Ticari Defter ve Evraklar

Muhasebe başta olmak üzere birçok farklı alanda kurumsal işlemlerin yapılması için kullanılan ticari defter ve evraklar, iş yerinde daha sistemli bir düzen oluşturur. Çoğunlukla ticaretle uğraşan kişi ve kurumların tercih ettiği ticari defterler içerisinde iş yerine ait mali kayıtlar bulundurur. Kullanım amacına bağlı olarak farklı ticari defter ve evrak çeşitleri vardır. Kurumsal anlamda iş yerinde tutulması zorunlu olan kayıtlar, ticari defter ve evraklara kaydedilir. Bu sayede hem iş yerinde takip edilebilir, düzenli ve güvenilir bir arşivleme yapılabilir hem de herhangi bir teftişte sorun ortaya çıkmaz. Günümüzde en çok muhasebe ya da mali müşavirlik alanlarında kullanılsa da yasal prosedürler, anlaşmalar ve benzeri evrakların muhafaza edilmesi amacıyla hemen hemen her iş yeri ve ofiste kullanılabilir.

Ticari defter ve evraklar hukuki bir niteliğe sahiptir. Özellikle ıslık imzanın olması ve noter tarafından onaylanması dolayısıyla kanuni bir önem taşır. Bu evraklar işletmelerin mali kayıtlarının kolay bir şekilde tutulmasını ve kaydedilmesini sağlar.

Ticari Defter ve Evraklar Nelerdir?

Kullanım alanına bağlı olarak ticari defterler farklı çeşitlere sahiptir. Genel anlamda kullanım amaçlarına ve özelliklerine göre yapılan işi daha verimli hale getirmeyi amaçlayan bir formları vardır. Ekonomik ve mali konularda faaliyet gösteren tüm iş alanlarında detayların düzenli bir şekilde işlenebileceği bu defterler kanuni olarak iş yerlerinin bulundurması gereken zorunlu ticari evraklar arasındadır.

Tahsilat Makbuzu

İşletmelerin müşterilerine sattığı mal ya da hizmet için tahsilat işlemi gerçekleştirdiğinde düzenlenen işlemler tahsilat makbuzu adı verilen bu evrakta tutulur. Tahsilat makbuzu işletmenizin alacağı ödemenin tahsil edildiği anlamına gelir. 2 nüsha olarak oluşturulan bu makbuzun orijinali müşteride, kopyası işletmede kalır. Kısaca firma içerisinde yapılan para giriş çıkışları söz konusu olduğunda tahsilat makbuzu kullanılmaktadır. Tahsilat makbuzu içerisinde makbuzu düzenleyen ve ödemeyi yapan kişilerin adı, soyadı, unvanı, yatırılması gereken para miktarı, çek numarası ve tarih gibi bilgiler bulunur. Tahsilat makbuzunun geçerliliği için yer alan bilgilerin muhakkak doğru olması ve ıslak imzaya sahip olması gerekir.

Gider Pusulası

Firmaların giderlerini düzenli bir şekilde tutmalarını ve takip etmelerini sağlayan gider pusulası kullanımı oldukça yaygın bir evrak türüdür. Satın alınan malın ya da hizmetin resmi olarak belgelendirilmesini sağlar. Aynı zamanda iade işlemleri için de kullanılmaktadır. Kanuni bir belge olup fatura hükmüne geçer. Fatura almak ya da vermek zorunluluğu olan tüm firmalar tarafından kullanılır. İçerisinde alınan ürünün cinsi, fiyatı, adedi ya da hizmet hakkındaki bilgiler ve karşılıklı tarafların kişisel bilgileri yer alır. Gider pusulasının 2 adet şeklinde hazırlanması zorunludur.

Kasa Defteri

Özellikle restoran, kafe gibi işletmeler tarafından sıklıkla kullanılan kasa defteri, işletmelerin gün içerisinde yapmış olduğu ödemeleri kayıt altına alan defter çeşididir. İşletmelerin kasasına giren ve çıkan paranın kontrolünü ve takibini sağlamak amacıyla kullanılır. Günümüzde her ne kadar dijital olarak ödeme ve gider listeleri tutulsa da verilerin silinmesi gibi durumlara karşı kasa defteri sıklıkla tercih edilir. Bununla birlikte gelir ve gider takibini tutmak zorunluluğu olan işletmeler için kullanımı avantajlı bir defterdir.

Personel Özlük Dosyası

Firma içerisinde bulunan tüm çalışanların o iş yerinde çalıştığının resmi bir kaydıdır. Personelin çalıştığı süre zarfında kontrolü dahilinde olan her evrak ve yazışmayı içerisinde barındıran belgelere personel özlük dosyası adı verir. Kısaca çalışanın işi ile ilgili durumu ve değişiklikleri hakkında bilgi veren bir kayıt dosyasıdır.

Para Makbuzu

Firma çalışanına ya da bir kişiye elden para verildikten sonra yasal bir delil olması amacıyla muhasebe işlemlerinin tutulduğu evrağa para makbuzu adı verilir. İki nüsha olarak hazırlanıp bir kopyası ödemeyi yapanda bir kopyası ödemeyi alanda bulunmak zorundadır. Tek nüsha olarak tutulan para makbuzlarının kanuni geçerliliği bulunmaz.

Envanter Defteri

Ticari bir firmanın açılışında ve sonrasında nakit para miktarının, borçların, alacakların, taşınmaz eşyaların ve varlıkların kaydedildiği sıra numaralı ve ciltli defterlere envanter defteri adı verilir. Günümüzde birçok iş yerinde düzenli ve sistemli bir çalışma için sıklıkla kullanılan evrak dosyaları arasında sayılır.

Sık Sorulan Sorular

Ticari Defter Nedir?

Ticaret ile ilgilenen firma ve işletmelerin yasal zorunluluklarından biri mali kayıtlarını çeşitli defterlerde kayıtlı tutmalarıdır. Ticari defterler ve evraklar sayesinde işletmeler tüm mali durumlarını, alacaklarını, borçlarını takip edebilir ve kontrol altında tutabilirler.

Ticari Defterler Nelerdir?

Kullanım amacına ve özelliklerine göre birçok ticari defter ve evrak vardır. Bunlardan başlıcaları personel özlük dosyası, envanter defteri, damga vergisi defteri, tahsilat makbuzu, kasa defteri, gider pusulası, para makbuzu, imza devam defteri, hasta protokol defteri, ziyaret defteri, personel sağlık defteri, irsaliye defteri, yönetim kurulu karar defteri şeklindedir.

Ticari Defterler Resmî Belge mi?

Yargıtay 15. Hukuk Dairesi kararına göre ticari defterler kesin delillerdendir. Kanun kapsamında ticari defterler işletme, firma ve kişiler için yasal delil görevi görür.

Ticari Defterlerin Özellikleri Nelerdir?

Günümüzde hemen hemen bütün işletme ve firmalar için hukuki bir nitelik taşıyan ve bulundurulması zorunlu olan ticari defterler ve evraklar çeşitli özelliklere sahiptir. Eğer bu özelliklere sahip değilse kanun karşısında doğruluğunu ve güvenilirliğini koruyamaz. Bu yüzden kullanım amacına uygun ve yasal gereklilikleri kapsayan ticari defterleri kullanmaya özen göstermelisiniz. Ticari defterlerin bulundurulması gereken genel özellikleri şu şekildedir:

• İşletme ve kişi için her türlü mali işlemin ayrıntılı geçmişini bulundurmalıdır.
• Maliye Bakanlığı’nca zorunlu kabul edilen her işletme tarafından kullanılmalıdır.
• Hukuki belge niteliği taşır. Geçerliliğini koruyabilmesi için ıslak imza ve noter mührü bulunması gerekir.
• Zorunlu olmayan işletmelerde gelir, gider, muhasebe kayıtlarının kontrol altında tutulmasında ve düzenlenmesinde avantajlı bir kullanım sağlar.
• Maliye Bakanlığı tarafından işletmelerin tutmak zorunda olduğu ticari defter ve evrakların minimum 5 yıl saklanması gerekir. Belgenin türüne göre bu süre değişkenlik gösterebilir.
• Satın alınan defteri öncelikle noter tarafından onaylatmalısınız. Noter onayı sonrasında kullanmaya başlayabilirsiniz.

Ticari Defter ve Evraklar Nereden Satın Alınır?

Maliye Bakanlığı tarafından çeşitli ticari firma ve işletmelerin ticari evrak ve defterleri bulundurması bir zorunluluk haline getirilmiştir. Bu kapsamda kullandığınız ticari defter ve evrakların yasal delil niteliği taşıyabilmesi adına gerekli özelliklere sahip olması şarttır. Kaliteli ve belirlenen tüm özelliklere sahip, en uygun fiyatlı ticari defter ve evrakları sitemizden temin edebilirsiniz. Ofix olarak tüm ofis ihtiyaçlarınızda olduğu gibi bu kategoride de hem en kaliteli hem de en uygun fiyatlı ürünleri sizlere sunuyoruz. Kurumsal müşterilerimiz için geliştirdiğimiz OfixPlus üyeliği sayesinde ihtiyacınız olan ticari defter ve evrakları birçok avantajla birlikte tedarik edebilirsiniz. Esnek ödeme seçenekleri, özel müşteri temsilcisi, ücretsiz kargo ve daha birçok fırsat sizi Ofix'te bekliyor.