Malumunuz, kurdaki son dalgalanmalardan en fazla etkilenen ürünlerin başında kağıt ürünleri geliyor. Ofislerin en çok ihtiyaç duyduğu ürünlerden biri olan fotokopi kağıtları, aynı zamanda da ofislerde en fazla israf edilen ürünlerden biri. Ofis bütçesinde tasarruf yapmak ve ofis giderlerini azaltmak için işe ilk önce kağıt israfını önlemekten başlamak doğru bir adım olacaktır. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, ofiste kağıt israfını önleme yolları hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız.

Belgelerinizi dijitalleştirmelisiniz.

İçinde yaşadığımız teknoloji çağı, belge yönetimi konusunda pek çok alternatif sunuyor. Dijital dönüşüm sayesinde teknolojiye ayak uyduran işletmeler, gereksiz zaman ve emek kaybının önüne geçmekte ve işletme giderlerinde ciddi oranda tasarruf sağlamakta. Ofisinizde dijital dönüşüm sağlar ve dijital belge kullanımına gereken özeni gösterirseniz, hem kağıt tasarrufu konusunda, hem de istediğiniz belgelere hızlıca ulaşmak konusunda büyük başarılar kaydedebilirsiniz. Ofisinizde oluşturacağınız dijital arşivler ve bulut depolama servisleri, nerede olursanız olun bu belgelere online olarak ulaşmanızı sağlayacaktır. Bu nedenlerle, ofiste kağıt israfını önleme yolları listemizin ilk sırasına belgelerin dijitalleştirilmesini koyuyoruz.

Zorunlu olmadıkça çıktı almamalısınız.

Ofiste kağıt israfının en önemli nedenleri arasında gereksiz çıktılar ilk sıralarda yer alıyor. Çoğu zaman iş takibini kolaylaştırdığı düşüncesiyle alınan gereksiz çıktılar, ofis harcamaları içinde büyük masraflara yol açmakta. Ofiste yalnızca kağıt israfına değil, aynı zamanda kartuş ve toner israfına da yol açan gereksiz çıktılar, geri dönüşüme kazandırılmadığı zaman ülke ekonomisi açısından da büyük bir kayıp. Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde gereksiz çıktı almamak konusunda tüm çalışanların bilinçlendirilmesi çok önemli. Hatta işi sıkı tutup, şirket anayasanıza hangi durumlarda çıktı alınabileceğine dair maddeler ekleyebilir, konuyu takip etmesi için ilgili kişilere yetki verebilirsiniz. Ve tabii, dijital ortamlarda belge kullanımı ve yönetimi konusunda personel eğitimlerini de sıkı tutmalısınız. Bu gibi eğitimler, basit bir davranış tarzı değişikliğiyle büyük farklılıklar yaratabilmekte.

Fotokopi makinesi ve yazıcılara erişimi sınırlandırmalısınız.

Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde en etkili olanlarından biri de fotokopi makinesi ve yazıcıları kullanma yetkisinin yalnızca belli kişilerde olmasıdır. Eğer kalabalık bir ofisiniz varsa ve üstelik her odada ya da masada bir yazıcı varsa, kağıt israfının yanı sıra kartuş ve toner israfıyla da baş etmek hakikaten çok güç olacaktır. Bu gibi ortamlarda yalnızca iş için değil, aynı zamanda özel amaçlarla da çıktı almak maalesef sık rastlanan bir durum. Gün içinde gereksiz çıktılarla ilgili yapılan uyarılar çoğu zaman yetersiz kaldığı gibi, bazen tartışmalara da sebebiyet verebiliyor. Bu gibi durumların önüne geçmek için, ofiste bir baskı odası yaratmak ve fotokopi makinesi ile yazıcı kullanma yetkisini belli kişilere vermek etkin bir çözüm olacaktır.

Çıktı almadan önce belgenizi iyice kontrol etmelisiniz.

Ofislerde kağıt israfının en önemli nedenlerinden biri de çıktı alınması gereken belgelerin yeterince kontrol edilmeksizin yazıcıya gönderilmesi. Bu konuda özellikle de kağıt tüketimi fazla olan muhasebe, pazarlama, hukuk ve insan kaynakları departmanlarının çok daha dikkatli olması gerekmekte. Üstelik, belge üzerinde basit bir şerit düzeltici ile sağlanabilecek düzeltme için çıktının yeniden alınması gibi durumlar kağıt israfını arttırmakta. Oysa piyasada, kuruma süresi gerektirmeyen, mükemmel kapatıcılık özelliğine sahip ve tüm kağıt türlerinde kullanılabilecek birbirinden güzel şerit düzelticiler bulmak mümkün. Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde ilgili departmanları, çıktı almadan önce belgelerin tüm kontrollerini yapmaları ve basit hataları şerit düzelticilerle düzeltmeleri konusunda bilinçlendirebilirsiniz.

Çıktı alırken kağıdın iki tarafını da kullanmalısınız.

Ofisinizde iyi bir fotokopi makinesi veya yazıcı kullanıyorsanız, çift taraflı yazdırma özelliği mutlaka vardır. Tek taraflı çıktılar, ofiste hem kağıt israfını arttırır, hem de arşivlerde daha fazla yer tutar ve gereksiz bir ağırlık yaratır. Ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde çıktı almanız gereken durumlarda, kağıdın mutlaka her iki tarafını da kullanmalısınız. Kağıt gramajı olarak en az 80 gram ve üzeri fotokopi kağıtları, çift taraflı kullanımlar için uygun özelliktedir. Daha düşük gramajda kağıt kullanmak, kağıdın arkasında istenmeyen görüntülerin oluşmasına ve toplamda daha fazla masraf çıkmasına yol açar. Çıktı alırken kağıdın her iki yüzünü de kullanırsanız, kağıt masrafınız yarı yarıya düşecektir. Çıktı aldığınız cihazın çift taraflı baskı özelliği yoksa, biraz zahmete katlanıp diğer yüze baskı yapmak için ellerinizi kullanabilirsiniz.

Tek taraflı çıktılarınızın diğer yüzünü tekrar kullanmalısınız.

Ofiste aldığımız çıktılar normal şartlar altında işle ilgili olup herhangi bir gizlilik taşımaz. İstisnai durumlar dışında, tek taraflı çıktı almışsanız işi biten belgelerin diğer yüzünü kullanmalı veya baskı odasında tekrar kullanıma kazandırmalısınız. Gelişmiş özelliklere sahip fotokopi makinelerinde normal kağıt koyma yerlerinin yanında, bypass denilen özel kısımlar bulunmakta. İşi biten tek taraflı çıktıları fotokopi makinenizin bypass ünitesine yerleştirirseniz tekrar kullanımını sağlayabilirsiniz. Bu tür bir farkındalık, ofiste kağıt masrafınızı azaltmanıza ciddi bir katkı sağlayacaktır.

Toplantı notlarınızı ve sunumlarınızı dijital olarak paylaşmalısınız.

Ofiste kağıt israfının en önemli nedenlerinden biri de toplantı notları ve sunumların dijital olarak paylaşılmamasıdır. İş hayatının ayrılmaz bir parçası olan toplantılara notebookunuzla girerseniz, not almak istediğinizde teknolojinin imkanlarından yararlanabilirsiniz. Toplantı sonuçları için de kağıt kullanmaya gerek yok aslında. Katılımcılardan biri, toplantı sonuçlarını ve alınan kararları diğer katılımcılara e-posta yoluyla gönderebilir. Aynı şekilde, hazırladığınız sunumların çıktısını alıp katılımcılara dağıtmak yerine, sunum dosyanızı PDF formatına dönüştürüp katılımcılara e-postayla yollayabilirsiniz. Bu gibi basit önlemler, ofiste kağıt israfını önleme yolları içinde hem çok basit, hem de oldukça etkili yöntemlerdir.

Ortak alanlara geri dönüşüm kutuları yerleştirmelisiniz.

Ofiste kağıt israfı yalnızca kağıt kullanımı sırasında değil, aynı zamanda işi biten belgelerin atılması sürecinde de yaşanmakta. Her iki yüzü de kullanılmış ve arşivlik değeri bulunmayan belgeleri çöpe atmak yerine geri dönüşüm kutuları sayesinde ayrıştırarak ülke ekonomisine kazandırabilirsiniz. Bu sayede pek çok ağacın hayatını kurtarabilir, daha temiz bir çevre için yapılan çalışmalara destek olabilirsiniz. Ofisinizi yeşil ofis haline getirecek bu gibi basit önlemler, ekolojik ayak izinin azaltılmasına büyük katkı sağlayacaktır. 

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…