirmede en küçük bir aksaklık, zaman ve emek kaybı açısından büyük sonuçlar doğurabilir. Yanlış dosya sistemleri nedeniyle aradığımız belgeleri bulamamak, kimi zaman mali kayıplara da yol açabilir. Korona döneminde evlere taşınan ofislerde dosyalama sistemleri ve belge yerleştirme konusunda çeşitli sorunlarla karşılaşılabilmekte. Ofix Blog’da bugünkü yazımızda, karışık dosyalarla baş etmenin püf noktalarını ele alacağız, dosyalama sistemleri ve belge yerleştirme hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız. 

Belge nedir?

Belgeyi kısaca, bir iş sonucunda elde edilen bilgilere dair her türlü yazılı, görsel, işitsel ve elektronik materyal şeklinde tanımlayabiliriz. Belgeler ne tür ortamlarda üretilmiş olursa olsun, saklanması gereken materyallerdir. Ulaşılamaması halinde çeşitli kayıplara yol açan belgeler, türlerine uygun dosyalar içinde sınıflandırılır ve saklanır. Türüne ve kullanım amacına uygun dosyalama sistemleri içinde saklanan belgeler, işletmenin verimliliğini arttırır.

Dosya nedir?

Aynı konu hakkındaki belgelerin bir araya gelmesini ve korunmasını sağlayan araçlara dosya denir. Kamuda veya özel sektörde yapılan işler sırasında edinilen belgeler, dosyalar sayesinde arşivlenir. Hangi belgelerin ne şekilde dosyalanacağına ilişkin olarak kurum ve kuruluşların kendi dosya yönergeleri vardır. Bu yönergeler sayesinde, işletmenin kullanacağı dosyalama sistemleri belirlenir ve çalışanlara tebliğ edilir. Dosyalama ve arşivlemeyi gerçekleştiren kişi veya birim, uymak durumunda olduğu dosya yönergesine göre belgeleri sınıflandırır ve arşivler. Dosya yönergesi sayesinde işletmeler, belgelerin dosyalanması ve arşivlenmesi sırasında oluşabilecek hataları azaltır. 

Dosya türleri nelerdir?

Piyasada hemen her amaca uygun pek çok dosya çeşidi bulmak mümkün. Tercih ettiğiniz dosyalama sistemleri için uygun özelliklere sahip dosyalar kullanırsanız zaman ve emek kaybı yaşamazsınız. Dosya türlerini genel olarak poşet dosya veya şeffaf dosya, telli dosya, askılı dosya, kapaklı dosya, körüklü dosya, sıkıştırmalı dosya, geçirmeli dosya, çıtçıtlı dosya ve lastikli dosya şeklinde sınıflandırmak mümkün. Bu dosya türlerine ek olarak klasör dosya, kutu dosya, ipli dosya, delgeçli dosya, evrak dosya, kırtasiye dosya, arşiv dosya, alfabetik dosya, personel özlük dosyası, A4 tutucu dosya ve ofis dosya türlerinden de bahsedilebilir.

Dosya türleri arasında en çok poşet dosyalar, hemen her kesimden kullanıcı tarafından tercih edilen arşivleme araçlarından biridir. Şeffaf ve oldukça ince malzemelerden üretilen poşet dosyalar, belgeleri delmeye gerek olmadan saklamayı sağlar. Belgeleri fiziki etkenlere karşı koruyan poşet dosyalar, kamuda ve özel sektörde kullanılan dosyalama sistemleri içinde daha fazla ilgi görmekte. İş hayatının yanı sıra eğitim hayatında da poşet dosyalar, öğrencilerin en sık kullandığı dosya türleri arasında yer almakta. Poşet dosya klasörü hem ofis çalışanları, hem de öğrenciler için çok iyi bir arşivleme aracıdır. Poşet dosya konulan dosya çeşitleri ile belgeleri sınıflandırma ve korumada hız ve zaman kazanabilirsiniz.

Karışık dosyalarla çalışmanızda zaman ve emek kaybı yaşamak istemiyorsanız, her şeyden önce dosyalama sistemleri ve belge yerleştirme konusunda bilgi sahibi olmalısınız. Tercih ettiğiniz dosyalama sistemlerine uygun dosyalar, belge yönetiminde size büyük kolaylık sağlar. Kullandığınız dosyalama sistemine uygun olmayan dosyalar tercih etmeniz halinde ise para ve emek kaybı yaşayabilirsiniz. Ve tabii, kullandığınız dosyalar dayanıklı materyallerden üretilmiş olmalı. Özellikle poşet dosyalarda bu durum çok önemli. Poşet dosyalar çoğu zaman klasörlerin içine takılarak ve diklemesine kullanıldığı için sırt kısımlarının yeterince güçlü olması gerekir.

Dosyalama şekilleri nelerdir?

Dosyalama şekillerini yatay dosyalama ve dikey dosyalama şeklinde ikiye ayırmak mümkün. Bunlardan yatay dosyalama, belgeleri yatay bir şekilde, üst üste koyarak dosyalamadır. Bu dosyalama şeklinde belgeler raflarda veya arşiv kutuları içinde saklanır. Ofiste veya evde yatay dosyalama şeklini tercih ediyorsanız, kapaklı dosya çeşitleri ve karton dosya çeşitleri daha kullanışlı olabilir. Dikey dosyalama ise dosyaların dik konumda yerleştirilmesiyle sağlanan dosyalamadır. Dikey dosyalama için raflar ve çekmeceli dolaplar tercih edilmekte. Ofiste veya evde dikey dosyalama şeklini tercih ediyorsanız, klasör dosya çeşitleri ve şeffaf dosya klasörü iyi bir seçim olabilir.

Karışık dosyalarla baş edebilmek için dosyalama şeklinize karar verdikten sonra, dosya alımında toplu sipariş yoluna gidebilirsiniz. Özellikle dikey dosyalama şeklinde dosyaların üretildiği materyaller ve markalar önem taşır. Dosyaların sırt kısımlarındaki delikler arasındaki mesafe her ne kadar standart olsa da delik kısımlarının başlangıç noktası farklı markaların ürünlerine göre farklı olabilmekte. Buna bağlı olarak klasör ve diğer arşivleme araçlarında istenmeyen durumlar oluşabilir. Bu gibi durumların önüne geçmek için toplu siparişler iyi bir yöntemdir.

Yatay dosyalama şeklini tercih ediyorsanız, bazı dosya türleri sizin için uygun olmayabilir. Örneğin çıtçıtlı dosyalar, farklı ebatlardaki belgeleri saklamak için kolay ve pratik olsa da yatay dosyalama şekli için uygun değildir. Çıtçıtlı dosyalar piyasaya ilk çıktığı günden beri öğrencilerin ve ofis çalışanlarının gözdesi haline geldi. Fakat bunları arşiv kutusu içinde üst üste yerleştirdiğinizde, çıtçıt kısımları belgelerinizin ve arşiv kutunuzun zarar görmesine yol açabilir. Oysa kapaklı dosyalar, yatay dosyalama şekli için daha uygundur. Kapaklı dosyalar için mahkeme dosyaları ve avukat büro dosyaları iki klasik örneği teşkil etmekte. Kapaklı dosyalar için tercihiniz lastikli dosyadan yanaysa, lastiklerin dayanıklı olmasına dikkat etmelisiniz.

Dosyalama sistemleri nelerdir?

Alfabetik dosyalama sistemi, kronolojik dosyalama sistemi, bölgesel dosyalama sistemi, numaralı dosyalama sistemi, konu esaslarına göre dosyalama sistemi, karma dosyalama sistemi ve sanal dosyalama sistemi şeklinde yedi başlık altında ele almak mümkün.

Alfabetik Dosyalama Sistemleri

Alfabetik dosyalama sisteminde dosyalar, isimleri esas alınarak alfabetik sıraya göre sıralanır. Bu sistemle sıralanacak dosyalar eğer kişi isimlerinden oluşuyorsa, adı değil soyadı esas almak daha yaygın bir tercihtir. Aynı soyadını taşıyan kişi sayısı fazlaysa, dosya isimlerinde iki veya daha fazla harf kullanılabilir. Alfabetik dosyalama sisteminde kullanılan dosya ve klasör çeşitlerinin üzerine tercihen bir veya daha fazla sayıda harf yazılabilir. Bu sistemde tercih ettiğiniz dosya klasör çeşitleri ile arşivinizi ihtiyaçlarınıza göre genişletip daraltabilirsiniz.

Alfabetik dosyalama sistemleri kolay tasarlanır ve kurulur. Kullanımı da oldukça basittir. Dosyalara doğrudan ulaşım imkanı sunduğu için özellikle küçük işletmelerde çalışanlara zaman kazandırır. Alfabetik sıralama gözetildiği için, dosyalama sisteminde genişletme veya daraltma yapılabilir. Fakat bununla birlikte, sıralamada kullanılan soyadı veya diğer isimlerin benzer olması durumunda bazı karışıklıklara yol açabilir. Üstelik, ana gruplar ve alt gruplardaki belge ve dosya sayısının dengeli olmaması nedeniyle bazı harflerde yığılma oluşabilir.

Kronolojik Dosyalama Sistemleri

Kronolojik dosyalama sisteminde dosyaların tarihleri esas alınır. Dosyalanacak dönem nasıl bir zaman dilimine yayılıyorsa, dosyalama sisteminde buna göre yıllar, aylar, haftalar veya günler olmak üzere uygun birimler seçilir. Yıllara göre yapılan sınıflandırmada, ihtiyaca göre aylar, haftalar veya günler için ayrı düzenlemeler de yapılabilir. Kronolojik dosyalama sistemleri daha çok bono ve çek gibi belirli günlerde para alışverişi yapan işletmelerde, bankalarda ve askerlik şubelerinde kullanılmakta.

Ofiste veya evde karışık dosyalarla baş etmek için bu sistemi de değerlendirebilirsiniz. Dosyalayacağınız belgeler eğer belirli bir kronolojiye sahipse dosyalama sırasında bu kronolojiyi gözetebilirsiniz. Kullandığınız belgeler A4 ebatındaysa, A4 dosya klasörü çeşitleri ile belgelerinizi kronolojik olarak sıralayabilirsiniz. Kapaklı klasör dosya çeşitlerini tercih ediyorsanız, bu ürünlerin sırt kısımlarına belgelerin tarihini not edebilirsiniz.

Bölgesel Dosyalama Sistemleri

Bölgesel dosyalama sisteminde belgeler, coğrafi bölgelere göre tasnif edilir. Dosyalama sistemleri içinde coğrafi dosyalama sistemi olarak da anılan bu sistemde kıtalar, ülkeler, iller, ilçeler, mahalle veya köy isimleri ayırt edici unsurlardır. Yerleşim birimlerine dayalı hizmet veren işletmelerde daha çok bölgesel dosyalama sistemleri kullanılır. Örneğin mahalle muhtarlıklarında semt sakinlerinin yerleşim bilgileri site, ada veya parsel şeklinde ayrı ayrı sıralanmış dosyalar içinde saklanır. Kurumsal bilgi ve belge yönetimi açısından avantaj sağlayan bu dosyalama sisteminde düzenleyici klasör dosya çeşitleri hız ve zaman kazandırır. 

Numaralı Dosyalama Sistemleri

Nümerik dosyalama sistemi olarak da bilinen bu sistemlerde dosyalar, belirli birtakım numaralara göre sınıflandırılır. Numaralı dosyalama sistemleri için iki farklı tür mevcut. Bunlardan ilki sıra numaralı, ikincisi ondalıklı dosyalamadır. Sıra numaralı dosyalamada 1’den başlayarak dosyalara istenildiği kadar numara verilir. Örneğin 1-99, 100-199 şeklinde sınıflandırılan dosyalara ilgili belgeler yerleştirilir. Ondalıklı dosyalamada ise alt gruplar oluşturulur. Konularına göre belgeler önce onlu gruplara, ardından alt onlu gruplara ayrılır. Her yeni alt bölümlemede gruba yeni bir rakam eklenir.

Konu Esaslarına Göre Dosyalama Sistemleri

Konu esaslarına göre dosyalama sistemleri bir yönüyle ondalıklı dosyalama sistemleri gibidir. Fakat bu sistemlerde ana konular ve alt konular, onlu sınırlandırmaya bağlı değildir. İhtiyaca göre sistem, yatay veya dikey olarak genişlemeye açıktır. Ana konular, konunun ilk ya da ilk iki harfiyle gösterilir, alt konular ise rakamlarla gösterilir. Örneğin, personel ana konusu içinde P harfini personel için, P-1’i personel ihtiyaçları, P-2’yi intibaklar için kullanabilirsiniz. Bilgi ve belge yönetimi için çeşitli kolaylıklar sağlayan bu sistemi de yine, ofiste veya evde karışık dosyalarla baş etmek için kullanabilirsiniz.

Karma Dosyalama Sistemleri

Kurum ve kuruluşların belge ve bilgi yönetimi alanında bazen tek bir dosyalama sistemi yeterli olmayabilir. Birden fazla dosyalama sisteminin bir arada kullanılmasıyla oluşan karma dosyalama sistemleri, uygulamada işletmelere çeşitli kolaylıklar sağlayabilir. Örneğin, kronolojik dosyalama sistemleri içinde alfabetik sıralama bazen zaman ve emek kaybını önleyebilir. Bölgesel dosyalama sistemi içinde ise kronolojik sıralama daha pratik çözümler yaratabilir.

Sanal Dosyalama Sistemleri

Dijital belgeleri sınıflandırmak ve korumak için sanal dosyalama sistemlerini kullanabilirsiniz. Yaptığınız işin gereği olarak çıktı almanız gerekmiyorsa, dijital belgeleri saklamak için kırtasiye dosya çeşitlerine pek ihtiyacınız yok demektir. Sanal dosyalama sistemleri için çeşitli yazılım ve programları kullanabilirsiniz. Bu sayede ofiste veya evde kırtasiye sarf malzemesi giderlerinizde tasarruf sağlayabilirsiniz.

Editörün Tavsiyesi: Ofix Plastik Klasör Geniş – Mavi

Karışık dosyalarla baş etmenin püf noktalarını ele aldığımız, dosyalama sistemleri ve belge yerleştirme hakkında faydalı bilgiler paylaştığımız bu yazımızı bitirmeden önce, Ofix plastik klasör geniş – mavi ürünümüzü kısaca tanıtmak istiyoruz. Plastik klasörler arşivleme araçları arasında en sık tercih edilen ürünlerden biridir. Ofis ortamının olmazsa olmazlarından biri olan plastik klasörler sayesinde ofis çalışanları, ihtiyaç duydukları bilgi ve belgelere kolayca ulaşabilir. Ofix plastik klasör geniş – mavi ürünümüz, 80 mm sırt genişliğine sahip. Polipropilen kaplama ve metal mekanizmasıyla öne çıkan bu ürünler, ofiste veya evde belgelerinizi sınıflandırmak ve saklamak için iyi bir seçim olabilir. Kurumsal müşterilerimiz için sunduğumuz özel fırsatlardan yararlanmak içinse OfixPlus üyesi olabilirsiniz.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…