Ofislerin en önemli sarf malzemesi giderlerinden birini tonerler oluşturmakta. Hangi sektörde olursa olsun ofislerde çıktı almak veya fotokopi çekmek için tonerlere ihtiyaç duyuluyor. Ofislerde en fazla israf edilen ürünlerden biri de yine tonerlerdir. Gereksiz yere alınan çıktılar, yanlış baskı ayarları, sayfa düzenindeki bazı hatalar ve benzeri birçok nedenden dolayı ofislerde toner israfını önlemek zor olabiliyor. Yaptığınız işin gereği olarak ofiste çıktı almak veya fotokopi çekmek durumundaysanız, tonerde tasarruf yöntemleri hakkında farkındalıklarınızı arttırarak israfı önleyebilirsiniz. Tonerde oluşan israfın en önemli nedenleri, yazıcının özelliklerini iyi bilmemekten ve kullanıcı hatalarından kaynaklanıyor. Bunların önüne geçmek için tonerde tasarruf yöntemleri bağlamında alabileceğiniz basit birtakım önlemler, tonerde yüzde 50 ve üzerinde tasarruf yapmanızı sağlayabilir. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, tonerde tasarruf yöntemleri hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız. Tonerde tasarruf nasıl sağlanır, diye merak ediyorsanız, tasarruflu toner kullanımı hakkında en etkili yöntemleri bu yazımızda bulabilirsiniz. 

Toner Tasarruf Modu

Tonerde tasarruf yöntemleri içinde ilk sırada toner tasarruf modu seçeneğini değerlendirebilirsiniz. Kullandığınız yazıcının markası ve modeli ne olursa olsun, yazıcınızda toner tasarruf modu mutlaka vardır. Bu modu nasıl devreye alacağınızı yazıcınızın kullanım kılavuzundan veya internet üzerinden araştırabilirsiniz. Yazıcınızın markası ve modeline göre ilgili ekrana ulaşım şekli değişebilir. Bu modu devreye alarak sağlayacağınız tasarruf miktarı, tonerinizi daha az ve daha uzun süre kullanmanızı sağlar. Toner tasarruf modu için en önemli nokta, çıktıların baskı ve renk kalitesini düşürmesidir. Ofiste günlük ve sıradan işler için alacağınız çıktılarda yüksek baskı ve renk kalitesini kullanmanıza gerek yok. Yazıcınızda toner tasarruf modu seçeneği işaretliyse, günlük işleriniz için alacağınız çıktılarda baskı ve renk kalitesi aslında yeterli düzeydedir. Önemli çıktılarınız içinse toner tasarruf modu özelliğini devreden çıkarabilirsiniz. Bu özellik devre dışı kaldığında toner kullanım düzeyi normal seviyeye gelir. Arşivlik değeri bulunan ve çok önemli belgeleriniz içinse yüksek baskı ve renk kalitesi seçeneklerini kullanabilirsiniz. 

Yazıcınızın markası ve modeli ne olursa olsun, baskı ayarlarıyla ilgili olarak düşük, normal ve yüksek kalite seçenekleri mutlaka vardır. Baskı ayarlarıyla ilgili ekranı açtığınızda, düşük baskı kalitesi seçeneğini işaretleyerek toner kullanımınızı azaltabilirsiniz. Arşiv değeri olmayan, tek kullanımlık sıradan çıktılar için yüksek kalite seçeneğini kullanmanız tonerinizin daha kısa sürede bitmesine ve bütçenizde gereksiz bir yük oluşmasına neden olur. Renkli çıktılar söz konusu olduğunda tonerde tasarruf yöntemleri daha da önem kazanır. Yazıcıda toner tasarruf modu veya düşük baskı ayarı seçenekleri kullanılmadığında renkli tonerler daha çabuk biter. Oysa toner tasarruf modu kullanıldığında, çıktı içinde yüksek çözünürlüğe sahip alanların çözünürlüğü otomatik olarak düşürülür ve renkli çıktılarda çok önemli bir kayıpla karşılaşılmaz. Renkli çıktılar söz konusu olduğunda düşük baskı ve renk kalitesi seçeneklerine oranla toner tasarruf modu daha iyi bir seçim olabilir. Siyah-beyaz çıktılar içinse baskı kalitesini en düşük seviyeye getirebilirsiniz. 

Renkli veya Siyah-Beyaz Yazdırma Seçeneği

Eğer renkli bir yazıcı kullanıyorsanız, siyah-beyaz çıktı almak için yazıcı ayarlarınızda gerekli düzenlemeyi mutlaka yapmalısınız. Tonerde tasarruf yöntemleri içinde bu konu, en az toner tasarruf modu kadar önemli bir konudur. Çünkü yazıcınızda renkli yazdırma seçeneği işaretliyse, siyah-beyaz çıktı alırken bile diğer renklerin kullanılması söz konusudur. Oysa yazıcınızda siyah-beyaz yazdırma seçeneği işaretliyse, çıktı alırken sadece siyah toner kullanılır. Ofiste eğer renkli çıktı almanız gerekmiyorsa, siyah-beyaz yazdırma seçeneğini varsayılan olarak belirleyebilir ve yazıcınızı bu seçenekte tutabilirsiniz. Renkli yazdırma seçeneği işaretli yazıcılarda siyah-beyaz çıktı alırken diğer renkler kullanılacağı için bu durum, daha fazla toner harcamanıza neden olur. Tonerde tasarruf yöntemleri içinde renkli veya siyah-beyaz yazdırma seçeneği konusuna dikkat ederseniz ofis bütçenizde toner harcamalarıyla ilgili olarak ciddi bir tasarruf sağlayabilirsiniz. Tonerinizi örneğin ayda 1 kez değiştiriyorsanız, 2 ayda 1 kez değiştirerek toner bütçenizi yarı yarıya düşürebilirsiniz. 

Toner Tasarruf Yazılımı

Tonerde tasarruf yöntemleri içinde en etkili olanlarından biri de toner tasarruf yazılımı kullanmaktır. İnternet üzerinden kolayca bulabileceğiniz bu yazılımlar sayesinde yazıcıda toner tasarrufu sağlayabilirsiniz. Bu yazılımların ortak özelliği, çıktısı alınacak belgelerde piksellerin kontrolünü sağlayarak baskı kalitesini düşürmeden tonerde tasarruf sağlamalarıdır. Renkli çıktılar söz konusu olduğunda toner tasarruf yazılımı kullanarak renkli piksellerin bikübik enterpolasyon veya bilineer enterpolasyon seçenekleri içinde bozulmadan çıkmasını sağlayabilirsiniz. Bu seçeneklerden bikübik enterpolasyon seçeneği, piksellerin daha yumuşak görünmesini sağlar. Bilineer enterpolasyon seçenekleri ise geometrik formların düzgün şekilde çıkmasını sağlar. Çıktısını alacağınız belgede Microsoft Office veya Adobe programlarından hangisini kullanmışsanız toner tasarruf yazılımı üzerinden ilgili ayarları yaparak tonerinizi daha verimli şekilde kullanabilirsiniz. Siyah-beyaz çıktılar içinse gri tonlamaları tercih edebilirsiniz. Toner tasarruf yazılımı kullanarak alacağınız çıktılar, tonerinizde yüzde 25 düzeyinde tasarruf sağlayabilir. 

Yazı Tipi Seçimi

Tonerde tasarruf yöntemleri içinde etkili bir diğer yöntem de yazı tipi seçimidir. Çıktısını alacağınız belgede ince yazı tiplerini tercih eder, kalın yazı tiplerinden uzak durursanız tonerinizi daha hesaplı şekilde kullanabilirsiniz. Kalın yazı tiplerini kullanmanız durumunuzda yazıcınız toneri daha fazla kullanır. Çıktılarda en fazla kullanılan yazı tiplerinden biri Times New Roman yazı tipidir. Microsoft Word veya Apache OpenOffice programlarında bu yazı tipi genellikle varsayılan olarak tercih edilir. Oysa bu yazı tipi, çıktı alırken daha fazla toner kullanılmasına neden olur. Tonerde tasarruf yöntemleri bağlamında çıktı alacağınız belgeler için Arial yazı tipi ve benzerlerini tercih ederseniz, bu size önemli bir tasarruf fırsatı sunar. Yazılar içinde ayrıca, gerekmedikçe bold seçeneğini kullanmamalısınız. Bu seçenek de yine daha fazla toner kullanımına neden olur. Belge üzerinde vurgulama yapmak için de yine renkli seçenekleri pek tercih etmemelisiniz. Çıktı üzerinde kurşun kalemle yapacağınız basit bir işaretleme tonerde tasarruf konusunda uzun vadede güzel kazanımlar sağlayabilir. 

Yazı Boyutu Seçimi

Tonerde tasarruf yapmanızda yazı tipi seçiminde olduğu gibi yazı boyutu seçimi de etkilidir. Yazı boyutunuzun gereğinden fazla büyük olması hem daha fazla kağıt, hem de daha fazla toner harcamanıza yol açar. Büyük ebatlı yazıların her ne kadar daha kolay okunduğu düşünülse de aslında bu yazıların okunması daha zordur. Büyük yazıları okumak için hem gözler, hem de beynin ilgili merkezleri daha fazla zorlanır. Çıktısını alacağınız belgelerde fazla küçük olmayan yazı boyutlarını tercih etmeniz durumunda gereksiz kağıt ve toner kullanımını önleyebilir, yazıları daha kolay okuyabilirsiniz. Bu konuda örneğin Arial yazı tipi için 10 punto ideal düzeydir. Aynı yazıyı Times New Roman yazı tipinde ve 12 puntoyla basmanız durumunda hem kağıtta daha fazla yer kaplar, hem de daha fazla toner harcanmasına neden olur. Tonerde tasarruf yöntemleri içinde çıktı almadan önce belgenizde bu tür değişiklikler yapar ve sayfa düzenini verimli hale getirirseniz tonerinizi daha verimli kullanabilirsiniz. 

Çıktı Almadan Önce Kontrolleri Sağlamak

Ofiste toner israfına yol açan en önemli nedenlerden biri şüphesiz ki, çıktısı alınacak belgenin kontrollerini sağlamadan çıktıyı almaktır. Bu durum yalnızca toner israfına yol açmaz, aynı zamanda da kağıt israfı ve zaman kaybı yaratır. Ofis ortamı içinde yüksek ses ve diğer nedenlerden dolayı belgelerin son kontrolünü yapmakta zorluk çekebilirsiniz. Fakat ne kadar zor olursa olsun, bu kontrolü sağlamadan yazıcıyı kullanmamak konusunda kararlı bir duruş sergilemeniz gerekir. Gereksiz yere alınan çıktılar ofis bütçesinde bir yük oluşturduğu gibi, ülke ekonomisi için de zararlı sonuçlar doğurur. Tonerde tasarruf yöntemleri içinde çıktı almadan önce sağlayacağınız kontroller, tonerinizin bitmesini geciktirir. Bu kontrolleri sağlamak yerine, çıktısını aldıktan sonra okurum, önce yazdırayım, türünden yaklaşımlardan kurtulmalısınız. Yazıcıda mürekkep tasarrufu konusunda olumlu sonuçlar almak için çıktı almadan önce kontrolleri sağlamayı alışkanlık haline getirmelisiniz. Bu sizi hem toner ve kağıt israfından kurtarır, hem de zamanınızı daha verimli kullanmanızı sağlar. 

Gereksiz Çıktıları Önlemek

Ofislerde toner ve kağıt israfına neden olan konulardan biri de gereksiz yere çıktı almaktır. Oysa içinde yaşadığımız teknoloji çağının sunduğu en önemli fırsatlardan biri, pek çok işimizi dijital kanallar üzerinden yapabiliyor olmamızdır. Ofisinizde gerekli haller dışında çıktı alır veya fotokopi çekerseniz toner israfını önleyemezsiniz. Ofiste iş takibini kolaylaştırdığı düşüncesiyle alınan gereksiz çıktılar ve fotokopiler hem ofis bütçesi, hem de ülke ekonomisi için önemli bir kayıptır. Tonerde tasarruf yöntemleri içinde gereksiz çıktıları önleyerek bu konuda güzel sonuçlar alabilirsiniz. Hatta dilerseniz, işi biraz sıkı tutup şirketinizde hangi durumlarda çıktı alınıp fotokopi çekilebileceğine dair kesin kurallar koyup bunları şirket anayasanıza ekleyebilirsiniz. Bu yolla sağlayacağınız farkındalık daha yüksek düzeyde olur. Ofiste toner ve kağıt israfını önlemek için tüm çalışanların çaba göstermesi gerektiğini hatırlatmaktan kaçınmamalısınız. Ve tabii, iş takibini kolaylaştırmak için dijital seçenekler konusunda da çalışanların bilinçlenmesini sağlayabilirsiniz. 

Yazıcı Kullanımını Kısıtlamak

Tonerde tasarruf yöntemleri içinde en etkili yöntemlerden biri de yazıcı kullanımını kısıtlamaktır. Bu konuda daha başarılı sonuçlar almak için ofisinizde yazıcı veya fotokopi makinesi kullanma yetkisinin yalnızca belli kişilerde olmasını sağlayabilirsiniz. Kalabalık bir ofiste çalışıyor ve her odada bir yazıcı bulunduruyorsanız, ofisinizde toner ve kağıt israfını önlemede yetersiz kalabilirsiniz. Aynı şekilde, her masada bir yazıcı olması da israfı önlemede istediğiniz sonuçları almanızı engelleyebilir. Bu gibi durumlarda çalışanlar yalnızca iş için değil, kendi özel amaçları için de çıktı alma yoluna gidebiliyor. Yapılan uyarılar ise ofis içinde bazı gerginliklerin oluşmasına yol açabiliyor. Tonerde tasarruf yöntemleri içinde ofisinizde yazıcı kullanımını kısıtlarsanız bu gibi pek çok sorunu etkin şekilde önleyebilirsiniz. Ofisinizde her odada veya masada bir yazıcı bulundurmak yerine bir baskı odası oluşturabilirsiniz. Baskı odasına giriş ve yazıcıya erişim yetkisini belirli kişilere verirseniz gereksiz toner ve kağıt kullanımının önüne geçebilirsiniz. 

Yazıcı ve Toner Temizliği

Tonerde tasarruf yöntemleri içinde en etkili bir diğer yöntem de yazıcı ve toner temizliğidir. Ofis temizliği söz konusu olduğunda en sık karşılaşılan hatalardan biri, yalnızca dış yüzeylerin temizliğini gerçekleştirmektir. Oysa yazıcılar söz konusu olduğunda iç yüzeylerin ve özellikle tonerin temizliği, dış yüzey temizliğinden çok daha önemlidir. Yazıcınızın dış yüzeyinin tozunu almak, yalnızca daha güzel ve temiz görünmesini sağlar. Tonerinizi verimli kullanmak ve hatta cihazınızın ömrünü uzatmak için, iç yüzeylerini ve toneri temiz tutmanız gerekir. Aldığınız çıktılar üzerinde siyah lekeler oluşuyorsa, cihazınızın iç temizliği konusunda bazı eksikler var demektir. Yazıcı temizliği sırasında cihazınızın iç kısmında biriken mürekkep nozullarını ve kanallardaki tozları gidermelisiniz. Bu sayede hem tonerinizi daha verimli kullanabilir, hem de aldığınız çıktıların baskı ve renk kalitesini yükseltebilirsiniz. Ancak temizlik sırasında amonyak veya alkol içeren temizlik ürünlerini kullanmamalısınız. Aksi durumda bu maddeler elektrik çarpmasına ve yangına yol açabilir. 

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…