Girdi maliyetlerindeki artışlarla birlikte işletmelerde verimlilik kavramı her geçen gün daha önemli hale geliyor. İşletmelerin bu artışlardan olumsuz etkilenmemeleri için her bakımdan verimliliklerini arttırmaları şart. Hangi sektörde olursa olsun yaptıkları işlerin gereği olarak çıktı almak, fotokopi çekmek durumunda olan işletmelerde baskı maliyetlerinin takibi önemli sonuçlar doğurmakta. Fotokopi makinesinin harcadığı elektrik, toner, drum miktarı ile gün içinde alınan çıktı ve fotokopilerin sayısını takip etmek, işletmede makine ve malzeme verimliliğinin artışına olumlu katkı sağlayabilir. Fotokopi makinesinin verimliliğini arttırmaya dönük her çaba, aynı zamanda da işletme bütçesinde tasarruf demektir. Bir taraftan da doğal kaynakların tüketilmesini azaltır. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız. Kullandığınız fotokopi makinesinin marka ve modeli ne olursa olsun, bu yöntemler sayesinde baskı maliyetlerinizi azaltabilir, ofis bütçenizden tasarruf yapabilirsiniz. Bu yöntemleri çalışma arkadaşlarınızla paylaşarak onların da bu sürece aktif şekilde katılmalarını sağlayabilirsiniz. 

Verimlilik nedir?

Kısaca ifade etmek gerekirse verimlilik, kaynakların ne derecede etkin kullanıldığını ve ne gibi sonuçlar sağladığını gösteren bir ölçüm şeklidir. Ünlü yönetim bilimci Peter Drucker‘ın sözüyle, ölçemediğimiz bir şeyi yönetemeyiz. Günümüzde verimlilik kavramı daha çok ekonomik faaliyetlerle ilişkilendilmekte. Oysa hayatımızın aslında hemen her alanında verimliliği ölçme gereği duyuyoruz. Örneğin sabah kalktığımızda ne kadar sürede tıraş olduğumuz, ulaşımda ne kadar süre harcadığımız, bir sayfalık metni kaç dakikada okuduğumuz gibi konular verimliliğimiz hakkında bize fikir veriyor. Verimliliğimizi düşük bulduğumuz konularda kendimizi nasıl geliştirebileceğimizi düşünüyoruz. Verimliliğimizin yüksek olduğu konularda ise bu verimlilikten başka ne şekilde yararlanabileceğimizi değerlendiriyoruz. Bir iş için harcadığımız süre ve kaynak miktarı azaldıkça bunları başka alanlarda kullanmak istiyoruz. Bu yönüyle verimlilik kavramı aslında hayatımızın hemen her alanına nüfuz eden çok önemli bir kavramdır. Bununla birlikte bu kavram günümüzde daha çok ekonomistlerin üzerinde durduğu bir kavram haline geldi. 

Verimlilik hesaplamaları yapmak için ekonomistler, verimlilik türlerine göre farklı hesaplama şekilleri geliştirmekte. Bunlar içinde dört tanesi işletme verimliliği açısından büyük bir öneme sahip. Bunlar işgücü verimliliği, makine verimliliği, malzeme verimliliği ve sermaye verimliliğidir. Bu verimlilik çeşitlerinden işgücü verimliliği, üretim miktarının işgücü miktarına oranıyla hesaplanır. Bir işletmede üretim miktarının işgücüne oranı ne kadar yüksekse o işletmede işgücü verimliliği o kadar yüksektir. Makine verimliliği, üretim miktarının birim zamanda kullanılan makine miktarına oranını gösterir. Malzeme verimliliğini hesaplamak için üretim miktarının malzeme miktarına oranına bakmak gerekir. Sermaye verimliliği ise üretim değerinin üretimde kullanılan sermayeye oranıyla hesaplanır. Bu hesaplamalar işletmelerde işgücü, makine, malzeme ve sermaye verimliliğini değerlendirmeyi sağlar. Başka bir deyişle, bir işletmede verimlilik artışını sağlamanın yolu en temelde bu dört çeşit verimliliği incelemekten geçer. Verimliliğin düşük olduğu bir alanda sağlanacak geliştirmeler, diğer alanlarda da olumlu sonuçlar yaratır. Böylelikle işletmenin kârlılığı artar. 

Fotokopi makinesinin verimliliği nasıl hesaplanır?

Verimlilik çeşitlerinden makine ve malzeme verimliliği, fotokopi makinesinin verimliliğiyle doğrudan ilgilidir. Bu verimliliği hesaplamak için belirli bir zaman dilimi içinde toplam çıktıların toplam girdilere oranına bakmalısınız. Örneğin bir aylık zaman dilimi içinde fotokopi makinesinde toplam kaç adet fotokopi çekiliyor ve çıktı alınıyor, bu sayıyı tespit etmelisiniz. Fotokopi makinenizde tarama yapma ve faks çekme özellikleri varsa bunları da toplam sayıya ekleyin. Toplam girdileri hesaplamak için ise kullandığınız elektrik, toner, drum ve kağıt miktarına göre ortalama bir maliyet hesabı yapabilirsiniz. Birim zamanda harcadığınız elektrik miktarını tespit etmek için cihazınızın kullanım kılavuzunda gerekli bilgiye ulaşabilirsiniz. Tonerinizi ve drum ünitesini kaç ayda bir değiştirdiğiniz, aylık toner ve drum tüketim maliyetinizi hesaplamanızı sağlar. Harcadığınız fotokopi kağıdı sayısı ise fotokopi kağıdı giderlerinizi tespit etmenizi sağlar. Toplam çıktıları toplam girdilere böldüğünüzde fotokopi makinenizin verimliliğini hesaplamış olursunuz. Bu hesaplamayı her ay düzenli şekilde yaparsanız fotokopi makinenizde verimliliğin ne yönde seyrettiğini kolayca tespit edebilirsiniz. 

Fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri nelerdir?

Makine ve malzeme verimliliğini arttırmak için farklı alanlarda farklı yöntemler izlenebilir. Fotokopi makineleri söz konusu olduğunda verimlilik artışını temelde üç başlık altında inceleyebiliriz. Bunlardan ilki elektrik verimliliğini arttırma yöntemleridir. İkincisi, toner ve drum verimliliğini arttırma yöntemleridir. Üçüncüsü ise kağıt verimliliğini arttırma yöntemleridir. Fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri bağlamında güzel sonuçlar elde etmek için bu üç başlığın hepsine ve tüm çalışanlarla birlikte dikkat etmeniz gerekir. Aksi durumda örneğin elektrik verimliliğinden elde edeceğiniz kazanımların toner israfı nedeniyle heba olması mümkündür. Ya da örneğin kağıt verimliliğinden elde edeceğiniz kazanımlar elektrik israfı nedeniyle işletme bütçesine yansımayabilir. Bu bakımdan fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri sadece makinelerle ilgili teknik konularla sınırlı değildir. Aynı zamanda da kullanıcıların verimlilikle ilgili farkındalıklarını arttırmalarını gerektirir. Nitekim verimlilik, yapılan işlerde ve özellikle çalışanlarda sürekli gelişimi hedefleyen dinamik bir süreçtir. Sadece maliyeti düşürmeye, personelleri daha fazla çalıştırmaya dönük girişimler işletme verimliliğini sağlamada başarısız kalır. 

Fotokopi Makinesinde Elektrik Verimliliğini Arttırma Yöntemleri

Elektrik verimliliği konusunda en başarılı sonuçları makine ve hat bazlı enerji tüketim analizleriyle elde edebilirsiniz. Bu size ürün bazlı maliyet analizi yapma fırsatı sunar. Fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri içinde elektrik verimliliği için fotokopi makinesinin gün içinde ne kadar süre açık kaldığını takip etmelisiniz. Çıktı almak veya fotokopi çekmek için kullanım yapılmıyorsa makinenizi kapatarak elektrik tasarrufu yapabilirsiniz. Ancak gün içinde belirli aralıklarla makinenizi kullanıyor olabilirsiniz. Bu durumda her seferinde makinenizi kapatıp açmamalısınız. Bunun yerine kontrol panelindeki enerji tasarrufu tuşunu kullanabilirsiniz. Bu sayede cihazınız tümüyle kapanmaz. Fakat üniteleri daha az elektrik harcar. Tekrar kullanım için cihazınızın ısınma süresi de böylelikle kısalır. Ofisinizde fotokopi makinesi kullanma iznini belirli kişilere tanırsanız bu konuda daha başarılı sonuçlar alırsınız. Aksi durumda makinenin açık olup olmadığını takip etmeniz zorlaşır. Mesai bitiminin ardından makinenizi kapatmak da önemli bir tasarruf sağlar. Uyku modunda bile olsa makinenin açık kalması enerji tüketimini arttırır. 

Fotokopi makinelerinde elektrik sarfiyatını arttıran nedenler içinde en önemlisi, makinenin bakım ve temizliğini ihmal etmektir. Genel kanaatin aksine, fotokopi makinesinin temizliği dış yüzeyin temizliğinden ibaret değildir. Üstelik iç ünitelerinin temizliği dış yüzey temizliğinden daha önemlidir. Bakım ve temizliği ihmal edilen fotokopi makinelerinin enerji tüketimleri, sıcaklık ve titreşim artışına bağlı olarak artar. Toner kartuşu, baskı kafası, devre kartı gibi kısımların düzenli olarak temizlenmesi makinenin daha az enerji tüketmesini sağlar. Bu bağlamda özellikle devre kartının bakım ve temizliği çok önemlidir. Çünkü bu kısımda oluşabilecek sorunlardan dolayı çıktı ve fotokopilerde istenilen baskı kalitesine ulaşmak mümkün olmaz. Fotokopi makinesinin çalışma prensibi, tüm parçalarının uyumlu ve düzgün şekilde çalışmasını gerektirir. Devre kartındaki sorunlar enerji sarfiyatını arttırdığı gibi, makinenin diğer parçalarını da olumsuz etkiler. Fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri içinde makinenizin periyodik bakım ve temizlik işlerini kesinlikle ihmal etmemelisiniz. Ve bu işler için mutlaka yetkili servis desteği almalısınız. 

Fotokopi Makinesinde Toner ve Drum Verimliliğini Arttırma Yöntemleri

Günümüzde birçok fotokopi makinesinde toner ile drum ünitesi bütünleşik haldedir. Böyle olması baskı maliyetleri açısından önemli bir avantaj sağlar. Çünkü toneriniz bittiğinde drumınız da bitmiş olur. Yani bu ikisini ayrı ayrı değiştirmeniz gerekmez. Fotokopi makinesi seçerken toner ile drum ünitesi bütünleşik modellere öncelik verirseniz fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri içinde önemli bir avantaj sağlarsınız. Cihazınızda toner ve drum verimliliğini arttırmak için de öncelikle ürün seçimini doğru yapmalısınız. Toner alırken dikkat edilmesi gerekenler içinde ürünün orijinal mi, doldurma mı yoksa muadil mi olduğu önem taşır. Her ne kadar doldurma toner kullanmak maliyet açısından avantajlı gibi görünse de aslında gerçek aksi yöndedir. Çünkü doldurma tonerler cihazınızın iç ünitelerine zarar verir. Bu da özellikle orta ve uzun vadede baskı maliyetlerinizi arttırır. Bu nedenle fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri içinde toner verimliliği için muadil tonerleri tercih edebilirsiniz. Kalitesinden emin olduğunuz bir marka varsa aynı markanın ürünlerini tercih edebilirsiniz. 

Tonerinizi verimli kullanmak için toner değişimi öncesinde ürünü iyice sallamayı ihmal etmemelisiniz. Bu sayede toner tozları iyice dağılır ve baskı kalitesi artar. Toner kartuşunun toner tozlarını verimli şekilde kağıda dağıtabilmesi için drumın temiz olması gerekir. Drum üzerinde biriken toner kalıntıları, toz ve diğer nedenlerden dolayı oluşan kirlilik, çıktı ve fotokopilerin üzerinde istenmeyen görüntülere yol açar. Bu da bir taraftan israf, bir taraftan da ek maliyet yaratır. Fotokopi makinenizin periyodik bakım ve temizlik işleri sırasında toner ve drum temizliğini kesinlikle ihmal etmemelisiniz. Cihazınızda toner verimliliğini sağlamak için varsa toner tasarruf modunu özellikle kullanabilirsiniz. Diğer taraftan fotokopi makineleri için özel üretimi gerçekleşen toner tasarruf yazılımları da bu bağlamda faydalıdır. Bunları kullanarak toner ve drum sarfiyatınızı azaltabilirsiniz. Ancak siyah-beyaz çıktılar için renkli yazdırma seçeneğini kesinlikle kullanmamalısınız. Aksi durumda toneriniz daha çabuk biter. Ayrıca çıktılarda küçük yazı tipleri ve küçük puntolar kullanmak da toner ve drum verimliliği konusunda önemli katkılar sağlar. 

Fotokopi Makinesinde Kağıt Verimliliğini Arttırma Yöntemleri

Hangi sektörde olursa olsun hemen tüm işletmelerde en çok kullanılan ve en çok israf edilen ürünlerin başında kağıt ürünleri gelmekte. Fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri içinde ele alacağımız son başlık kağıt verimliliğini arttırma yöntemleridir. Malzeme verimliliği bağlamında ofisinizde fotokopi kağıdı kullanımına ilişkin yapacağınız sınırlamalar, işletme bütçesinde önemli bir tasarruf sağlayacaktır. Bu bağlamda ilk olarak, çıktı almadan önce dosyaların son kontrollerini dijital ortamda yapmak konusunda çalışanlarınıza gerekli bilinci kazandırmalısınız. Nitekim bir dosya üzerinde kontrol yapmak için mutlaka o dosyanın çıktısı almak gerekmez. Ofislerdeki kağıt israfının en önemli nedeni de budur. Üstelik gereksiz çıktılar işletmelerde kağıt israfının yanı sıra toner ve elektrik israfına da neden olur. Oysa bu konuda sergilenecek davranış tarzı değişiklikleri, fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri içinde önemli sonuçlar doğurur. Çıktı almanız gereken durumlarda ise belgede küçük yazı tipleri ve küçük puntolar kullanabilirsiniz. Buna ek olarak yazdırma alanını geniş tutabilirsiniz. Böylelikle kağıt sarfiyatınız azalır. 

Bu çerçevede belgelerinizi dijitalleştirmek ve onay süreçlerini online ortama taşımak önemli bir avantaj sağlar. Ofisinizde günlük ve tekrarlanan işleri çıktı almak yerine dijital kanallardan takip edebilirsiniz. Bu sizi aynı zamanda da çıktıları saklama zahmetinden kurtarır. Nitekim akıllı ofis sistemleri bu bağlamda verimli çözümler sunmakta. Çalışanlar arasında dosya paylaşımları yapmak için de çıktı veya fotokopi yerine bulut teknolojisini kullanabilirsiniz. Çıktı alırken veya fotokopi çekerken kağıdın her iki yüzünü kullanmanız kağıt sarfiyatını azaltır. Ofis kullanımı için uygun nitelikte olan standart fotokopi kağıdı çeşitleri çift taraflı kullanıma imkan tanır. Standartların altında fotokopi kağıtlarının ise makinede sıkışmaya neden olması mümkündür. Bunları makinede kullanmak yerine müsvedde olarak kullanabilirsiniz. Ayrıca ofisinizde çıktı almak ve fotokopi çekmek için sadece belirli kişilere yetki verebilirsiniz. Fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri içinde ofisinizde bir baskı odası oluşturabilirsiniz. Bu odaya giriş yetkisinin az sayıda kişide olması kağıt, toner ve elektrik verimliliğine olumlu katkılar sağlar. 

Ofislerin baskı maliyetlerini azaltan çözümler Ofix’te!

Fotokopi makinesinde verimliliği arttırma yöntemleri hakkında faydalı bilgiler paylaştığımız bu yazımızı küçük bir hatırlatmayla bitirmek istiyoruz. Online ofis marketiniz Ofix, ofislerin en çok tükettiği sarf malzemeleri içinde yer alan tonerlere, drumlara ve fotokopi kağıtlarına uygun fiyat avantajıyla erişim fırsatı sunuyor. Sitemizde satışı devam eden tüm tonerler, drumlar, fotokopi kağıtları kategorilerini inceleyebilirsiniz. Kurumsal müşterilerimiz için sunduğumuz özel fırsatlardan yararlanmak için de OfixPlus üyesi olabilirsiniz.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…