Bizi Takip Edin

Lifestyle

Ofiste kağıt israfını önlemek için neler yapmak gerekir?

Yayınlandı

tarihinde

Ofiste kağıt israfını önleme yolları Ofix Blog'da...

Malumunuz, kurdaki son dalgalanmalardan en fazla etkilenen ürünlerin başında kağıt ürünleri geliyor. Ofislerin en çok ihtiyaç duyduğu ürünlerden biri olan fotokopi kağıtları, aynı zamanda da ofislerde en fazla israf edilen ürünlerden biri. Ofis bütçesinde tasarruf yapmak ve ofis giderlerini azaltmak için işe ilk önce kağıt israfını önlemekten başlamak doğru bir adım olacaktır. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, ofiste kağıt israfını önleme yolları hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız.

Belgelerinizi dijitalleştirmelisiniz.

İçinde yaşadığımız teknoloji çağı, belge yönetimi konusunda pek çok alternatif sunuyor. Dijital dönüşüm sayesinde teknolojiye ayak uyduran işletmeler, gereksiz zaman ve emek kaybının önüne geçmekte ve işletme giderlerinde ciddi oranda tasarruf sağlamakta. Ofisinizde dijital dönüşüm sağlar ve dijital belge kullanımına gereken özeni gösterirseniz, hem kağıt tasarrufu konusunda, hem de istediğiniz belgelere hızlıca ulaşmak konusunda büyük başarılar kaydedebilirsiniz. Ofisinizde oluşturacağınız dijital arşivler ve bulut depolama servisleri, nerede olursanız olun bu belgelere online olarak ulaşmanızı sağlayacaktır. Bu nedenlerle, ofiste kağıt israfını önleme yolları listemizin ilk sırasına belgelerin dijitalleştirilmesini koyuyoruz.

Zorunlu olmadıkça çıktı almamalısınız.

Ofiste kağıt israfının en önemli nedenleri arasında gereksiz çıktılar ilk sıralarda yer alıyor. Çoğu zaman iş takibini kolaylaştırdığı düşüncesiyle alınan gereksiz çıktılar, ofis harcamaları içinde büyük masraflara yol açmakta. Ofiste yalnızca kağıt israfına değil, aynı zamanda kartuş ve toner israfına da yol açan gereksiz çıktılar, geri dönüşüme kazandırılmadığı zaman ülke ekonomisi açısından da büyük bir kayıp. Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde gereksiz çıktı almamak konusunda tüm çalışanların bilinçlendirilmesi çok önemli. Hatta işi sıkı tutup, şirket anayasanıza hangi durumlarda çıktı alınabileceğine dair maddeler ekleyebilir, konuyu takip etmesi için ilgili kişilere yetki verebilirsiniz. Ve tabii, dijital ortamlarda belge kullanımı ve yönetimi konusunda personel eğitimlerini de sıkı tutmalısınız. Bu gibi eğitimler, basit bir davranış tarzı değişikliğiyle büyük farklılıklar yaratabilmekte.

Fotokopi makinesi ve yazıcılara erişimi sınırlandırmalısınız.

Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde en etkili olanlarından biri de fotokopi makinesi ve yazıcıları kullanma yetkisinin yalnızca belli kişilerde olmasıdır. Eğer kalabalık bir ofisiniz varsa ve üstelik her odada ya da masada bir yazıcı varsa, kağıt israfının yanı sıra kartuş ve toner israfıyla da baş etmek hakikaten çok güç olacaktır. Bu gibi ortamlarda yalnızca iş için değil, aynı zamanda özel amaçlarla da çıktı almak maalesef sık rastlanan bir durum. Gün içinde gereksiz çıktılarla ilgili yapılan uyarılar çoğu zaman yetersiz kaldığı gibi, bazen tartışmalara da sebebiyet verebiliyor. Bu gibi durumların önüne geçmek için, ofiste bir baskı odası yaratmak ve fotokopi makinesi ile yazıcı kullanma yetkisini belli kişilere vermek etkin bir çözüm olacaktır.

Çıktı almadan önce belgenizi iyice kontrol etmelisiniz.

Ofislerde kağıt israfının en önemli nedenlerinden biri de çıktı alınması gereken belgelerin yeterince kontrol edilmeksizin yazıcıya gönderilmesi. Bu konuda özellikle de kağıt tüketimi fazla olan muhasebe, pazarlama, hukuk ve insan kaynakları departmanlarının çok daha dikkatli olması gerekmekte. Üstelik, belge üzerinde basit bir şerit düzeltici ile sağlanabilecek düzeltme için çıktının yeniden alınması gibi durumlar kağıt israfını arttırmakta. Oysa piyasada, kuruma süresi gerektirmeyen, mükemmel kapatıcılık özelliğine sahip ve tüm kağıt türlerinde kullanılabilecek birbirinden güzel şerit düzelticiler bulmak mümkün. Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde ilgili departmanları, çıktı almadan önce belgelerin tüm kontrollerini yapmaları ve basit hataları şerit düzelticilerle düzeltmeleri konusunda bilinçlendirebilirsiniz.

Çıktı alırken kağıdın iki tarafını da kullanmalısınız.

Ofisinizde iyi bir fotokopi makinesi veya yazıcı kullanıyorsanız, çift taraflı yazdırma özelliği mutlaka vardır. Tek taraflı çıktılar, ofiste hem kağıt israfını arttırır, hem de arşivlerde daha fazla yer tutar ve gereksiz bir ağırlık yaratır. Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde çıktı almanız gereken durumlarda, kağıdın mutlaka her iki tarafını da kullanmalısınız. Kağıt gramajı olarak en az 80 gram ve üzeri fotokopi kağıtları, çift taraflı kullanımlar için uygun özelliktedir. Daha düşük gramajda kağıt kullanmak, kağıdın arkasında istenmeyen görüntülerin oluşmasına ve toplamda daha fazla masraf çıkmasına yol açar. Çıktı alırken kağıdın her iki yüzünü de kullanırsanız, kağıt masrafınız yarı yarıya düşecektir. Çıktı aldığınız cihazın çift taraflı baskı özelliği yoksa, biraz zahmete katlanıp diğer yüze baskı yapmak için ellerinizi kullanabilirsiniz.

Tek taraflı çıktılarınızın diğer yüzünü tekrar kullanmalısınız.

Ofiste aldığımız çıktılar normal şartlar altında işle ilgili olup herhangi bir gizlilik taşımaz. İstisnai durumlar dışında, tek taraflı çıktı almışsanız işi biten belgelerin diğer yüzünü kullanmalı veya baskı odasında tekrar kullanıma kazandırmalısınız. Gelişmiş özelliklere sahip fotokopi makinelerinde normal kağıt koyma yerlerinin yanında, bypass denilen özel kısımlar bulunmakta. İşi biten tek taraflı çıktıları fotokopi makinenizin bypass ünitesine yerleştirirseniz tekrar kullanımını sağlayabilirsiniz. Bu tür bir farkındalık, ofiste kağıt masrafınızı azaltmanıza ciddi bir katkı sağlayacaktır.

Toplantı notlarınızı ve sunumlarınızı dijital olarak paylaşmalısınız.

Ofiste kağıt israfının en önemli nedenlerinden biri de toplantı notları ve sunumların dijital olarak paylaşılmamasıdır. İş hayatının ayrılmaz bir parçası olan toplantılara notebookunuzla girerseniz, not almak istediğinizde teknolojinin imkanlarından yararlanabilirsiniz. Toplantı sonuçları için de kağıt kullanmaya gerek yok aslında. Katılımcılardan biri, toplantı sonuçlarını ve alınan kararları diğer katılımcılara e-posta yoluyla gönderebilir. Aynı şekilde, hazırladığınız sunumların çıktısını alıp katılımcılara dağıtmak yerine, sunum dosyanızı PDF formatına dönüştürüp katılımcılara e-postayla yollayabilirsiniz. Bu gibi basit önlemler, ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde hem çok basit, hem de oldukça etkili yöntemlerdir.

Ortak alanlara geri dönüşüm kutuları yerleştirmelisiniz.

Ofiste kağıt israfı yalnızca kağıt kullanımı sırasında değil, aynı zamanda işi biten belgelerin atılması sürecinde de yaşanmakta. Her iki yüzü de kullanılmış ve arşivlik değeri bulunmayan belgeleri çöpe atmak yerine geri dönüşüm kutuları sayesinde ayrıştırarak ülke ekonomisine kazandırabilirsiniz. Bu sayede pek çok ağacın hayatını kurtarabilir, daha temiz bir çevre için yapılan çalışmalara destek olabilirsiniz. Ofisinizi yeşil ofis haline getirecek bu gibi basit önlemler, ekolojik ayak izinin azaltılmasına büyük katkı sağlayacaktır. 

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…

Okumaya Devam Et
1 Yorum

1 Yorum

  1. Sıfır Atık Kutuları

    24 Kasım 2020 saat 16:04

    Sıfır atık projesi kapsamında sıfır atık geri dönüşüm kutuları hakkında web sitemizi ziyaret edebilirsiniz.

Yorum Bırak

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir


Lifestyle

Eskiden “Çıkıp Alalım” Diyorduk, Şimdi Kargo 1 Gün Gecikince Sinirleniyoruz..

Yayınlandı

tarihinde

Türkiye’de e-ticaret artık sadece “internetten alışveriş” meselesi değil.
İnsanların günlük alışkanlıklarını değiştiren bambaşka bir düzene dönüştü.

Bir dönem internetten sipariş vermek insanlara riskli gelirdi.
Şimdi ise kargo bir gün geç kalsa herkesin canı sıkılıyor.

Çünkü alıştık.
Hem de çok hızlı alıştık.

Son 5 yılda Türkiye’de e-ticaret hacminin yaklaşık 12 kat artıp 10,6 trilyon liraya ulaşması da bunu açıkça gösteriyor.

Üstelik sadece para büyümüyor.
İşlem sayısı da inanılmaz seviyelere çıktı.

Bugün Türkiye’de e-ticaret işlem sayısı 25,85 milyara ulaşmış durumda.
Yani insanlar artık büyük küçük fark etmeksizin birçok ihtiyacını internetten çözmeye başladı.

Bir kulaklık…
Bir kahve makinesi…
Bir paket fotokopi kağıdı…
Hatta ofisin çayı kahvesi bile artık birkaç dakikada sipariş veriliyor.

Dolar bazında bakıldığında da tablo aynı.
Türkiye’nin e-ticaret hacmi 43 milyar dolardan 115,4 milyar dolara yükseldi.

Aslında bu değişimi anlamak için istatistiklere bile çok gerek yok.

Çevremize bakmamız yeterli.

Eskiden biri bir şey alacağı zaman mağaza mağaza gezerdi.
Şimdi önce telefondan fiyat bakılıyor.
Yorum okunuyor.
“Yarın gelir mi?” diye teslimat süresi kontrol ediliyor.

Hatta bazen mağazada görülen ürün bile internetten sipariş ediliyor.

Çünkü artık insanlar sadece ürün almıyor.
Kolaylık satın alıyor.

Özellikle şirketler tarafında bu durum çok daha net hissediliyor.

Kimse tek bir eksik için gün içinde farklı yerlere yetişmeye çalışmak istemiyor.
Kırtasiye ayrı yerden, temizlik ürünü başka yerden, kahve başka yerden derken iş uzayıp gidiyor.

Bu yüzden Ofix gibi platformlar son dönemde şirketlerin işini ciddi anlamda kolaylaştırmaya başladı.

İnsanlar artık ofis ihtiyaçlarını tek tek düşünmek yerine, tek noktadan hızlıca çözmek istiyor.
Ürün bulunsun, fiyat uğraştırmasın, sipariş zamanında gelsin yeterli oluyor çoğu zaman.

Geldiğimiz noktada e-ticaret artık ekstra bir seçenek değil.
Günlük hayatın normal akışına dönüşmüş durumda.

Ve görünen o ki insanlar bu hızdan kolay kolay vazgeçmeyecek.

Okumaya Devam Et

Beyaz Yakalım

Neden Her İki Beyaz Yakalıdan Biri “Ben Bunu Daha Ne Kadar Yapacağım” Diyor?

Yayınlandı

tarihinde

İş sandığın şey aslında biraz daha fazlası.
Beyaz yakalılar için iş, sadece maaş değil. Kimse sabah kalkıp “bugün de Excel açayım, hayatımın anlamı bu” diye uyanmıyor.

İş; kendini kanıtlama, bir yere ait olma, “ben bir şey yapıyorum” hissi.
Bir nevi kimlik.

Ama işte tam burada işler karışıyor.
Çünkü beklenti büyüdükçe, hayal kırıklığı da büyüyor.


Herkes süper kahraman… ama kimse o kadar güçlü değil

Modern iş hayatı sana şunu söylüyor:
Hem hızlı ol, hem iyi ol, hem ulaşılabilir ol, hem de asla yorulma.

Yani bir nevi:
“Makine gibi çalış ama insan gibi hissetmeye devam et.”

Bir noktadan sonra bu denklem bozuluyor.
Ve insanlar şunu düşünmeye başlıyor:
“Ben mi abartıyorum, yoksa bu gerçekten fazla mı?”

Spoiler: Fazla.


Mesai bitiyor… ama aslında bitmiyor

Ofisten çıkıyorsun ama iş kafadan çıkmıyor.
Mail gelirse bakılıyor.
Mesaj gelirse cevaplanıyor.
“Bir bakayım” diye açılan laptop 2 saat kapanmıyor.

Sonra bir de hayat var:
Ev, düzen, sorumluluklar…

Yani günün sonunda sadece çalışmıyorsun,
sürekli bir şeyleri yetiştiriyorsun.


Aynı iş, farklı hayatlar

Aynı pozisyonda iki kişi düşün.
Biri daha az çalışıyor ama daha çok kazanıyor gibi hissediyorsun.

Ya da şöyle:
Çok emek veriyorsun ama kimse fark etmiyor.

İşte o an bir şey kırılıyor.

Çünkü mesele sadece para değil.
Mesele “karşılığını alıyor muyum?” hissi.


Bugün birçok beyaz yakalının kafasında dönen o soru tam da buradan çıkıyor:
“Ben bunu daha ne kadar yapacağım?”

Çünkü mesele işin kendisinden çok,
o işin hayatın içindeki yerinin giderek büyümesi.

Ve belki de asıl ihtiyaç,
daha fazla çalışmak değil…
daha dengeli yaşamak.

Okumaya Devam Et

Lifestyle

Yaz Sıcaklarında Kurtarıcı: Vantilatör Seçmenin ve Kullanmanın Püf Noktaları

Yayınlandı

tarihinde

Yazar:

Vantilatör alacaklar için yaz geldiğinde herkesin aklından aynı şey geçer:
“Biraz serinlesek yeter.”

İşte tam bu noktada devreye en pratik çözümlerden biri girer: vantilatörler.
Klimaya göre daha ulaşılabilir, daha az elektrik tüketen ve neredeyse her ortamda kullanılabilen bu cihazlar, özellikle son yıllarda yeniden popüler hale geldi.

Ama iş sadece “bir vantilatör alayım” demekle bitmiyor.
Doğru ürünü seçmek, doğru şekilde kullanmak ve biraz da bakımını yapmak gerekiyor.

Bu yazıda vantilatörlerle ilgili bilmen gereken her şeyi sade sade anlatıyoruz.

Vantilatör Kullanmanın Avantajları

Vantilatör basit bir cihaz gibi görünür ama sağladığı konfor düşündüğünden daha fazladır.

Sıcak havalarda en büyük etkisi, ortamı gerçekten “soğutmak” değil, havayı hareket ettirmesidir.
Bu hareket, vücudun terleme yoluyla serinlemesini hızlandırır. Yani aslında seni serinleten şey rüzgâr hissidir.

Kapalı bir ortamdaysan, vantilatörün bir diğer avantajı da hava sirkülasyonudur.
Uzun süre kapalı kalan bir odada oluşan o ağır hava hissi, vantilatör çalıştığında kısa sürede dağılır. Özellikle ofis ortamlarında bu fark çok net hissedilir.

Bir de işin ekonomik tarafı var.
Klimalarla kıyaslandığında çok daha az elektrik tüketir. Bu da özellikle uzun süreli kullanımlarda ciddi bir tasarruf anlamına gelir.

Üstelik çoğu model hafif ve taşınabilirdir.
Yani sabit bir yere bağlı kalmazsın. İhtiyaç neredeyse vantilatör de orada olur.

Vantilatör Seçerken Nelere Dikkat Etmeli?

Burada en sık yapılan hata şu:
Görüntüsüne bakıp karar vermek.

Oysa asıl önemli olan nerede ve nasıl kullanacağın.

Küçük bir çalışma masası için dev bir sanayi tipi vantilatör almak da, geniş bir salon için mini bir masaüstü model seçmek de aynı şekilde verimsiz olur.

Alan büyüdükçe, cihazın gücü de artmalı.
Aksi halde çalışır ama etkisini hissettirmez.

Hız ayarları da önemli bir detay.
Günün her saatinde aynı rüzgârı istemezsin. Bazen hafif bir esinti yeterli olur, bazen daha güçlü bir hava akışı gerekir. Bu yüzden farklı hız seçenekleri sunan modeller her zaman daha kullanışlıdır.

Bir de ses konusu var.
Özellikle uyurken ya da odaklanman gereken bir iş yaparken, vantilatör sesi can sıkıcı olabilir. Bu yüzden sessiz çalışan modeller bir adım öne çıkar.

Son olarak yön ayarı.
Havanın sabit bir noktaya değil, odanın geneline yayılması genelde daha konforlu bir kullanım sağlar.

Vantilatörler Hakkında Kapsamlı Bir Kılavuz

Vantilatör Çeşitleri

Piyasada çok fazla seçenek var ama aslında kullanım şekline göre ayrılıyorlar.

Ayaklı vantilatörler en bilinen model.
Yüksekliği ayarlanabilir, geniş alanlarda etkili olur ve ev–ofis dengesini en iyi kuran tiptir.

Duvar tipi vantilatörler daha çok yer kazanmak isteyenler için.
Özellikle dar alanlarda oldukça işe yarar.

Sanayi tipi vantilatörler ise bambaşka bir kategori.
Depolar, atölyeler, büyük iş alanları… Güçlüdür, geniş alanı rahatlıkla çevirir.

Masaüstü modeller ise daha kişisel kullanım içindir.
Çalışma masasında, küçük bir alanda direkt serinlik sağlar.

Tavan vantilatörleri ise biraz daha kalıcı çözümdür.
Hem dekoratif durur hem de geniş alanlarda dengeli bir hava akışı sağlar.

Vantilatörle Tasarruf Gerçekten Mümkün mü?

Kısa cevap: Evet.

Ama biraz doğru kullanım gerekiyor.

Örneğin vantilatörü pencereye yakın konumlandırırsan, dışarıdaki serin havayı içeri taşıyabilirsin.
Ya da içerideki sıcak havayı dışarı atacak şekilde kullanabilirsin.

Gece saatlerinde, hava zaten serinlemişken vantilatörle desteklemek çoğu zaman klimaya ihtiyaç bırakmaz.

Yani mesele sadece cihazı çalıştırmak değil, biraz doğru konumlandırmak.

Vantilatör Bakımı Nasıl Yapılmalı?

Genelde ihmal edilen ama performansı direkt etkileyen konu bu.

Zamanla pervanelerde toz birikir.
Bu hem hava kalitesini düşürür hem de cihazın verimini azaltır.

Aslında çözümü basit:
Belirli aralıklarla pervaneleri ve ızgarayı temizlemek yeterli.

Temizlik yaparken cihazın fişini çekmek önemli.
Basit bir detay gibi görünür ama çoğu kişi bunu atlıyor.

Bazı modellerde yağlama ihtiyacı da olabilir.
Kullanım kılavuzuna bakarak ilerlemek en sağlıklısı.

Bir de kablo kontrolü.
Ufak bir hasar bile ileride sorun çıkarabilir, o yüzden gözden kaçırmamakta fayda var.

Evde ve Ofiste Kullanım

Vantilatörün en güzel tarafı şu:
Neredeyse her ortama uyum sağlar.

Evde salon, yatak odası, mutfak…
Nerede ihtiyaç varsa orada kullanılır.

Ofiste ise çoğu zaman fark yaratan detaylardan biridir.
Hava dolaşımı arttığında ortam daha yaşanabilir hale gelir, bu da direkt çalışan konforuna yansır.

Açık alanlarda bile işe yarar.
Balkon, bahçe, küçük organizasyonlar… Taşınabilir modeller burada ciddi avantaj sağlar.

Vantilatörler Hakkında Kapsamlı Bir Kılavuz

İşyerlerinde ve Evlerde Vantilatör Kullanımı

Vantilatörün en güzel tarafı şu:
Neredeyse her ortama uyum sağlar.

Evde, ofiste ya da açık alanda… Nerede ihtiyaç varsa orada devreye girer. Ama kullanım şekli biraz ortama göre değişir.

İşyerlerinde kullanım

Yaz aylarında ofis ortamı çok hızlı bunaltıcı hale gelebilir. Özellikle kalabalık alanlarda hava kısa sürede ağırlaşır. İşte bu noktada vantilatör, ortamın havasını hareketlendirerek ciddi bir rahatlama sağlar.

Sadece serinlik değil, çalışma konforu açısından da fark yaratır. Hava dolaşımı arttıkça ortam daha yaşanabilir hale gelir, bu da çalışanların odağını ve verimini doğrudan etkiler.

Bir de işin maliyet tarafı var.
Klima kullanımını biraz dengelemek ya da tamamen azaltmak isteyen işletmeler için vantilatörler oldukça iyi bir alternatif sunar.


Evlerde kullanım

Evde ise kullanım daha esnek.
Salon, yatak odası, mutfak… Günün hangi saatinde neredeysen vantilatör de oraya taşınır.

Özellikle akşam saatlerinde, hava biraz serinlediğinde vantilatör tek başına bile yeterli olur. Klimaya göre daha hafif bir serinlik verir ama çoğu zaman aranan şey de zaten bu.

Ayrıca kapalı kalan odalarda oluşan o ağır havayı dağıtmak için de oldukça işe yarar. Kısa sürede ortamın daha ferah hissettirmesini sağlar.


Açık alanlarda kullanım

Vantilatör sadece kapalı alan işi değil.
Balkon, veranda, bahçe… Hatta küçük organizasyonlarda bile rahatlıkla kullanılabilir.

Pikniklerde, yaz akşamı buluşmalarında ya da barbekü sırasında taşınabilir bir vantilatör, ortamın havasını tamamen değiştirir. Özellikle rüzgâr olmayan günlerde farkı daha net hissedersin.


Kısaca…

Vantilatör küçük bir dokunuş gibi görünür ama bulunduğu ortamın havasını gerçekten değiştirir.
Serinlik sağlar, havayı dolaştırır, ortamı daha yaşanabilir hale getirir.

Doğru yerde ve doğru şekilde kullanıldığında, hem konforu artırır hem de gereksiz enerji tüketiminin önüne geçer.

Evinde ya da ofisinde daha ferah bir ortam yaratmak istiyorsan, ihtiyacına uygun vantilatör modellerine göz atabilirsin.
Farklı kullanım alanlarına hitap eden pratik ve tasarruflu seçenekler Ofix’te seni bekliyor.

Okumaya Devam Et

Trendler